Quy Trình Thông Minh Và Lý Do Các Doanh Nghiệp Thông Minh Cần Chúng

Quy Trình Thông Minh Là Gì?

À, mà khoan… Trước tiên hãy xem xét một thuật ngữ rộng hơn - “Tự động hóa”.

Tự Động Hóa Là Gì?

Tự động hóa là khi một cái gì đó được tự động hóa, phải không? Đúng. Ngoài ra, khi chúng ta nói rằng một cái gì đó được tự động hóa, có nghĩa là trước đây nó đã từng được thực hiện thủ công, đây là một manh mối khác để hiểu toàn bộ khái niệm về tự động hóa.

Dưới đây là một ví dụ thực tế giải thích khái niệm này tốt hơn bất kỳ cuốn sách 500 trang nào.

Ví Dụ #1

Giả sử mỗi sáng bạn đóng gói và lấy ba lô ngay trước khi ra khỏi nhà. Các mục bạn đặt trong đó thực tế giống nhau mỗi ngày:

• Bữa trưa

• Máy tính xách tay

• Chai nước

• Đôi tất (vì bất kỳ lý do gì)

Quá trình này diễn ra thường xuyên, nó trở nên tự động - đến mức bạn gần như thực hiện nó mà không cần suy nghĩ.

Nhưng rồi, vào một buổi sáng, bạn xách ba lô lên và nhận ra nó nhẹ hơn bình thường. Tại sao thế nhỉ? Bạn nhìn vào bên trong xem có những món đồ gì và nhanh chóng nhận ra mình quên để máy tính xách tay vào. Sau đó bạn tìm thấy nó, bỏ nó vào ba lô và nhanh chóng rời khỏi nhà.

Vậy rồi sao? Chúng tôi chỉ mô phỏng tự động hóa thông minh. Nhưng điều đó vẫn còn quá xa so với môi trường kinh doanh - và đó là lý do tại sao chúng tôi có ví dụ số 2.

Ví Dụ #2

Giả sử bạn có một nhân viên kế toán (thời nay công ty nào mà không có kế toán cơ chứ?) Tên là Mary. Giống như hầu hết các kế toán viên, cô ấy xử lý hàng tấn hóa đơn, giao dịch tiền tệ, công nợ, séc, sổ cái và các tài liệu tài chính khác hàng ngày.

Vào cuối mỗi ngày, Mary phải sao chép một số thông tin nhất định từ các tài liệu này (ví dụ: ID hóa đơn, tổng giao dịch, ngày xử lý, v.v.), tổng hợp chúng trong một bảng tính và gửi email cho bạn, sếp.

Mọi thứ sẽ ổn nếu như:

• Mary không mất gần một giờ mỗi ngày để hoàn thành

• Không dẫn đến một số thông tin bị thiếu và nhầm lẫn ở chỗ nọ, chỗ kia (Mary cũng là con người và hoàn toàn có khả năng mắc sai lầm)

Rõ ràng, phải có một cách khác để thực hiện điều này - tự động hóa. Tự động hóa liên quan đến việc sử dụng một thuật toán máy tính được thiết kế để thực hiện các tác vụ đơn giản, lặp đi lặp lại và dạy nó thích nghi hoặc điều chỉnh hiệu suất của nó dựa trên nhiều điều kiện thay đổi với tốc độ và quy mô đáng kinh ngạc. Tương đối gần với AI, nhưng không phải là AI.

Trong trường hợp của Mary, đó có thể là một loại phần mềm đặc biệt cho phép cô ấy lập trình trước một chuỗi các hành động tiêu chuẩn và thiết lập thuật toán chuyển động dựa trên một số trình kích hoạt nhất định. Mỗi khi có hóa đơn mới, thuật toán sẽ lấy ra tất cả thông tin cần thiết, thêm nó vào báo cáo hàng ngày và gửi nó qua email đến địa chỉ đã chỉ định vào thời gian đã chỉ định.

Và đó là nơi chúng tôi đã tiến rất gần đến một quy trình thông minh. Bây giờ, nó chính xác là gì?

Quy Trình Thông Minh Là Gì?

Quy trình thông minh là bất kỳ quy trình kinh doanh nào có phần đầu, phần cuối và một số giai đoạn ở giữa. Từ “thông minh” có nghĩa là nó được tự động hóa - một phần hoặc toàn bộ. Đó là lý do tại sao đôi khi bạn cũng có thể nghe thấy thuật ngữ “tự động hóa quy trình thông minh”, dùng để chỉ công nghệ được sử dụng để tạo ra các quy trình thông minh.

Sự Khác Biệt Giữa RPA và SPA Là Gì?

Nếu bạn đang thực hiện một số nghiên cứu về chủ đề này, bạn có thể đã nghe thấy thuật ngữ RPA được sử dụng bất cứ khi nào ai đó đề cập đến tự động hóa. Vậy sự khác biệt giữa RPA (tự động hóa quy trình bằng robot) và SPA (tự động hóa quy trình thông minh) là gì?

RPA

RPA là một công nghệ hoạt động nghiêm ngặt trong giới hạn của logic “nếu cái này, thì cái kia”. Là hình thức tự động hóa nguyên thủy nhất, nó có thể được sử dụng để xử lý các tác vụ dựa trên quy tắc (ví dụ: duy trì bản ghi, nhập dữ liệu có cấu trúc trước vào cơ sở dữ liệu hoặc thực hiện các phép tính phức tạp).

Bạn có thể lập trình một thuật toán để thực hiện những tác vụ này vì chúng logic và các bước khá rõ ràng: nếu một điều kiện cụ thể hoặc một tập hợp các điều kiện được đáp ứng, thuật toán sẽ được hướng dẫn để làm điều gì đó để đáp ứng.

SPA

SPA là sự phát triển hợp lý của công nghệ RPA vì nó vẫn giữ lại tất cả các tính năng của công nghệ trước đó trong khi vẫn xây dựng tiếp trên nền tảng đó. SPA đưa hai yếu tố mới vào bức tranh:

• con người trong vòng lặp (có nghĩa là trong một số trường hợp được gọi là "ngoại lệ", hệ thống có thể yêu cầu đầu vào từ con người trước khi tiếp tục)

• machine learning - học máy (dựa trên thông tin nhận được từ "con người trong vòng lặp", hệ thống thay đổi hành vi của nó trong các tình huống tương tự trong tương lai để tự thích ứng với môi trường thay đổi)

RPA đã được sử dụng từ đầu những năm 1970 trong khi SPA vẫn là một công nghệ mới chỉ bắt đầu đạt được đà phát triển. Và sẽ còn phát triển mạnh hơn nữa!

Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Quy Trình Thông Minh?

Chà, nếu bạn đã chú ý đến phần đầu tiên của bài viết, câu trả lời sẽ khá rõ ràng - các quy trình thông minh cho phép các doanh nghiệp tiết kiệm THỜI GIAN và TIỀN BẠC. Đây là cách nó hoạt động.

Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức:

• nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần

• bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua)

• quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý

Lúc đầu, nó có vẻ không nhiều. Bạn có thể đang nghĩ “vâng, tôi phải tối ưu hóa một số thứ ở đây và kia, vấn đề lớn là gì?”. Bạn chưa suy nghĩ đủ lớn. Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm ít có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm, v.v.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tự động hóa một số nhiệm vụ và quy trình mà bạn phải trả cho một số công ty khác? Ví dụ: bạn có thể dễ dàng tự động hóa những việc như tạo khách hàng tiềm năng, chiến dịch quảng cáo trên Facebook, gọi điện thoại, v.v.

Cuối cùng, tất cả đều tổng hợp thành một giá trị tiền tệ nhất định có thể dễ dàng đo lường - chúng tôi đã có một số thống kê thuyết phục về điều này. Đây là dữ liệu chúng tôi lấy từ báo cáo Thống kê Tự động hóa Doanh nghiệp Chính năm 2021 của McKinsey.

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ dự kiến sẽ áp dụng tự động hóa quy trình kinh doanh trên quy mô lớn, tạo ra thị trường có cơ hội trị giá hơn 1,6 tỷ đô la Mỹ trong giai đoạn 2021-2026

• Các CEO dành gần 20% thời gian cho công việc có thể được tự động hóa, chẳng hạn như phân tích dữ liệu hoạt động và xem xét các báo cáo trạng thái

• Sử dụng tự động hóa, 60% công việc có thể tiết kiệm 30% thời gian của họ cho các nhiệm vụ như tạo đầu mối kinh doanh, phê duyệt thủ tục giấy tờ và xử lý tài liệu

• Các tổ chức mất 20 đến 30% doanh thu mỗi năm do các quy trình không hiệu quả

Các tập đoàn lớn và những gã khổng lồ công nghệ đã nhận ra điều đó từ lâu - các công ty như Google, Microsoft và Amazon đã sử dụng tự động hóa quy trình thông minh trong gần một thập kỷ. Bây giờ đã đến lúc các doanh nghiệp nhỏ phải nắm được công nghệ này.

Các Quy Trình Thông Minh Trong Bitrix24 CRM: Một Cuộc Cách Mạng?

Nhận thấy nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng, chúng tôi đã cử nhóm nhà phát triển của mình thực hiện sứ mệnh tạo ra một công cụ có thể đưa tự động hóa trong bán hàng lên một tầm cao mới. Những người đó đã làm việc thực sự chăm chỉ và đưa ra các Quy trình thông minh Bitrix24 - một công cụ mà chúng tôi đã ra mắt gần đây trong bài trình chiếu về bản cập nhật tháng 5 năm 2021 của chúng tôi.

Các Quy trình Thông minh của chúng tôi hướng đến bán hàng và chỉ tồn tại trong Bitrix24 CRM. Nghe có vẻ hơi xa xôi đối với bạn? Vâng, chúng tôi hiểu cảm giác của bạn, hãy để chúng tôi giải thích nó bằng các thuật ngữ đơn giản hơn (dựa trên giả định rằng bạn biết CRM là gì).

Vì không có hai doanh nghiệp nào có quy trình bán hàng và quy trình làm việc giống hệt nhau, nên chúng tôi thường nhận được phản hồi từ khách hàng rằng họ phải điều chỉnh các giao dịch, khách hàng tiềm năng hoặc báo giá của chúng tôi cho phù hợp với quy trình nội bộ của họ. Đó là lúc các Quy trình thông minh ra đời.

Bitrix24 Smart Process là một loại phần tử có thể tùy chỉnh trong CRM của chúng tôi, cho phép bạn tạo các tình huống công việc của riêng mình. Sử dụng Quy trình thông minh, bạn có thể thiết lập:

• đường ống và phễu bán hàng

• giai đoạn và Kanban

• các quy tắc và trình kích hoạt tự động hóa

• quyền truy cập mặc định cho đường ống

Bạn có thể sử dụng một số mẫu của chúng tôi hoặc tạo một quy trình thông minh từ đầu. Bạn cũng có thể liên kết quy trình thông minh của mình với các thực thể CRM khác, lịch, nhiệm vụ và thậm chí cả các mẫu tác vụ.

"Bây giờ, đó là tất cả các điều trên đều hay và tuyệt vời đấy, nhưng còn ví dụ trong thực tế thì sao?" một số bạn có thể hỏi như vậy. Chắc chắn rồi, tại sao không?

Ví Dụ Về Quy Trình Thông Minh Trong Bitrix24

Giả sử bạn điều hành một đại lý tuyển dụng. Chắc chắn, bạn có thể dễ dàng sử dụng CRM cho các quy trình bán hàng của mình nhưng đó không phải là loại quy trình duy nhất mà bạn phải đối phó. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn sử dụng CRM cho một thứ không phải là bán hàng? Bitrix24 sẵn sàng trợ giúp.

Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bạn có thể tạo một quy trình thông minh mới trong Bitrix24 - tất cả những gì bạn phải làm là định cấu hình các thành phần của nó, đặt các trường bắt buộc, bật liên kết CRM bằng cách chọn các thực thể bạn muốn liên kết với quy trình mới này - và sẵn sàng làm việc! Hãy áp dụng logic này vào trường hợp của chúng ta.

Vì đó là Quy trình TUYỂN DỤNG (chứ không phải BÁN HÀNG), các giai đoạn mặc định sẽ không phù hợp. Chúng tôi cần có các trường tùy chỉnh như Sơ yếu lý lịch, Ứng viên đã được sàng lọc, Ứng viên được phỏng vấn và các trường khác, tất cả những điều trên bạn đều có thể dễ dàng tạo trong trình chỉnh sửa Quy trình thông minh của chúng tôi.

Tiếp theo, chúng ta cũng cần có các trường tùy chỉnh cho các ứng viên của mình. Trong trường hợp của chúng tôi, đó có thể là tên của ứng viên, vị trí mà họ đang ứng tuyển, liên kết đến hồ sơ trên mạng xã hội của họ, ngày sinh, trường gọi là “sơ yếu lý lịch” phải đính kèm tệp sơ yếu lý lịch của họ và bất kỳ trường nào khác mà bạn có thể muốn thêm.

Bây giờ chúng tôi đã thêm một số ứng viên mới, chúng tôi đã đưa tất cả họ vào giai đoạn Hồ sơ đến và sau đó một số người trong số họ được sàng lọc, phỏng vấn, đưa ra lời mời làm việc và cuối cùng được chấp nhận! Khi điều này xảy ra, các ứng viên của chúng ta được chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác để điền vào các vị trí tuyển dụng.

Bất kỳ thực thể tùy chỉnh nào bên trong CRM của bạn đều có thể được định cấu hình để hoạt động với tất cả các quy tắc, trình kích hoạt hoặc webhook của chúng tôi. Ví dụ: bạn có thể tự động gửi email hoặc tin nhắn văn bản đến một ứng viên được mời tham gia phỏng vấn. Chỉ cần thiết lập nó một lần và nó sẽ tự động hoạt động cho bạn kể từ đó.

Kết Luận

Nếu bạn đã sẵn sàng để xem Tự động hóa quy trình thông minh có thể làm gì cho doanh nghiệp của mình, tại sao không tạo một tài khoản miễn phí với Bitrix24 và khám phá tất cả các khả năng tuyệt với mà Bitrix24 có thể mang đến cho bạn.

Chúc bạn và doanh nghiệp của mình ngày càng phát triển vững mạnh! 

Thân, 

Bitrix24 của bạn