Giảm ứng dụng và tăng hiệu quả làm việc với hệ thống hai danh sách

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, vấn đề không chỉ nằm ở khối lượng công việc mà còn ở việc nhiệm vụ bị phân tán khắp nơi do sử dụng quá nhiều hệ thống và ứng dụng, khiến hiệu suất giảm sút. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể ứng dụng mô hình hai danh sách "Today - Pipeline", đồng thời kết hợp trí tuệ nhân tạo AI để tăng tốc tuần làm việc, gom quản lý tác vụ, theo dõi tiến độ, cộng tác dự án và tăng cường hiệu suất làm việc.

Hệ thống hai danh sách là gì?

Hệ thống hai danh sách “Today - Pipeline” được thiết kế như một cách tiếp cận tối giản giúp tổ chức lại toàn bộ công việc của đội ngũ theo thứ tự. Thay vì sử dụng hàng loạt ứng dụng để quản lý nhiệm vụ, mỗi người chỉ cần hai danh sách duy nhất là Today (những việc phải làm hôm nay) và Pipeline (việc còn lại trong luồng làm việc).

Danh sách Today đóng vai trò như bảng điều khiển của từng cá nhân, cho phép họ bước vào ngày mới với số lượng công việc rõ ràng và có thể hoàn thành. Trong khi đó, danh sách Pipeline chứa tất cả các nhiệm vụ còn lại, được hệ thống sắp xếp theo mức độ ưu tiên, thời hạn hoặc dự án liên quan.

Việc gói gọn công việc vào hai danh sách không chỉ giúp loại bỏ tình trạng nhiệm vụ bị trùng lặp, phân tán hoặc “lọt lưới”, mà còn giảm đáng kể việc chuyển đổi ngữ cảnh khi phải nhảy liên tục giữa nhiều ứng dụng. Mọi thông tin cần sử dụng bao gồm nhiệm vụ, tài liệu, bình luận và tiến độ đều được ghi lại ở một hệ thống duy nhất, tạo nên một quy trình làm việc nhất quán và mạch lạc hơn.

Vì sao hệ thống hai danh sách là giải pháp tối ưu trong quản trị bán hàng hiện đại?

Khi thông tin thay đổi liên tục và khách hàng đòi hỏi phản hồi nhanh, đội ngũ bán hàng cần sử dụng một hệ thống làm việc nâng cao nhưng phải thật sự tinh gọn. Đây là lúc mô hình hai danh sách “Today - Pipeline” cần được đưa vào áp dụng.

Cùng điểm qua các lý do khiến hệ thống này trở thành lựa chọn tối ưu:

• Tập trung vào cơ hội bán hàng quan trọng nhất trong ngày: Danh sách Today giúp sales sắp xếp ưu tiên xử lý các lead “nóng”, hạn chế sa đà vào những công việc không cấp thiết.
• Pipeline được tổ chức mạch lạc và dễ theo dõi: Tất cả cơ hội bán hàng và giao dịch đang mở được gom vào một nơi duy nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho dự báo doanh thu và tối ưu nguồn lực.
• Giảm đáng kể thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng: Khi thông tin khách hàng, ghi chú, file, tác vụ và lịch sử chăm sóc đều nằm trên CRM, sales không còn lãng phí thời gian tìm kiếm hay tổng hợp dữ liệu.
• Tự động hóa quản lý công việc nhờ CoPilot AI: AI sẽ sắp xếp lại Pipeline mỗi đêm, chọn ra những nhiệm vụ phù hợp nhất để đưa vào Today, giúp sales có thể bắt đầu ngày mới với mục tiêu rõ ràng.
• Tăng khả năng chốt deal và cải thiện doanh số: Khi sales tập trung đúng cơ hội bán hàng và giảm 40% chuyển đổi ngữ cảnh, tỷ lệ hoàn tất tác vụ và khả năng chốt giao dịch sẽ được nâng cao rõ rệt.

5 tips giúp gia tăng đáng kể tỷ lệ hoàn thành công việc

Khi cần tốc độ và sự linh hoạt, một nền tảng có hệ sinh thái đa dạng, chuyên sâu sẽ là "xương sống" của cả đội ngũ. Các tính năng bao gồm trình quản lý tác vụ, quản lý tác vụ trên thiết bị di động cho đến lịch làm việc dùng chung giúp tăng tính phối hợp, đảm bảo mọi người luôn biết chính xác điều cần làm. Bitrix24 là một trong những phần mềm làm việc online tối ưu nhất cho bộ tính năng này, giúp doanh nghiệp có thể tăng tỷ lệ hoàn thành công việc mà không cần thêm bất kỳ ứng dụng rời rạc nào.

Dưới đây là 5 tips sử dụng online office hữu ích mà doanh nghiệp bạn có thể ứng dụng để nâng cao hiệu quả làm việc.

1. Tăng cường quản lý công việc trên thiết bị di động

Tính năng quản lý tác vụ trên mobile được thiết kế giúp đội ngũ theo dõi thông tin, cập nhật và quản lý tác vụ ngay cả khi di chuyển, đảm bảo công việc không bị trì hoãn bởi thời gian hay địa điểm. Bạn có thể liên tục theo dõi nhiệm vụ trong một không gian làm việc trực tuyến duy nhất, giúp loại bỏ sự phân tán thường thấy ở các ứng dụng độc lập.

Nhờ vậy, đội ngũ của bạn có thể duy trì được sự tập trung và phản hồi nhanh hơn, ngay cả trong môi trường làm việc linh hoạt như từ xa hay hybrid. Đây là chìa khóa để tăng tốc độ xử lý và giảm nguy cơ bỏ sót nhiệm vụ.

2. Quản lý dự án và cộng tác nhóm trong 1 không gian chung

Bằng cách sử dụng tính năng cộng tác dự án, các thành viên có thể cùng kết nối và phối hợp trên một dự án mà không cần thao tác hoặc chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng. Các nhiệm vụ, file, bình luận và tiến độ đều được gom vào một không gian chung, giúp mọi người cập nhật theo thời gian thực. Điều này có thể giảm đáng kể thời gian nhắn tin, hỏi lại hay tìm kiếm thông tin bị phân tán.

Sự mạch lạc khi cộng tác dự án và theo dõi nhiệm vụ trong không gian làm việc sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh hơn, từ đó có thể dễ dàng hoàn thành deadline đúng hạn.

3. Thống nhất việc lưu trữ file và tài liệu

File, báo cáo và những tài liệu quan trọng của dự án là yếu tố sống còn đối với bất kỳ đội ngũ nào. Tính năng kho tài liệu trực tuyến và ổ lưu trữ files cho phép đính kèm mọi loại tài liệu trực tiếp vào nhiệm vụ hoặc dự án liên quan. Bằng cách này, doanh nghiệp dễ dàng loại bỏ tình trạng file thất lạc hoặc nằm trong các ứng dụng rời rạc, gây mất thời gian tìm kiếm.

Mỗi thành viên đều có thể truy cập phiên bản mới nhất của tài liệu bất cứ lúc nào để đảm bảo tính thống nhất và chính xác trong quá trình làm việc; qua đó giúp nâng cao kết nối, đẩy nhanh tiến độ và giảm lỗi giao tiếp trong quá trình làm việc.

4. Ứng dụng AI trong việc thực hiện công việc

Trợ lý AI CoPilot trong nhiệm vụ đóng vai trò trợ lý hữu ích khi luôn sẵn sàng hỗ trợ khi bạn lên kế hoạch dự án hoặc tạo tác vụ mới. Chỉ cần phác thảo một vài ý chính, CoPilot sẽ tự động giúp bạn xây dựng một bản mô tả nhiệm vụ chi tiết, đề xuất các bước nhiệm vụ nhỏ và tạo một checklist cụ thể cho từng nhiệm vụ nhỏ.

Nếu bạn là một quản lý và quá bận rộn, bạn cũng có thể yêu cầu CoPilot tóm tắt công việc chỉ với một cú nhấp chuột, đồng thời kiểm tra ngữ pháp và dịch thuật. Nhờ tính năng này, việc tạo, theo dõi và quản lý tác vụ trở nên nhanh chóng, trực quan và hiệu quả hơn, giảm những thao tác thủ công không cần thiết.

5. Tối ưu lịch làm việc và phân bổ thời gian

Bạn có thể sử dụng tính năng lịch làm việc dùng chung để lập kế hoạch và quản lý lịch làm việc, lịch dự án và lịch họp của toàn đội trong một giao diện duy nhất. Việc nhìn thấy lịch của nhau giúp tránh trùng lịch, giảm trì hoãn và cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban.

Đồng thời, các nhiệm vụ gắn hạn cũng được tự động đồng bộ vào lịch, giúp mỗi cá nhân quản lý thời gian hiệu quả hơn. Đây là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp của bạn luôn giữ được nhịp độ và hoàn thành công việc đúng hạn.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận

Chuyển sang mô hình hai danh sách trên nền tảng quản lý công việc không chỉ là một thay đổi về công cụ hay giảm ứng dụng, mà còn là một cách làm mới giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng tối ưu công sức, thời gian ngay cả trong nhịp công việc bận rộn. Khi mọi nhiệm vụ, dự án và tài liệu đều được đặt vào một không gian làm việc thống nhất, sự phối hợp cũng trở nên mượt mà hơn. Đây chính là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc tập trung, linh hoạt và mang lại giá trị bền vững cho tương lai.