Duy trì liên lạc sau khi đăng ký

Một hội viên có thể làm việc với nhân viên tư vấn, lễ tân và huấn luyện viên trong cùng một chu kỳ. Quy trình CRM giúp xác định ai đang phụ trách và thông tin nào cần được chuyển tiếp.

Người tiếp nhận có thể xem lịch sử tương tác và trạng thái hiện tại trước khi phản hồi, thay vì hỏi lại từ đầu.

Khi khách hỏi về giá, lớp học hoặc buổi tập thử, nhân viên ghi nhận nhu cầu và cập nhật tiến trình tư vấn trong CRM. Hồ sơ tiếp tục được sử dụng khi khách đặt lịch, chọn gói hoặc cần được liên hệ lại.

Các giai đoạn như yêu cầu mới, đã tư vấn, đã đặt lịch trải nghiệm, đang chọn gói và đã đăng ký giúp đội ngũ biết trường hợp nào cần xử lý tiếp.

Hồ sơ hội viên cần thể hiện những thông tin phục vụ công việc hằng ngày: gói đang dùng, thời hạn, lớp thường tham gia và người phụ trách hỗ trợ. Khi các bộ phận cùng xem một bối cảnh, nhân viên tư vấn, lễ tân và quản lý có thể tiếp nhận yêu cầu nhất quán hơn.

Thời hạn gói tập là mốc để bắt đầu cuộc trao đổi mới, không phải chỉ là thông tin lưu trữ. Đội ngũ có thể liên hệ trước khi gói kết thúc, hỏi về trải nghiệm và ghi nhận lựa chọn tiếp theo của hội viên.

Kết quả như đã gia hạn, đang cân nhắc hoặc cần chăm sóc thêm giúp người phụ trách biết bước tiếp theo.

Một khách quan tâm lớp yoga buổi tối. Nhân viên ghi nhận nhu cầu, đặt buổi tập thử và cập nhật hồ sơ khi khách chọn gói ba tháng. Sau đăng ký, lịch lớp và người phụ trách được ghi lại để các bộ phận hỗ trợ đúng ngữ cảnh.

Trước ngày hết hạn, đội ngũ xem lại lịch sử trao đổi và liên hệ để thảo luận lựa chọn tiếp theo. Khi khách gia hạn, thời hạn mới được cập nhật; nếu chưa quyết định, hồ sơ chuyển sang bước chăm sóc phù hợp.

Chăm sóc hội viên tiếp tục sau giao dịch đầu tiên. Phòng gym có thể ghi nhận câu hỏi, phản hồi về lớp học, nhu cầu đổi lịch hoặc yêu cầu hỗ trợ trong cùng hồ sơ.

Nhờ vậy, mỗi cuộc liên hệ dựa trên bối cảnh thực tế của hội viên và đội ngũ dễ ưu tiên những trường hợp cần phản hồi tiếp.