Tiếp tục quan hệ sau khi đóng góp
Trong một chiến dịch gây quỹ, mỗi nhà tài trợ có thể đang ở một bước khác nhau: mới được giới thiệu, đã phản hồi, đang trao đổi, chuẩn bị cam kết hoặc cần được cập nhật sau khi đóng góp. Đội ngũ cần nhìn thấy bối cảnh đó để chọn đúng hành động tiếp theo và giữ liên lạc phù hợp.
CRM for fundraising giúp tổ chức quản lý vòng đời nhà tài trợ, cơ hội đóng góp và các hoạt động của chiến dịch trong cùng một quy trình. Với Bitrix24, đội ngũ có thể ghi nhận thông tin liên hệ, phân công người phụ trách, theo dõi từng giai đoạn và tiếp tục chăm sóc sau khi chiến dịch kết thúc.
Bàn giao rõ giữa các vai trò
Một cơ hội có thể chuyển từ người tìm kiếm nhà tài trợ sang người phụ trách quan hệ hoặc điều phối viên chiến dịch. Việc ghi nhận người chịu trách nhiệm, trạng thái và hoạt động tiếp theo giúp quá trình bàn giao có đủ bối cảnh.
Người nhận không phải tìm lại lịch sử trao đổi trước đó và có thể tiếp tục xử lý từ đúng giai đoạn.
Quản lý hồ sơ theo vòng đời nhà tài trợ
Nhà tài trợ mới được giới thiệu cần cách tiếp cận khác với người đã từng đóng góp. CRM giúp đội ngũ ghi lại thông tin liên hệ, lịch sử trao đổi, chương trình được quan tâm và trạng thái hiện tại để mỗi lần tiếp cận bắt đầu từ đúng bối cảnh.
- Phân biệt liên hệ mới, đang trao đổi và đã đóng góp
- Gắn mối quan tâm với chương trình hoặc chiến dịch
- Xác định bước tiếp theo cho từng nhà tài trợ
Theo dõi cơ hội từ quan tâm đến cam kết
Một cơ hội gây quỹ có thể đi qua các bước xác định, tiếp cận, trao đổi, đề xuất hỗ trợ, cam kết và hoàn tất đóng góp. Tổ chức có thể sắp xếp các giai đoạn theo quy trình thực tế để biết cơ hội nào đang chờ phản hồi, cần được liên hệ hoặc có nguy cơ bị bỏ quên.
Pipeline cũng tạo điểm chung cho người phụ trách khi bàn giao một cơ hội sang bước tiếp theo.
Điều phối từng chiến dịch gây quỹ
Chiến dịch thường kết hợp nhiều hoạt động: xác định nhóm nhà tài trợ, gửi thông tin, gọi điện, tổ chức sự kiện và tiếp nhận phản hồi. Khi các hoạt động được gắn với liên hệ và cơ hội tương ứng, đội ngũ có thể theo dõi tiến độ của từng cuộc trao đổi thay vì chỉ xem chiến dịch như một danh sách riêng.
Điều này giúp người điều phối nhận ra ai cần được liên hệ tiếp và cơ hội nào đang tiến triển.
Tiếp tục quan hệ sau khi đóng góp
Khoản đóng góp hoàn tất chỉ là một mốc trong quan hệ với nhà tài trợ. Đội ngũ có thể lên kế hoạch gửi lời cảm ơn, cập nhật tác động của chương trình, mời tham gia chiến dịch mới hoặc kiểm tra lại mức độ quan tâm.
Lịch sử liên hệ giúp các lần chăm sóc sau phù hợp hơn với đóng góp và trao đổi trước đây.
Từ chiến dịch giáo dục đến chăm sóc định kỳ
Một tổ chức phát động chiến dịch hỗ trợ giáo dục và ghi nhận những người đăng ký quan tâm. Điều phối viên phân công cuộc gọi, đưa các cơ hội phù hợp vào pipeline và cập nhật tiến độ sau mỗi lần trao đổi.
Khi một nhà tài trợ cam kết, nhóm ghi lại trạng thái và tạo hoạt động cảm ơn hoặc cập nhật tiếp theo. Sau chiến dịch, lịch sử quan hệ vẫn được giữ lại để phục vụ những lần vận động và chăm sóc sau.
