5 Thông Tin Chi Tiết Để Tự Động Hóa Doanh Nghiệp Của Bạn Với Bitrix24
1. RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot)
2. Nhiệm vụ định kỳ
3. Tiện ích trang web
4. Tự động hóa CRM
5. Tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa đã ở đây rồi. Bạn đã sẵn sàng cho nó?
Một số điều chúng ta phải thống nhất trước khi có thể tiếp tục với phần còn lại của bài viết này:
- Nếu được thiết lập đúng cách, rô bốt và thuật toán có thể thực hiện các tác vụ thông thường nhanh hơn, tốt hơn và chính xác hơn bất kỳ con người nào từng có thể
- Hầu như bất kỳ nhiệm vụ hoặc quy trình lặp lại nào có một số giai đoạn được xác định trước và kết quả có thể dự đoán được đều có thể được tự động hóa ở một mức độ nhất định (tất cả các cách lên đến 100%)
- Nếu có một quy trình thủ công có thể được tự động hóa thì nó NÊN được tự động hóa
Giống như tự động hóa - mọi người đều biết nó, nhưng có rất ít doanh nghiệp thực sự sử dụng rô bốt và thuật toán để tự động hóa quy trình của họ. Nếu bạn vẫn không chắc liệu tự động hóa có phù hợp với mình hay không, chỉ cần đợi cho đến khi bạn đến cuối bài viết này - lúc đó tâm trí của bạn sẽ hoàn toàn thay đổi.
Tự động hóa là gì?
Vì bản thân “tự động hóa” là một thuật ngữ bao hàm có thể bao gồm nhiều thứ khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh, chúng tôi sẽ tập trung chủ yếu vào tự động hóa kinh doanh, còn được gọi là tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA).
Từ quan điểm của chủ doanh nghiệp, tự động hóa quy trình kinh doanh là việc sử dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ hàng ngày có thể lặp lại. Mục tiêu cuối cùng đằng sau bất kỳ BPA nào là hoàn thành công việc nhanh hơn bằng cách định tuyến thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm thông qua các quy tắc và hành động do người dùng xác định.
Tại sao bạn nên sử dụng tự động hóa kinh doanh?
Hầu như không cần phải ủng hộ tự động hóa kinh doanh - tuy nhiên, có những lợi ích nhất định đối với nó mà bạn có thể chưa nhận ra trước đây. Đây là:
Các quy trình được sắp xếp hợp lý hơn
Những gì có thể là một mớ hỗn độn của thông tin sai lệch và trách nhiệm không rõ ràng bỗng nhiên trở thành một quy trình được sắp xếp hợp lý. Do đó, bạn sẽ ít bị lãng phí thời gian hơn, tập trung hơn vào các nhiệm vụ có ý nghĩa mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp của bạn và thời gian quay vòng nhanh hơn.
Rõ ràng hơn
Bất kỳ BPA nào đều bắt đầu với quá trình lựa chọn các quy trình có thể được tự động hóa. Ở giai đoạn thiết kế này, bạn có thể chia nhỏ quy trình làm việc như cách bạn chưa từng làm và thậm chí có thể nhận được một số thông tin chi tiết chất lượng.
Vì tự động hóa là tất cả các nhiệm vụ, giai đoạn cụ thể, được xác định rõ ràng và những người chịu trách nhiệm, việc lập bản đồ quy trình thực sự có thể giúp bạn xác định điểm yếu và tắc nghẽn có thể được khắc phục hiệu quả bằng BPA.
Tuân thủ nhiều hơn
Ý tưởng chính đằng sau tự động hóa quy trình kinh doanh là mọi chi tiết của một quy trình cụ thể đều được ghi lại. Điều này thực sự có thể giúp ích cho một số công ty vì dữ liệu được ghi lại có thể được sử dụng để chứng minh sự tuân thủ trong các cuộc đánh giá khác nhau.
Các hoạt động được tiêu chuẩn hóa nhiều hơn
Tự động hóa đồng nghĩa với tiêu chuẩn hóa. Khi bạn tự động hóa một quy trình nhất định, điều đó có nghĩa là bạn có thể mong đợi một kết quả nhất quán, có thể dự đoán được mọi lúc. Điều này thực sự quan trọng đối với dịch vụ khách hàng và thủ tục giấy tờ.
Khách hàng hài lòng hơn
Dịch vụ khách hàng là lĩnh vực có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ tự động hóa. Khách hàng thường mong đợi một dịch vụ đồng nhất tốt, nhất quán, đáng tin cậy và chất lượng mà rất khó đạt được nếu chỉ có con người tham gia.
Cùng với máy móc, cuối cùng bạn có thể đáp ứng (và thậm chí có thể vượt quá) tất cả các mong đợi của khách hàng và đặt ra các tiêu chuẩn cao hơn về dịch vụ khách hàng của bạn.
Tự động hóa quy trình kinh doanh với Bitrix24
Là một dịch vụ cộng tác và tự động hóa trực tuyến dành cho các doanh nghiệp, Bitrix24 có một bộ công cụ hoàn chỉnh để giúp bạn trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số thực sự. Chúng tôi thậm chí còn có một mô-đun riêng biệt được gọi là RPA (Tự động hóa quy trình bằng rô-bốt) có các giải pháp tự động hóa tiêu chuẩn, có thể tùy chỉnh dễ dàng nhưng sau này còn nhiều hơn thế nữa.
Tuy nhiên, không phải mọi quy trình đều có thể được tự động hóa một cách dễ dàng. Tuy nhiên, có một bộ tiêu chí cho phép chúng ta phát hiện ra các quy trình có thể tự động hóa như vậy (thậm chí là một từ?).
Dưới đây là các yếu tố chính để xác định một quy trình có thể được tự động hóa:
- Nó nhất quán trong toàn bộ tổ chức
- Nó có thể lặp lại
- Nó không có lỗi
Hãy xem cách chúng tôi có thể làm điều đó trong sản phẩm của mình - đây là năm thông tin chi tiết giúp bạn tự động hóa các quy trình kinh doanh trong Bitrix24.
1. RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot)
Bitrix24 có toàn bộ mô-đun được gọi là RPA và tất cả đều là về tự động hóa. Tại đây, bạn có thể tự động hóa cả quy trình làm việc tiêu chuẩn và tùy chỉnh.
Ví dụ: bạn có thể thực hiện một quy trình như phê duyệt tài liệu, yêu cầu mua hàng, báo cáo chi phí, v.v. và để chúng chạy tự động sau khi chúng được khởi chạy.
Đối với các quy trình này, bạn cần rất ít nỗ lực vì chúng hầu hết đã được cấu hình sẵn. Tất cả những gì bạn phải làm chỉ là chọn quy trình, thêm/bớt các giai đoạn để phù hợp với trường hợp cụ thể của bạn và chỉ định những người chịu trách nhiệm hoàn thành từng giai đoạn.
Quy trình làm việc tùy chỉnh yêu cầu điều chỉnh nhiều hơn một chút vì hầu hết thời gian bạn sẽ xây dựng một quy trình mới từ đầu. Tuy nhiên, tin tốt là:
- toàn bộ mọi thứ được thực hiện thông qua trình chỉnh sửa trực quan dễ hiểu, siêu trực quan và sẽ giúp bạn định cấu hình quy trình làm việc tự động nhanh chóng
- bạn không cần phải có kỹ năng viết mã nào - tất cả chủ yếu là kéo và thả hoặc thiết lập và quên
2. Nhiệm vụ định kỳ
Có rất nhiều điều bạn có thể làm trong bộ phận tự động hóa nhiệm vụ bằng cách sử dụng Bitrix24. Bạn có thể chỉ cần đặt một nhiệm vụ định kỳ khi lặp lại để tác vụ này sẽ được tạo tự động và lặp lại dựa trên các thông số đã đặt trước của bạn.
Một ý tưởng tuyệt vời khác là sử dụng Quy tắc tự động hóa tác vụ được thiết kế để giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc và tăng năng suất khi làm việc trong các dự án lớn. Về cơ bản, nó là một tập hợp các trình kích hoạt và các hành động bắt buộc trong Nhiệm vụ mà bạn có thể đặt để có Bitrix24:
- tự động gửi thông báo
- tự động thay đổi người có trách nhiệm
- tự động thay đổi thời hạn, v.v.
Bitrix24 – phương án hoàn hảo để thực hiện việc tự động hóa quy trình kinh doanh
Miễn phí, không giới hạn số lượng người dùng
3. Tiện ích trang web
- trò chuyện
- biểu mẫu web
- yêu cầu gọi lại
- tùy chọn thời gian làm việc: bạn có thể đặt tiện ích con chỉ xuất hiện trong giờ làm việc và / hoặc ngày của bạn
- thông báo chào mừng tự động: chào đón mọi người luôn dễ chịu - đặc biệt nếu họ là khách hàng tiềm năng của bạn
4. Tự động hóa CRM
Bitrix24 sẽ không phải là phần mềm kinh doanh đẳng cấp thế giới nếu không có một số tự động hóa CRM nâng cao. Có rất nhiều thứ bạn có thể tự động hóa trong bộ phận này, bao gồm:
- gửi email và tin nhắn văn bản cho khách hàng của bạn
- tạo tác vụ và sự kiện
- thay đổi thông tin trong thẻ CRM và trạng thái giao dịch, do đó chuyển nó xuống đường dẫn
Khi một thực thể CRM chuyển sang trạng thái mới, quy tắc tự động hóa mà bạn đã chỉ định cho trạng thái đó sẽ được kích hoạt. Các quy tắc tự động hóa có thể chỉ định thời gian kích hoạt và một hành động: tác vụ, thông báo, e-mail, cuộc gọi hoặc hành động khác mà bạn chọn.
5. Tự động hóa quy trình làm việc
Quy trình làm việc trong Bitrix24 là bất kỳ quy trình tiêu chuẩn, chính thức nào có bắt đầu và kết thúc, các giai đoạn được xác định trước và/hoặc những người chịu trách nhiệm về chúng. Không cần phải nói, một số loại quy trình công việc mới bắt đầu được tự động hóa - và đó là những gì chúng tôi đã làm!
Đây là năm quy trình làm việc mặc định mà bạn có thể tự động hóa trong Bitrix24 ngay lập tức:
- Để lại sự chấp thuận
- Đi công tác
- Yêu cầu chung
- Yêu cầu mua hàng
- Báo cáo chi tiêu
Không cần phải nói, các quy trình như vậy tiết kiệm cho bạn và nhóm của bạn rất nhiều thời gian và cho phép bạn tập trung vào một thứ gì đó con người hơn trong khi robot đang thực hiện công việc của chúng.
