8 Kỹ Thuật Tư Duy Sáng Tạo Hiệu Quả Để Lập Kế Hoạch Dự Án Hợp Tác
Mục lục
- Sơ đồ tư duy
- Tư duy sáng tạo vòng tròn
- Kỹ thuật động não viết - Brainwriting
- Phân tích SWOT
- Nhập vai - Rolestorming
- Động não ngược
- Starbursting - một hình thức Brainstorming, tập trung vào việc tạo ra câu hỏi thay vì câu trả lời
- Ý tưởng nhanh
Trong thế giới phức tạp của việc lập kế hoạch dự án, việc vượt lên trên đối thủ cạnh tranh sẽ khó khăn nếu bạn không suy nghĩ vượt trội bằng các kỹ thuật tư duy sáng tạo hiệu quả. Các phương pháp khác nhau có thể tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo, xem xét các quan điểm khác nhau, xác định các thách thức tiềm ẩn hoặc phân tích sâu sắc một vấn đề cụ thể.
Để nâng tầm nhóm của mình, bạn phải phân tích cách tiếp cận của mình, nhận ra những gì bạn cần và chiến lược nào có nhiều khả năng đưa bạn đến đó nhất. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã đề cập đến một loạt các kỹ thuật tư duy sáng tạo tốt nhất - để cung cấp cho bạn nhiều lựa chọn giúp phá vỡ thế bế tắc trong kinh doanh và tìm ra giải pháp bạn cần.
1. Sơ đồ tư duy
Bắt đầu danh sách của chúng tôi, chúng tôi đã sử dụng một trong những kỹ thuật tư duy sáng tạo đơn giản nhưng tốt nhất để bắt đầu lập kế hoạch dự án hợp tác của bạn - lập sơ đồ tư duy.
Sơ đồ tư duy cho phép các nhóm của bạn hình dung không chỉ các ý tưởng của bạn mà cả các kết nối giữa chúng. Đó là một quá trình dễ dàng để bắt đầu. Tạo một khái niệm trung tâm, chẳng hạn như mục tiêu của dự án của bạn, ở trung tâm của bảng và phân nhánh thành các ý tưởng liên quan để tạo ra một mạng lưới các suy nghĩ được kết nối với nhau.
Tuy nhiên, giờ đây bạn có thể loại bỏ tờ giấy rườm rà đó và thay thế nó bằng bản đồ tư duy tương tác trên đám mây. Phương pháp động não hợp tác này có một số ưu điểm. Thứ nhất, nó rõ ràng và mạch lạc hơn nhiều so với bản sao trên giấy, với các chức năng tìm kiếm để bạn có thể tìm thấy ngay những gì mình đang tìm kiếm. Thứ hai, bạn có thể sử dụng nó để tạo các tác vụ trực tiếp trong công cụ quản lý tác vụ của mình và chặn thời gian trên lịch của bạn. Nhưng có lẽ tính năng tốt nhất là nó dựa trên đám mây, vì vậy các nhóm làm việc từ xa quốc tế có thể thỏa sức sáng tạo như thể tất cả họ đang ở cùng nhau.
2. Tư duy sáng tạo vòng tròn
Một trong những hạn chế của các kỹ thuật động não như bản đồ tư duy là có xu hướng những người ồn ào lấn át những người trầm lặng hơn. Điều này đặc biệt đúng nếu một nửa nhóm của bạn có mặt trực tiếp, nửa còn lại kết nối qua cuộc gọi video.
Tư duy sáng tạo vòng tròn là một trong những kỹ thuật tạo ý tưởng tốt nhất để thu thập ý kiến đóng góp từ mọi người. Đó là một cấu trúc dân chủ, toàn diện, đặt sự chú ý vào từng người tham gia. Mọi người đều có cơ hội đóng góp ý kiến mà không bị gián đoạn, điều này thường có thể dẫn đến những suy nghĩ đa dạng hơn xuất hiện.
Thật dễ dàng để thực hiện tư duy sáng tạo xoay vòng khi bạn ở trong văn phòng, nhưng giờ đây bạn có thể dễ dàng lưu trữ nó trực tuyến. Hầu hết các phần mềm gọi điện video thậm chí sẽ cho phép bạn tắt tiếng tất cả những người tham gia trừ một người. Vì vậy, khi đến lượt của từng người tham gia, bạn có thể chắc chắn rằng sẽ không bị gián đoạn.
Với tư duy sáng tạo vòng tròn, lợi ích không chỉ dừng lại ở việc đưa ra nhiều ý tưởng đa dạng hơn có trọng lượng tương đương với các đề xuất theo lộ trình. Bạn cũng giúp truyền đạt ý thức về quyền sở hữu chung trong nhóm của mình, đây là một động lực mạnh mẽ.
3. Kỹ thuật động não viết - Brainwriting
Kỹ thuật động não viết Brainwriting là một phiên bản cộng tác nhóm sử dụng những phần tốt nhất của bản đồ tư duy và động não vòng tròn để tạo ra một trong những phương pháp động não đơn giản nhưng sáng tạo nhất hiện có. Brainwriting bao gồm những người tham gia ghi nhận ý tưởng của họ một cách độc lập, sau đó chuyển chúng cho những người khác để phát triển thêm.
Ví dụ, nó ít mang tính hợp tác công khai hơn so với sơ đồ tư duy, vốn thường mang lại trải nghiệm thực tế hơn, to hơn. Thay vào đó, viết não là một quá trình im lặng, giúp loại bỏ những ảnh hưởng bao trùm của nhóm và sự thiên vị giữa các cá nhân. Điều này mang lại cho mọi ý tưởng cơ hội phát triển mà không có bất kỳ sự e dè nào trước đó kìm hãm nó lại.
Brainwriting là một trong những chiến lược động não dự án của chúng tôi hoạt động trực tuyến thậm chí còn tốt hơn trên giấy. Tài liệu cộng tác trên đám mây cho phép người tham gia viết, chia sẻ và mở rộng ý tưởng một cách không đồng bộ mà không bị ảnh hưởng bởi đóng góp của người khác. Một ưu điểm khác của việc làm việc ở định dạng kỹ thuật số là sản phẩm cuối cùng có thể được lưu trong tài liệu của bạn để tham khảo sau này.
Nếu bạn thấy các kỹ thuật động não đồng bộ hơn không hoạt động như bạn muốn, thì viết não cung cấp một giải pháp thay thế mang tính cá nhân hơn, nơi mọi người có thể bỏ nhiệm vụ của mình, làm việc trong hòa bình và mang lại kết quả. Không còn sợ bị chỉ trích ngay lập tức, các thành viên nhút nhát hơn trong nhóm sẽ phát triển mạnh trong công việc viết lách.
4. Phân tích SWOT
Đối với những người không quen thuộc, phân tích SWOT là nền tảng của các kỹ thuật động não. Nó thực chất là một đánh giá có cấu trúc về:
- Những điểm mạnh
- Những điểm yếu
- Những cơ hội
- Các mối đe dọa
Mặc dù hầu hết các kỹ thuật tạo ý tưởng liên quan đến tính linh hoạt, suy nghĩ tự do và sáng tạo, nhưng thật khôn ngoan khi cung cấp một cấu trúc rõ ràng và mạch lạc cho phân tích SWOT. Điều này tránh khả năng bỏ sót các yếu tố quan trọng và chịu những hậu quả sau này trong dòng thời gian của dự án.
Cách tốt nhất để tạo cấu trúc cho phân tích SWOT của bạn là thông qua các mẫu quy trình công việc có thể lặp lại. Tạo các nhiệm vụ từng bước để bao quát tất cả các cơ sở của bạn, nhưng hãy thoải mái sáng tạo trong từng bước. Vào cuối mỗi dự án, bạn có thể đánh giá hiệu suất của quy trình làm việc của mình và thêm các nhiệm vụ mang tính xây dựng hoặc loại bỏ các phần thừa để tối ưu hóa nỗ lực tiếp theo của bạn.
Bằng cách làm sáng tỏ dự án của bạn từ nhiều góc độ, phân tích SWOT củng cố các phương pháp lập kế hoạch dự án của bạn và giúp bạn tự tin hơn khi tiến về phía trước.
Tăng cường hợp tác nhóm với Bitrix24
MIỄN PHÍ với số lượng người dùng không giới hạn
5. Nhập vai - Rolestorming
Bỏ qua các kỹ thuật động não thông thường, chúng ta đang chuyển sang lĩnh vực động não theo vai trò. Chiến lược sáng tạo này không chỉ tuyệt vời để chọn ra những ý tưởng mới; bạn và nhóm của bạn sẽ có rất nhiều niềm vui trong quá trình này.
Nguyên tắc cơ bản là những người tham gia sử dụng nhiều tư cách khác nhau, từ cổ đông và khách hàng đến nhà cung cấp và người dân địa phương, để xem xét dự án từ các quan điểm khác. Bằng cách thoát ra khỏi lối suy nghĩ của chính mình và đón nhận một suy nghĩ khác, bạn sẽ có được tư duy đổi mới và thường đưa ra các giải pháp độc đáo mà bạn thường không gặp phải trong các kỹ thuật động não truyền thống.
Hoạt động phân vai diễn ra tốt nhất khi nó có cảm giác chân thực - không phải khi đó là một quá trình phức tạp và gượng ép. Một lần nữa, công nghệ có thể giúp bạn tăng cường về mặt này. Các cuộc họp ảo tương tác là một cách tuyệt vời để mọi người nhập tâm vào nhân vật và tái tạo một kịch bản đời thực. Nó cũng đào tạo nhóm của bạn suy nghĩ nhanh chóng và sáng tạo ngay cả khi một việc gì đó phát sinh ngoài dự kiến.
Lợi thế cuối cùng của việc phân vai, đó là một cách mạnh mẽ để đồng cảm với người khác. Đối với các dự án có nhiều bên liên quan, thật dễ dàng để xem một số cá nhân chẳng khác gì những rào cản đối với tiến trình của bạn. Bằng cách giúp bạn đặt mình vào vị trí của họ, thảo luận về vai trò thường giúp bạn và nhóm của bạn hiểu rõ hơn về nhiều quan điểm. Đây có thể là khởi nguồn của những giải pháp đột phá mà con đường truyền thống không thể có được.
6. Động não ngược
Trong lĩnh vực suy nghĩ vượt trội hơn, chúng tôi đang chuyển sang động não ngược - một cách tiếp cận độc đáo xem xét cách bạn có thể gây ra vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết. Động não ngược là một phương pháp tuyệt vời để cải thiện mọi thứ nếu bạn và nhóm của mình thấy mình đang đập đầu vào tường, không thể tìm ra cách giải quyết điểm bế tắc trong dự án của mình
Sử dụng các công cụ quản lý tác vụ, bạn có thể nâng cao nỗ lực động não ngược của mình. Tạo nhiệm vụ cho từng mối đe dọa đối với mục tiêu của bạn và ưu tiên chúng theo tính khả thi và tác động. Điều này sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng về cách triển khai các nguồn lực của mình, phân bổ thêm thời gian, nỗ lực và nhân sự cho các tác động có nguy cơ cao hơn, có thể xảy ra hơn.
7. Starbursting - một hình thức Brainstorming, tập trung vào việc tạo ra câu hỏi thay vì câu trả lời
Starbursting khá khác so với các kỹ thuật động não còn lại trong danh sách này vì nó không tìm kiếm giải pháp một cách rõ ràng. Nó bắt đầu với một ý tưởng cốt lõi, đó có thể là mục tiêu tổng thể của bạn hoặc một cột mốc quan trọng cần đạt được trên đường đi. Với ý tưởng của bạn ở phía trước và trung tâm, sau đó bạn tạo ra các câu hỏi liên quan đến nó dựa trên các từ câu hỏi cổ điển: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào.
Starbursting tạo ra rất nhiều nội dung theo định nghĩa và đó là toàn bộ vấn đề. Bằng cách liên tục đặt câu hỏi, bạn đào sâu hơn vào cốt lõi của từng nhiệm vụ và phát hiện ra những thách thức tiềm ẩn dễ bị bỏ qua. Ví dụ: nếu dự án của bạn là thiết lập một thương mại điện tử, thì rất dễ dàng để nói “Hãy tạo một trang web”. Nhưng với starbursting, bạn mở ra những câu hỏi như:
- Những mặt hàng nào chúng ta nên bán thêm?
- Nó nên nhìn như thế nào?
- Máy chủ sẽ ở đâu?
- Ai sẽ phụ trách SEO?
- Khi nào chúng tôi sẽ ra mắt trang web?
8. Ý tưởng nhanh
Ngay ở đầu kia của động não hợp tác, chúng tôi có ý tưởng nhanh chóng. Đúng như tên gọi, đây là một hoạt động có nhịp độ cao, trong đó người tham gia đưa ra càng nhiều ý tưởng càng tốt trong một khung thời gian hạn chế. Ý tưởng đằng sau nó là bạn sẽ lấy đi cơ hội phân tích quá mức các tình huống, vì vậy hãy khuyến khích nhóm của bạn đừng lo lắng về tính khả thi hoặc chi phí của mỗi ý tưởng. Nếu mọi người đưa ra những ý tưởng phi lý, bất khả thi, điều đó không sao cả - đó vẫn là tinh thần của nỗ lực hợp tác nhóm này.
Lên ý tưởng nhanh chóng là một trong những chiến lược động não dự án khác của chúng tôi, đòi hỏi một cấu trúc vững chắc để kích thích khả năng sáng tạo tối đa. Trong trường hợp này, tất cả chỉ là tăng áp lực thời gian để buộc các thành viên trong nhóm của bạn vào một vị trí mà họ không thể suy nghĩ quá nhiều. Các công cụ theo dõi thời gian thường được sử dụng để đo lường hiệu suất, nhưng bạn có thể dễ dàng điều chỉnh chúng dưới dạng đồng hồ đếm ngược, thông báo khi có còn 10 giây để tăng áp suất. Đếm ngược giúp duy trì động lực của phiên, cho phép tập trung vào số lượng ý tưởng hơn là chất lượng.
Toàn bộ ý tưởng về ý tưởng nhanh chóng là để lại một số lượng lớn các tùy chọn để lựa chọn ở cuối. Vâng, bạn sẽ phải sàng lọc rất nhiều ý tưởng rõ ràng là bất khả thi, nhưng luôn có một hoặc hai viên ngọc quý mà bạn chỉ có thể tìm thấy thông qua các phương pháp động não áp lực cao như lên ý tưởng nhanh.
Bitrix24: Cung cấp nền tảng cho các kỹ thuật động não – tư duy sáng tạo của bạn
Trong thế giới kỹ thuật số ngày càng phát triển nhanh chóng của chúng ta, các doanh nghiệp cần các kỹ thuật động não hiệu quả để đưa ra quyết định nhanh chóng và tìm ra những lộ trình đổi mới giúp họ nổi bật. Bằng cách sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau, chẳng hạn như động não vòng tròn, phân tích thành sao và lên ý tưởng nhanh, bạn có thể tách nhóm của mình ra khỏi thói quen thường ngày và tìm ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề tồn tại lâu nay.
1. Một số kỹ thuật động não hiệu quả để lập kế hoạch dự án là gì?
Một số kỹ thuật động não hiệu quả để lập kế hoạch dự án bao gồm:
- Sơ đồ tư duy, phân nhánh các ý tưởng từ một khái niệm trung tâm
- Động não vòng tròn, trong đó mỗi thành viên trong nhóm lần lượt đóng góp một ý tưởng
- Kỹ thuật động não viết Brainwriting, trong đó các thành viên trong nhóm viết ý tưởng của họ một cách độc lập, sau đó được nhóm chia sẻ và mở rộng
- Phân tích SWOT, để có cái nhìn rõ ràng về những gì dự án của bạn có thể cung cấp
- Nhập vai, để nhìn mọi thứ từ những quan điểm khác nhau
- Động não ngược, bắt đầu với một vấn đề và quay trở lại giải pháp
- Starbursting, để phân tích toàn diện các mối đe dọa cụ thể đối với dự án của bạn
- Ý tưởng nhanh, khuyến khích tạo ý tưởng có nhịp độ nhanh trong khung thời gian đã định
2. Brainstorming có thể cải thiện kết quả dự án như thế nào?
Động não cải thiện kết quả dự án bằng cách:
- Khuyến khích sáng tạo
- Thúc đẩy hợp tác nhóm
- Đảm bảo các quan điểm đa dạng được xem xét
3. Hợp tác đóng vai trò gì trong việc lập kế hoạch dự án?
Hợp tác trong lập kế hoạch dự án đảm bảo bạn có được một loạt các ý tưởng và quan điểm đa dạng, đồng thời tạo ra tinh thần trách nhiệm chung. Tất cả điều này giúp nâng cao khả năng giải quyết vấn đề của bạn và cải thiện động lực trong suốt dự án.
