Đánh giá nền tảng theo khả năng mở rộng
Khi nhiều người cùng xử lý một pipeline, mỗi cơ hội cần có người phụ trách, trạng thái rõ ràng và bước tiếp theo cụ thể. Nếu thông tin nằm ở nhiều nơi, khách hàng có thể nhận liên hệ trùng lặp hoặc giao dịch bị gián đoạn khi chuyển giữa các vai trò.
Bitrix24 CRM cho đội nhóm tạo một quy trình chung để sales manager và nhân viên theo dõi cơ hội, phân công nhiệm vụ, trao đổi theo đúng ngữ cảnh và bàn giao công việc. Nhờ đó, nhóm có thể đánh giá CRM dựa trên cách nền tảng hỗ trợ quyền sở hữu, khả năng phối hợp và mức độ áp dụng trong công việc hằng ngày.
Bàn giao cơ hội theo tiêu chuẩn rõ ràng
Bàn giao hiệu quả không chỉ là đổi người phụ trách. Người nhận cần biết giai đoạn hiện tại, nội dung đã trao đổi, nhiệm vụ còn mở và quyết định tiếp theo.
CRM cho đội nhóm giúp thống nhất những dữ liệu cần cập nhật trước khi chuyển giao, để người mới tiếp tục từ đúng điểm dừng thay vì bắt đầu lại với khách hàng.
Chuẩn hóa pipeline bán hàng của đội
Pipeline chung cho cả đội giúp mọi người hiểu một cơ hội đang ở đâu và cần điều kiện gì để chuyển sang bước tiếp theo. Các giai đoạn có thể phản ánh quy trình từ tiếp nhận, đánh giá nhu cầu đến đàm phán và chốt giao dịch.
Khi tiêu chuẩn cập nhật được thống nhất, quản lý và nhân viên cùng làm việc trên một cách nhìn thay vì tự diễn giải trạng thái cơ hội.
Gắn trách nhiệm với từng cơ hội
Mỗi cơ hội cần một người phụ trách chính, ngay cả khi có nhiều thành viên tham gia. Hồ sơ CRM có thể đi cùng thông tin người phụ trách và nhiệm vụ liên quan để mọi người biết ai đang xử lý và bước tiếp theo thuộc về ai.
- Nhân viên theo dõi phần việc của mình.
- Quản lý nhận diện cơ hội chưa có hành động tiếp theo.
- Vai trò khác tiếp nhận công việc cùng bối cảnh cần thiết.
Trao đổi ngay trong bối cảnh khách hàng
Nội dung trao đổi về cơ hội nên được liên kết với hồ sơ khách hàng để nhóm dễ xem lại nhu cầu, cam kết và câu hỏi đã phát sinh. Cách làm này giúp người hỗ trợ nhanh chóng nắm tình hình mà không phải dựng lại toàn bộ lịch sử.
Đây cũng là cơ sở để duy trì công việc khi nhân viên nghỉ phép, quản lý tham gia hỗ trợ hoặc giao dịch chuyển sang bộ phận khác.
Rà soát pipeline dựa trên dữ liệu chung
Quản lý cần theo dõi tiến độ cơ hội và tình trạng công việc trong cùng quy trình mà nhân viên sử dụng. Dữ liệu được cập nhật thường xuyên giúp các buổi rà soát tập trung vào cơ hội cần hỗ trợ, điểm nghẽn và quyết định tiếp theo.
Nhờ đó, cuộc họp bán hàng không chỉ là việc tổng hợp thủ công mà trở thành nơi xử lý những vấn đề cụ thể trong pipeline.
Đánh giá nền tảng theo khả năng mở rộng
Khi chọn teams CRM software, hãy xem nền tảng có phù hợp với cơ cấu và cách phối hợp của đội hay không. Ngoài tính năng, cần đánh giá quyền truy cập, khả năng điều chỉnh pipeline, tính liên tục của lịch sử làm việc và mức độ dễ tiếp cận đối với thành viên mới.
- Quy trình chung có rõ ràng với người mới không?
- Thông tin có dễ bàn giao giữa các vai trò không?
- Quản lý có thể điều chỉnh quyền sở hữu theo cơ cấu đội không?
- Sales có thể phối hợp với bộ phận liên quan trên cùng ngữ cảnh không?
