Chuyển từ Bảng tính sang CRM: Tác động đến Doanh nghiệp

Quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch hiệu quả là rất quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp. Nhiều công ty vẫn dựa vào bảng tính hoặc phương pháp thủ công để theo dõi tương tác với khách hàng, mặc dù đã có các giải pháp tiên tiến hơn, ví dụ như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Bài viết này phân tích những thách thức mà các doanh nghiệp không sử dụng CRM phải đối mặt, lợi ích của việc chuyển đổi và những cải thiện mà người dùng gói miễn phí của Bitrix24 CRM đã trải nghiệm trong hoạt động.

Xu hướng hiện đại trong quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch

Trong thế giới số hóa ngày nay, các doanh nghiệp ngày càng nhận ra tầm quan trọng của các công cụ CRM giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và tương tác với khách hàng. Theo nghiên cứu của Demandsage, 94% các công ty công nghệ và 71% các doanh nghiệp nhỏ sử dụng hệ thống CRM để quản lý mối quan hệ với khách hàng và thúc đẩy bán hàng.

Về cơ bản, điều này có nghĩa là khoảng 1 trong 4 doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn dựa vào các phương pháp lỗi thời, tiếp tục quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch theo cách thủ công hoặc thông qua bảng tính, dẫn đến những tác động tiêu cực như:

● kém hiệu quả;

● mất cơ hội;

● thiếu khả năng hiển thị của kênh bán hàng.

Cuối cùng, trong số những doanh nghiệp sử dụng CRM thường xuyên, chỉ có 37% chuyên viên bán hàng cảm thấy doanh nghiệp của họ tận dụng tối đa CRM (nguồn).

Nói về các xu hướng gần đây nhất, việc áp dụng CRM đã tăng vọt vào năm 2025 do tính khả dụng ngày càng tăng của các giải pháp đám mây và AI. Các doanh nghiệp hiện đang tích hợp CRM với các công cụ tự động hóa, hệ thống hỗ trợ khách hàng và nền tảng tiếp thị để tạo ra quy trình làm việc liền mạch.

Nghiên cứu chỉ ra rằng 45% doanh nghiệp báo cáo doanh thu bán hàng tăng lên sau khi chúng bắt đầu áp dụng CRM và 47% người dùng CRM cho biết CRM có tác động to lớn đến sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, khả năng truy cập CRM hiện đại thông qua ứng dụng di động đã góp phần làm tăng 30% năng suất cho các đội nhóm làm việc từ xa.

Bất chấp những tiến bộ này, 24% doanh nghiệp vẫn ngần ngại áp dụng hệ thống CRM do lo ngại về chi phí, tính phức tạp và sự phản kháng từ phía nhân viên. Tuy nhiên, khi sự cạnh tranh ngày càng tăng và chuyển đổi số trở thành nhu cầu thiết yếu, các công ty trì hoãn việc áp dụng CRM có nguy cơ tụt hậu trong quản lý quan hệ khách hàng và hiệu quả bán hàng.

Các vấn đề chính doanh nghiệp đối mặt nếu không sử dụng CRM

Các doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch nhưng không sử dụng CRM thường gặp khó khăn với:

• Dữ liệu không được tổ chức. Bảng tính cần cập nhật liên tục và dễ bị lỗi và không nhất quán.

• Thiếu tự động hóa. Theo dõi thủ công không cho phép tự động hóa các tác vụ lặp lại như theo dõi và nhập dữ liệu.

• Cộng tác nhóm hạn chế. Bảng tính không được sử dụng khi cộng tác theo thời gian thực và không hỗ trợ quản lý quyền truy cập dựa trên vai trò, khiến làm việc nhóm không hiệu quả.

• Thông tin chi tiết về khách hàng không đầy đủ. Nếu không có dữ liệu khách hàng tổng quan, các doanh nghiệp sẽ thiếu các phân tích có giá trị để cải thiện quy trình bán hàng và dịch vụ.

• Các cơ hội bị bỏ lỡ. Khách hàng tiềm năng có thể bị bỏ qua do thiếu hệ thống theo dõi và nhắc nhở.

Tác động tích cực sau khi chuyển sang CRM

Bối cảnh: Khảo sát người dùng Bitrix24

Đội nhóm của Bitrix24 CRM đã tiến hành một cuộc khảo sát trong số những người dùng gói miễn phí để phân tích tác động của hệ thống CRM. Kết quả nêu bật những lợi ích mang tính chuyển đổi của việc thay thế bảng tính bằng giải pháp quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch cấp tiến hơn.

Các loại hình doanh nghiệp sử dụng Bitrix24 CRM

Dữ liệu do người dùng Bitrix24 CRM cung cấp cho thấy rằng doanh nghiệp của nhiều ngành kinh doanh khác nhau sử dụng phần mềm này:

Kết quả này có phần tương quan với báo cáo gần đây của Demandsage về các ngành có tỷ lệ người dùng CRM cao nhất.

Một điểm khác biệt đáng chú ý là các công ty cung cấp dịch vụ là phần lớn khách hàng sử dụng Bitrix24 CRM, chứng minh rằng các ngành kinh doanh dựa vào mối quan hệ với khách hàng và quản lý tác vụ được hưởng lợi đáng kể từ các công cụ CRM.

Tương tự như vậy, các doanh nghiệp thuộc ngành giáo dục, bán lẻ và sản xuất chế tạo

thấy giá trị trong quản lý khách hàng tiềm năng và giám sát khách hàng có cấu trúc tốt – công cụ bảng tính không đạt được kết quả như thế.

Cách doanh nghiệp tìm thấy Bitrix24 CRM

Cách các doanh nghiệp tìm thấy Bitrix24 giúp làm sáng tỏ nhận thức ngày càng tăng về những lợi thế của CRM:

Hơn 56% doanh nghiệp tìm thấy Bitrix24 CRM thông qua Google Tìm kiếm, cho thấy nhu cầu lớn về các giải pháp CRM. Khuyến nghị ngang hàng cũng đóng vai trò quan trọng, vì gần 18% người dùng chuyển sang Bitrix24 sau lời giới thiệu truyền miệng. Dữ liệu này làm nổi bật sự công nhận ngày càng tăng của CRM như một giải pháp thay thế bảng tính vượt trội.

Các vấn đề chính được giải quyết bởi Bitrix24 CRM

Người dùng Bitrix24 báo cáo những cải thiện đáng kể trong hoạt động kinh doanh trong khi giải quyết những thách thức phổ biến như:

• Quản lý cơ sở khách hàng hiệu quả. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng ở một nơi, đảm bảo truy cập nhanh vào thông tin liên hệ, lịch sử tương tác và sở thích của khách hàng.

• Kiểm soát hoàn toàn tác vụ, đội nhóm và cuộc họp. Phần mềm CRM cho phép người quản lý phân công tác vụ, theo dõi tiến độ và lên lịch họp liền mạch, giảm thiểu tình trạng giao tiếp kém và thời hạn bị vi phạm.

• Cấp quyền truy cập thống nhất vào khách hàng, tập tin, ghi chú, email và tin nhắn. Một hệ thống toàn diện đảm bảo các đồng đội có thể cộng tác hiệu quả và không cần sử dụng nhiều công cụ, giảm nguy cơ phân mảnh dữ liệu.

• Dễ dàng tạo và quản lý trang web. Bitrix24 CRM cung cấp công cụ xây dựng trang web tích hợp, cho phép các doanh nghiệp thiết lập sự hiện diện trực tuyến chuyên nghiệp mà không cần các kỹ năng số nâng cao.

• Nâng cao sự cộng tác và giao tiếp trong nhóm. Các công cụ giao tiếp tích hợp, chẳng hạn như ghi chú chung và tin nhắn nội bộ, cải thiện quy trình làm việc nhóm và đảm bảo tất cả nhân viên đều được cập nhật thông tin.

• Quản lý quy trình công việc trên một nền tảng toàn diện. Các doanh nghiệp có thể giám sát hoạt động bán hàng, hỗ trợ khách hàng và tiếp thị trong một hệ thống duy nhất để nâng cao hiệu quả.

• Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động. Tự động hóa tác vụ lặp đi lặp lại và cung cấp công cụ quản lý tác vụ rõ ràng giúp tiến hành quy trình kinh doanh nhanh hơn.

• Tiết kiệm thời gian và giảm nhu cầu sử dụng nhiều phần mềm đồng thời. Một nền tảng hợp nhất nhiều tính năng cho phép các doanh nghiệp tránh được rắc rối khi phải xử lý nhiều gói đăng ký và tích hợp khác nhau.

• Giảm chi phí bằng cách loại bỏ sự phụ thuộc vào nhiều công cụ khác nhau. Hệ thống CRM cung cấp giải pháp trọn gói, giảm chi phí cho những phần mềm quản lý dự án, email và cơ sở dữ liệu khách hang riêng biệt.

Bitrix24 CRM giúp các doanh nghiệp giải quyết những vấn đề này và chuyển đổi từ việc quản lý khách hàng tiềm năng kém sang hoạt động tối ưu, dựa trên dữ liệu.

Những thách thức mà doanh nghiệp gặp phải sau khi chuyển sang CRM

Phần mềm CRM mang lại nhiều lợi thế đáng kể, nhưng các doanh nghiệp chuyển đổi từ phương pháp thủ công vẫn có thể gặp phải những thách thức ban đầu. Các vấn đề phổ biến bao gồm:

• Khó khăn khi chuyển dữ liệu. Các doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc chuyển dữ liệu khách hàng từ bảng tính hoặc các hệ thống khác sang CRM mới. Quá trình này có thể tốn thời gian và nếu không được thực hiện đúng cách, có thể dẫn đến mất dữ liệu hoặc dữ liệu không nhất quán.

• Sự phản đối của nhân viên chưa quen với hệ thống CRM. Nhiều nhân viên đã quen với các phương pháp thông thường có thể ngần ngại áp dụng hệ thống mới vì sợ phức tạp hóa quy trình làm việc hoặc nhu cầu được đào tạo bổ sung.

• Đường cong học tập liên quan đến phần mềm mới. Ngay cả những nền tảng CRM thân thiện với người dùng cũng cần có thời gian điều chỉnh. Các doanh nghiệp phải dành thời gian để đào tạo nhân viên và đảm bảo họ có thể sử dụng các tính năng của hệ thống một cách hiệu quả.

Trên thực tế, theo kết qủa nghiên cứu của Capterra, có tới 30% doanh nghiệp thấy hệ thống CRM họ đang sử dụng không hiệu quả. Thêm vào đó, doanh nghiệp cho rằng các giải pháp CRM không phải lúc nào cũng phù hợp hoàn hảo với nhu cầu cụ thể của họ, dẫn đến sự phức tạp không cần thiết.

Phải nhận ra rằng CRM không phải là giải pháp phổ quát cho mọi vấn đề kinh doanh – kết qủa phụ thuộc vào việc triển khai đúng cách, đào tạo nhân viên và điều chỉnh các tính năng CRM phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc chuyển từ bảng tính hoặc phương pháp thủ công sang phần mềm CRM như Bitrix24 có tác động sâu sắc đến hiệu quả kinh doanh và doanh thu tiềm năng. Dữ liệu của cuộc khảo sát người dùng Bitrix24 củng cố cái nhìn rằng các doanh nghiệp thuộc những ngành kinh doanh khác nhau được hưởng lợi đáng kể từ hệ thống CRM toàn diện.

Trong khi CRM trở nên ngày càng phổ biến trên toàn cầu, các công ty sử dụng giải pháp quản lý khách hàng tiềm năng và giao dịch hiện đại hướng tới sự tăng trưởng và thành công bền vững.

Bạn có thể tải về tập tin PDF "Chuyển từ Bảng tính sang CRM: Tác động đến Doanh nghiệp" để lưu lại và chia sẻ thông tin này.