Đặt các giai đoạn theo quyết định thực tế
Nếu đây là lần đầu bạn dùng CRM, mục tiêu ban đầu không phải là mô hình hóa mọi quy trình. Hãy bắt đầu bằng cách trả lời ba câu hỏi: thông tin khách hàng nằm ở đâu, cơ hội đang ở giai đoạn nào và ai chịu trách nhiệm cho bước tiếp theo.
Với Bitrix24 CRM cho người mới bắt đầu, bạn có thể thử một quy trình nhỏ gồm tạo liên hệ, ghi nhận cơ hội, chuyển cơ hội qua các giai đoạn và cập nhật hành động tiếp theo. Cách tiếp cận này giúp bạn hiểu CRM software for beginners qua công việc thực tế trước khi bổ sung trường dữ liệu hoặc quy trình phức tạp hơn.
- Nắm các khái niệm CRM cơ bản
- Tạo một pipeline có vài giai đoạn rõ ràng
- Kiểm tra người phụ trách và bước tiếp theo cho từng cơ hội
Chỉ yêu cầu dữ liệu dùng để hành động
Quá nhiều trường thông tin có thể khiến người dùng mới bỏ qua việc cập nhật. Trước tiên, hãy ghi nhận dữ liệu phục vụ cho quyết định tiếp theo:
- Tên người liên hệ hoặc công ty
- Nhu cầu hoặc sản phẩm quan tâm
- Giá trị dự kiến và giai đoạn hiện tại
- Người phụ trách
- Ngày hoặc hành động tiếp theo
Sau khi sử dụng ổn định, chỉ bổ sung trường mới nếu chúng hỗ trợ một báo cáo hoặc bước làm việc cụ thể.
Ba khái niệm CRM cần biết trước tiên
CRM tổ chức thông tin và hoạt động liên quan đến khách hàng trong quá trình bán hàng. Để bắt đầu, bạn chỉ cần phân biệt ba thành phần: liên hệ hoặc công ty là người hay tổ chức đang làm việc cùng; cơ hội là nhu cầu hoặc giao dịch có khả năng tạo doanh thu; còn pipeline là chuỗi giai đoạn mô tả tiến trình của cơ hội.
Bắt đầu với một quy trình bán hàng
Beginners CRM software nên được thử trên một quy trình cụ thể, chẳng hạn tiếp nhận yêu cầu tư vấn đến khi chốt giao dịch. Hãy giữ luồng đầu tiên đủ ngắn để đội ngũ dễ hiểu:
- Tiếp nhận liên hệ mới.
- Xác nhận nhu cầu và mức độ phù hợp.
- Gửi đề xuất hoặc báo giá.
- Chờ quyết định.
- Đánh dấu thắng hoặc mất cơ hội.
Đặt các giai đoạn theo quyết định thực tế
Mỗi giai đoạn trong pipeline nên cho biết cơ hội đang ở đâu và điều kiện nào để chuyển tiếp. Ví dụ, quy trình tư vấn có thể gồm Liên hệ mới, Đã xác nhận nhu cầu, Đã gửi đề xuất, Đang đàm phán và Đã chốt.
Nếu một giai đoạn không gắn với hành động hoặc quyết định cụ thể, hãy bỏ qua hoặc gộp lại. Pipeline càng phản ánh đúng cách đội ngũ làm việc, việc cập nhật càng dễ duy trì.
Gắn người phụ trách với bước tiếp theo
Một cơ hội nên luôn có người chịu trách nhiệm và hành động tiếp theo rõ ràng. Sau cuộc gọi, hãy ghi lại kết quả rồi xác định việc cần làm, như gửi tài liệu, gọi lại hoặc xác nhận lịch họp.
Nhờ vậy, CRM không chỉ là danh sách khách hàng mà còn cho biết công việc tiếp theo của từng cơ hội. Khi bàn giao, trạng thái và lịch sử trao đổi cũng giúp người tiếp nhận hiểu bối cảnh.
Tiêu chí chọn CRM dễ bắt đầu
Khi so sánh CRM software for beginners, hãy dùng chính pipeline đầu tiên để kiểm tra thay vì chỉ đếm số tính năng. Một công cụ phù hợp cần cho phép bạn:
- Tạo và tìm liên hệ, cơ hội dễ dàng
- Chuyển cơ hội qua các giai đoạn đúng quy trình
- Giao người phụ trách và ghi bước tiếp theo
- Bổ sung thông tin mà không làm quy trình trở nên nặng nề
Thử nghiệm với một nhóm cơ hội
Hãy chọn một nhóm nhỏ và các cơ hội đang hoạt động. Tạo liên hệ, đưa từng cơ hội vào đúng giai đoạn rồi kiểm tra xem mỗi thành viên có biết việc cần làm tiếp theo hay không.
Sau lần thử, xem lại các giai đoạn thường bị dùng sai, trường hay bị bỏ trống và bước nào chưa rõ. Những quan sát này giúp bạn đánh giá Bitrix24 CRM cho người mới bắt đầu dựa trên quy trình thực tế và quyết định có nên mở rộng hay không.
