Từ yêu cầu thuê đến lịch xem
Quản lý bất động sản không kết thúc khi khách đặt lịch xem hoặc ký hợp đồng. Đội ngũ còn phải theo dõi người thuê, chủ sở hữu, tài sản, yêu cầu dịch vụ và thời điểm gia hạn trong suốt quá trình hợp tác.
Bitrix24 cho phép tổ chức các mối quan hệ và bước xử lý quanh từng yêu cầu hoặc hợp đồng. Từ khi tiếp nhận nhu cầu thuê đến khi bàn giao, xử lý bảo trì và chuẩn bị gia hạn, nhân viên có thể biết hồ sơ đang ở đâu, ai phụ trách và bước tiếp theo là gì.
Điều phối yêu cầu bảo trì
Sau khi bàn giao, người thuê hoặc chủ sở hữu có thể gửi yêu cầu sửa chữa, báo hỏng thiết bị hoặc hỏi về dịch vụ trong tòa nhà. Ghi nhận nội dung, tài sản liên quan, người xử lý và trạng thái giúp nhóm quản lý kiểm tra việc đang mở.
- Tiếp nhận và phân loại yêu cầu.
- Chuyển việc cho nhân viên hoặc đơn vị phụ trách.
- Cập nhật kết quả để phản hồi dựa trên thông tin cụ thể.
Từ yêu cầu thuê đến lịch xem
Ghi nhận nhu cầu về loại tài sản, khu vực, ngân sách và thời điểm chuyển vào để nhân viên có cơ sở tư vấn. Mỗi yêu cầu có thể được liên kết với căn hộ, mặt bằng hoặc chủ sở hữu phù hợp, sau đó theo dõi qua các bước như tư vấn, lịch xem và quyết định.
Hồ sơ người thuê và chủ sở hữu
Người thuê và chủ sở hữu có những trao đổi, cam kết và vấn đề khác nhau. Lưu thông tin liên hệ cùng lịch sử xử lý giúp nhân viên tiếp nhận hồ sơ hoặc bàn giao tài sản mà không phải bắt đầu lại từ đầu.
Hồ sơ cũng cung cấp bối cảnh cần thiết trước khi trao đổi về hợp đồng, dịch vụ hoặc các yêu cầu đang chờ giải quyết.
Theo dõi hợp đồng qua từng mốc
Tổ chức hợp đồng theo các giai đoạn như chờ hồ sơ, chờ ký, đang thuê và sắp gia hạn để xác định hồ sơ cần hành động. Đội ngũ có thể ghi nhận mốc quan trọng, người phụ trách và các trao đổi gắn với từng hợp đồng.
Cách theo dõi này giúp chuẩn bị cuộc trao đổi gia hạn sớm hơn, thay vì chỉ xử lý khi thời hạn đã cận kề.
Chuẩn bị gia hạn trước ngày hết hạn
Gia hạn là một chuỗi trao đổi giữa người thuê, chủ sở hữu và đội ngũ quản lý. Khi hợp đồng, lịch sử dịch vụ và thông tin liên hệ được đặt trong cùng hồ sơ, nhân viên có thể xác định mốc cần liên hệ và nội dung cần chuẩn bị.
Các trường hợp không gia hạn có thể được chuyển sang quy trình tìm người thuê mới, thay vì bị bỏ quên sau khi hợp đồng kết thúc.
Một vòng đời thuê trong thực tế
Một khách gửi yêu cầu thuê căn hộ hai phòng ngủ. Nhân viên ghi nhận nhu cầu, liên kết khách với căn hộ và chủ sở hữu, sắp xếp lịch xem rồi chuyển hồ sơ sang bước chuẩn bị hợp đồng khi khách đồng ý.
Sau khi ký, người thuê báo hỏng điều hòa; yêu cầu được giao cho người phụ trách và cập nhật kết quả. Gần ngày hết hạn, hồ sơ được đưa vào danh sách cần liên hệ để trao đổi gia hạn hoặc bắt đầu tìm người thuê mới.
Chọn CRM theo quy trình quản lý
Khi đánh giá CRM cho quản lý bất động sản, hãy kiểm tra xem hệ thống có phản ánh được quan hệ giữa người thuê, chủ sở hữu, tài sản và hợp đồng hay không. Khả năng theo dõi yêu cầu dịch vụ, phân công trách nhiệm và lưu lịch sử trao đổi cũng cần phù hợp với cách đội ngũ làm việc.
Trước khi triển khai Bitrix24, doanh nghiệp nên thống nhất các giai đoạn, trường thông tin và quy tắc bàn giao dùng cho từng loại hồ sơ.
