Phối hợp xuất dữ liệu giữa các nhóm
Khi doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu, phân tích kết quả bán hàng hoặc chuẩn bị chuyển sang nền tảng khác, CRM data export trở thành một tiêu chí đánh giá thực tế. Điều quan trọng không chỉ là đưa dữ liệu ra khỏi hệ thống, mà còn xác định rõ bản ghi, báo cáo và định dạng phù hợp với công việc tiếp theo.
Bitrix24 hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận dữ liệu CRM trong các quy trình quản trị, phân tích và di chuyển. Với phạm vi xuất được xác định trước, các nhóm có thể kiểm tra và sử dụng thông tin bên ngoài giao diện CRM mà vẫn giữ được mục đích ban đầu của dữ liệu.
Đánh giá tính di động của dữ liệu
Dữ liệu CRM thường được sử dụng bởi kinh doanh, quản trị, tài chính và vận hành. Vì vậy, khi so sánh nền tảng, doanh nghiệp nên xem xét không chỉ cách dữ liệu được dùng hằng ngày mà còn cách dữ liệu được truy cập, kiểm tra và chuyển tiếp khi nhu cầu thay đổi.
Tính di động giúp doanh nghiệp duy trì quyền chủ động đối với thông tin CRM trong các quyết định phân tích, quản trị và thay đổi nền tảng.
Chọn phạm vi xuất theo mục đích sử dụng
Mỗi lần xuất dữ liệu CRM có thể phục vụ một nhu cầu khác nhau. Quản trị viên có thể chuẩn bị bản sao để lưu trữ, nhóm phân tích cần dữ liệu chi tiết cho việc đánh giá, còn nhóm vận hành cần tập dữ liệu phù hợp với kế hoạch di chuyển.
- Xác định bản ghi và báo cáo cần đưa ra.
- Chọn định dạng phù hợp với bước xử lý tiếp theo.
- Ghi rõ nhóm chịu trách nhiệm kiểm tra dữ liệu.
Xuất cả bản ghi và báo cáo CRM
Quy trình xuất hữu ích cần phản ánh cả dữ liệu chi tiết lẫn thông tin tổng hợp. Bản ghi CRM cho thấy hoạt động kinh doanh cụ thể, trong khi báo cáo cung cấp cơ sở để xem xét kết quả theo nhu cầu của từng nhóm.
Đưa những thông tin này ra khỏi quy trình hằng ngày giúp các bên kiểm tra và sắp xếp dữ liệu riêng mà không phải thay đổi cách đội ngũ tiếp tục quản lý CRM.
Kiểm tra dữ liệu trước khi di chuyển
Khả năng di chuyển dữ liệu là một phần quan trọng khi doanh nghiệp đánh giá nền tảng CRM. Trước khi chuyển hệ thống, hãy xác định dữ liệu nào cần xuất, định dạng có phù hợp hay không và nhóm nào sẽ kiểm tra kết quả.
CRM data export software nên hỗ trợ kế hoạch có cấu trúc, để việc chuyển đổi bắt đầu từ tập dữ liệu đã được xác định thay vì xử lý vội vào phút cuối.
Thiết lập quy trình xuất có kiểm tra
Một quy trình rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn khi chuẩn bị bản sao lưu, phân tích hoặc di chuyển. Trước khi xuất, hãy thống nhất phạm vi dữ liệu, người chịu trách nhiệm và nơi tập dữ liệu sẽ được sử dụng.
- Xác định bản ghi và báo cáo cần xuất.
- Kiểm tra định dạng và nội dung sau khi xuất.
- Ghi nhận kết quả kiểm tra cùng người phụ trách.
Phối hợp xuất dữ liệu giữa các nhóm
Dữ liệu xuất chỉ có giá trị khi nhóm nhận có thể hiểu và sử dụng đúng mục đích. Quản trị viên cần kiểm soát phạm vi, chuyên viên phân tích cần dữ liệu phù hợp để đánh giá, còn nhóm di chuyển cần chuẩn bị thông tin cho bước tiếp theo.
Phân công rõ vai trò giúp quy trình không phụ thuộc vào một cá nhân và tạo cách làm thống nhất hơn khi nhiều phòng ban cùng sử dụng dữ liệu CRM.
