Giao dịch giá trị cao thường không kết thúc sau một cuộc gọi.
Giao dịch giá trị cao thường không kết thúc sau một cuộc gọi. Đội ngũ phải phối hợp với nhiều bên liên quan, cập nhật đề xuất, chờ phê duyệt và duy trì liên hệ qua nhiều giai đoạn trước khi khách hàng đưa ra quyết định.
Bitrix24 cho phép tổ chức từng cơ hội theo vòng đời thực tế: xác định giai đoạn, ghi nhận vai trò của các bên tham gia, lưu bối cảnh trao đổi và giao nhiệm vụ tiếp theo. Nhờ đó, người phụ trách có thể biết giao dịch đang chờ điều gì, ai chịu trách nhiệm và cần chuẩn bị bước nào để tiếp tục tiến triển.
Chuyển mỗi cuộc họp thành hành động
Trong chu kỳ bán hàng dài, kết luận sau cuộc gọi hoặc cuộc họp cần trở thành bước tiếp theo cụ thể. Lưu lịch sử trao đổi trong hồ sơ cơ hội, sau đó giao nhiệm vụ cho lần liên hệ, bản sửa đổi đề xuất hoặc cuộc họp kế tiếp.
- Ghi lại quyết định, câu hỏi và cam kết.
- Chỉ định người chịu trách nhiệm.
- Đặt thời hạn để cơ hội tiếp tục được xử lý.
Thiết kế giai đoạn cho chu kỳ quyết định dài
Hãy xây dựng các giai đoạn CRM theo cách khách hàng thực sự ra quyết định, từ đánh giá nhu cầu và tư vấn đến đề xuất, đàm phán và phê duyệt. Mỗi cơ hội cần có ngày dự kiến, giá trị, điều kiện chuyển bước và hành động tiếp theo để đội ngũ không đánh đồng một cơ hội mới với giao dịch đã sẵn sàng.
Ghi nhận vai trò của từng bên tham gia
Một giao dịch lớn có thể bao gồm người sử dụng, người phê duyệt, bộ phận mua hàng và người quyết định ngân sách. Ghi các liên hệ cùng vai trò, mối quan tâm và cam kết của họ trong hồ sơ cơ hội giúp đội ngũ chuẩn bị nội dung phù hợp và tránh bỏ sót thay đổi quan trọng trong quá trình ra quyết định.
Giữ tài liệu gắn với đúng cơ hội
Báo giá, đề xuất, hợp đồng và tài liệu kỹ thuật thường được sửa đổi nhiều lần. Lưu chúng cùng cơ hội giúp nhóm nhanh chóng tìm lại bối cảnh khi chuẩn bị cuộc họp hoặc phản hồi yêu cầu.
Khi cần phối hợp với pháp lý, tài chính hoặc chuyên gia nội bộ, nhiệm vụ có người phụ trách và thời hạn rõ ràng sẽ cho biết tài liệu nào đã hoàn tất và phần nào còn chờ xử lý.
Tự động hóa nhắc việc theo từng giai đoạn
Những bước lặp lại như tạo nhiệm vụ khi cơ hội chuyển giai đoạn hoặc nhắc kiểm tra hành động tiếp theo có thể được đưa vào quy trình CRM. Cách này giảm việc bỏ quên các bước vận hành nhưng vẫn giữ quyền đánh giá của nhân viên bán hàng.
Trước khi chuyển tiếp, đội ngũ vẫn cần kiểm tra mức độ sẵn sàng của khách hàng, điều kiện phê duyệt và các rủi ro riêng của giao dịch.
Rà soát các cơ hội đang bị chậm
Quản lý bán hàng cần nhận biết giao dịch nào đang chờ phản hồi, mắc ở bước phê duyệt hoặc cần hỗ trợ chuyên môn. Việc xem giai đoạn, thời gian chờ, hành động tiếp theo và người phụ trách giúp các buổi rà soát tập trung vào quyết định cụ thể.
Thay vì chỉ nhìn tổng giá trị tiềm năng, nhóm có thể ưu tiên nguồn lực cho những cơ hội cần can thiệp để tiếp tục tiến triển.
