Cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời đại AI lên ngôi

AI giúp cải thiện năng suất làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, hỗ trợ xử lý thông tin nhanh hơn và đưa ra gợi ý dựa trên dữ liệu. Nhờ đó, người dùng có thể tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn. Theo một khảo sát gần đây, khoảng 75% người lao động đã sử dụng các công cụ AI trong công việc vào năm 2024, cho thấy mức độ phổ biến ngày càng lớn của công nghệ này.

Để làm việc hiệu quả với AI, bạn cần nằm lòng quy trình 7 bước, từ chọn đúng công cụ, học cách sử dụng hiệu quả, tích hợp vào quy trình hằng ngày cho đến đo lường và tối ưu. Quy trình này phù hợp với hầu hết các công việc văn phòng như marketing, sales, vận hành.

AI có thể làm gì để giúp cải thiện năng suất cá nhân trong công việc?

Trước khi đi sâu vào các lợi ích của AI, hãy cùng tìm hiểu một số khái niệm cơ bản:

• AI (Artificial Intelligence - Trí tuệ nhân tạo): công nghệ giúp máy tính có thể phân tích dữ liệu, lên nội dung và đưa ra gợi ý hỗ trợ con người.
• Tự động hóa (Automation): sử dụng công nghệ để thực hiện các nhiệm vụ lặp lại mà không cần thao tác thủ công.
• Prompt: yêu cầu hoặc hướng dẫn người dùng nhập vào hệ thống AI để nhận kết quả phù hợp với mục tiêu công việc.
• CRM (Customer Relationship Management): hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, tối ưu quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng.

Tự động hóa công việc với AI

Nhiều tác vụ hằng ngày như nhập dữ liệu, tổng hợp báo cáo, phân loại email hoặc chuẩn bị tài liệu có thể được thực hiện thông qua quy trình tự động hóa công việc với ứng dụng AI cho nhân viên. Điều này giúp nhân sự trong doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý các nhiệm vụ mang tính lặp lại và dành nhiều năng lượng hơn cho các công việc quan trọng.

Quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả hơn

AI có thể đóng vai trò như một trợ lý cá nhân, hỗ trợ lập kế hoạch, nhắc lịch và ưu tiên nhiệm vụ cần hoàn thành. Một ví dụ về AI trong quản lý thời gian là công cụ Copilot của Bitrix24. Nó có thể hỗ trợ xử lý thông tin sau các cuộc gọi với khách hàng. Sau khi cuộc gọi kết thúc, Copilot tự động chuyển lời nói thành văn bản, tóm tắt nội dung chính của cuộc trao đổi và điền thông tin quan trọng vào CRM.

Nhờ đó, người dùng tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu thủ công và có thể tập trung vào các hoạt động bán hàng quan trọng hơn.

Tăng tốc quá trình tìm kiếm và xử lý thông tin

Thay vì mất nhiều giờ đọc tài liệu hoặc tìm kiếm dữ liệu, AI có thể tóm tắt, phân tích và tổng hợp thông tin nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này giúp bạn nắm bắt nội dung chính nhanh hơn và đưa ra quyết định kịp thời.

Hỗ trợ xây dựng nội dung và cải thiện chất lượng công việc

AI có thể giúp bạn viết email, soạn báo cáo, chỉnh sửa nội dung hoặc xây dựng ý tưởng cho các dự án. Nhờ các gợi ý thông minh, bạn có thể hoàn thành công việc nhanh hơn mà vẫn đảm bảo tính rõ ràng và chuyên nghiệp.

Phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định

Một lợi thế lớn của AI là khả năng xử lý và phân tích dữ liệu trong thời gian ngắn. Nhờ đó, bạn có thể nhận diện xu hướng, đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào cảm tính.

Tổng quan ứng dụng AI trong công việc:

7 bước đơn giản giúp bạn làm việc hiệu quả với AI ở bất cứ lĩnh vực nào

Bước 1: Lựa chọn công cụ làm việc tích hợp AI tối ưu

Việc sử dụng các nền tảng tích hợp AI giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình làm việc và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Thay vì phải sử dụng một công cụ AI riêng biệt, các hệ thống quản lý công việc hoặc CRM tích hợp AI cho phép người dùng áp dụng trí tuệ nhân tạo ngay trong quá trình làm việc hằng ngày.

Một ví dụ tiêu biểu là Copilot của Bitrix24, công cụ AI hỗ trợ công việc được tích hợp trực tiếp trong nền tảng Bitrix24 CRM. Copilot hoạt động như một trợ lý AI giúp người dùng xử lý công việc nhanh hơn, từ việc tạo nội dung, phân loại thông tin cho đến hỗ trợ quản lý khách hàng hoặc quản lý dự án trong CRM.

Copilot có thể giúp người dùng nâng cao năng suất khi sử dụng Bitrix24 CRM thông qua các khả năng như:

• Hỗ trợ tạo nội dung và phản hồi nhanh hơn: Copilot có thể giúp viết email, tạo ghi chú khách hàng, soạn nội dung bán hàng hoặc gợi ý phản hồi cho tin nhắn và yêu cầu của khách hàng.
• Tóm tắt và tìm kiếm thông tin trong CRM: AI có thể nhanh chóng tổng hợp dữ liệu khách hàng, lịch sử giao dịch hoặc nội dung cuộc trao đổi, giúp nhân viên nắm bắt thông tin lõi mà không cần đọc toàn bộ dữ liệu.
• Hỗ trợ quản lý công việc và cải thiện năng suất bán hàng: Copilot giúp đề xuất nhiệm vụ, hỗ trợ phân tích dữ liệu khách hàng và giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

Bộ mẫu làm việc với AI: 7 template áp dụng ngay

Nhập email của bạn để nhận hướng dẫn chi tiết từng bước

Tôi xác nhận rằng tôi đã đọc và hiểu Chính sách quyền riêng tư Bitrix24

Bước 2: Xác định những công việc có thể tự động hóa bằng AI

Để tận dụng AI hiệu quả, bạn cần xác định những nhiệm vụ phù hợp để AI hỗ trợ hoặc tự động hóa. Các công việc lặp lại như nhập dữ liệu, tổng hợp thông tin, viết nội dung cơ bản hoặc phân tích dữ liệu thường là những lĩnh vực AI có thể hỗ trợ rất tốt.

Khi xác định rõ các nhiệm vụ này, các doanh nghiệp có thể giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao hơn.

Bước 3: Học cách giao tiếp hiệu quả với AI

Một trong những yếu tố cốt lõi khi làm việc với AI là biết cách đưa ra yêu cầu rõ ràng và cụ thể. Khi bạn cung cấp đầy đủ thông tin về mục tiêu, bối cảnh hoặc dữ liệu cần xử lý, AI sẽ tạo ra kết quả chính xác và phù hợp hơn.

Việc rèn luyện kỹ năng viết yêu cầu cho AI, hay còn gọi là kỹ năng prompt, giúp bạn khai thác tối đa khả năng của công nghệ này. Điều này đặc biệt hữu ích trong các công việc như viết nội dung, phân tích dữ liệu hoặc nghiên cứu thông tin.

Bước 4: Kết hợp AI với quy trình làm việc hiện tại

Để AI thực sự giúp nâng cao năng suất, bạn nên tích hợp các công cụ AI tự động hóa (AI task automation) vào quy trình hằng ngày. Ví dụ, AI có thể được sử dụng để hỗ trợ nghiên cứu thông tin, tạo bản nháp nội dung, tóm tắt tài liệu hoặc phân tích dữ liệu trước khi bạn hoàn thiện kết quả cuối cùng.

Khi AI trở thành một phần trong quy trình làm việc, bạn sẽ dễ dàng tận dụng được lợi ích của công nghệ mà không làm gián đoạn cách làm việc quen thuộc.

Bước 5: Kiểm tra và tối ưu kết quả do AI tạo ra

Mặc dù AI có khả năng hỗ trợ nhiều nhiệm vụ, nhưng kết quả do AI tạo ra vẫn cần được kiểm tra và điều chỉnh. Việc rà soát giúp đảm bảo thông tin chính xác, phù hợp với mục tiêu công việc và giữ được chất lượng nội dung.

Bước 6: Liên tục cập nhật kỹ năng và công cụ AI mới

Công việc thông minh với trí tuệ nhân tạo AI là một lĩnh vực phát triển rất nhanh, với nhiều công cụ và tính năng mới xuất hiện liên tục. Vì vậy, việc chủ động học hỏi và cập nhật các công cụ AI mới sẽ giúp bạn duy trì lợi thế về năng suất trong công việc.

Thử nghiệm các công cụ mới, theo dõi xu hướng công nghệ và áp dụng chúng vào công việc thực tế sẽ giúp bạn tăng hiệu quả làm việc trong bất kỳ lĩnh vực nào.

Bước 7: Đo lường hiệu quả khi sử dụng AI

Sau khi áp dụng AI vào công việc, các doanh nghiệp nên theo dõi các chỉ số như thời gian hoàn thành nhiệm vụ, số lượng công việc mỗi ngày hoặc chất lượng kết quả đầu ra. Việc đo lường giúp bạn xác định AI đang hỗ trợ hiệu quả ở đâu và điều chỉnh cách sử dụng để tối ưu năng suất.

"Ngay từ đầu, chúng tôi đã rất ngạc nhiên bởi sự kết hợp của nhiều tính năng hữu ích mà Bitrix24 cung cấp. Chúng tôi sử dụng Bitrix24 trong các lĩnh vực quản lý dự án, CRM và giao tiếp nội bộ công ty."

CEO, Dominik Groebler

Immoveo Ltd

Đăng ký miễn phí

Những câu hỏi thường gặp

AI có thể giúp cải thiện năng suất làm việc như thế nào?

Thông qua các công cụ tối ưu hiệu suất bằng AI (AI productivity tools), bạn có thể dễ dàng xử lý các công việc lặp lại như lọc dữ liệu, viết nội dung cơ bản hoặc tổng hợp thông tin. Nhờ đó, người dùng tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

Có cần kỹ năng kỹ thuật để sử dụng AI trong công việc không?

Phần lớn các công cụ AI hiện nay được thiết kế thân thiện và không yêu cầu kỹ năng lập trình. Người dùng chỉ cần hiểu mục tiêu công việc và biết cách đưa ra yêu cầu rõ ràng cho AI. Ngoài ra, việc luyện tập và sử dụng thường xuyên sẽ giúp bạn khai thác AI hiệu quả hơn.

Đâu là những lỗi phổ biến khi dùng AI?

Một trong những sai lầm khi sử dụng AI là đưa yêu cầu (input) không rõ ràng, khiến kết quả (output) trả về không chính xác hoặc thiếu bối cảnh rõ ràng (hallucination). Ngoài ra, nhiều người còn sử dụng AI cho các quyết định quan trọng mà thiếu kiểm chứng, đặc biệt trong các lĩnh vực nhạy cảm như tài chính, pháp lý.

Làm thế nào để sử dụng AI mà không phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ?

AI nên được xem như một công cụ quản lý công việc thông minh thay vì hoàn toàn thay thế con người. Người dùng vẫn cần kiểm tra, chỉnh sửa và đánh giá kết quả do AI tạo ra. Việc kết hợp giữa AI và tư duy con người sẽ giúp đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.

Kết luận

Bạn có thể sử dụng checklist 7 bước dưới đây để đánh giá xem mình đã tận dụng AI hiệu quả trong công việc hay chưa:

1. Chọn công cụ AI phù hợp và có thể tích hợp trực tiếp vào workflow
2. Xác định rõ những hạng mục công việc có thể tự động hóa bằng AI
3. Hiểu cách viết prompt rõ ràng (mục tiêu, bối cảnh, định dạng output)
4. Tích hợp AI vào các công việc hằng ngày
5. Kiểm tra và chỉnh sửa kết quả do AI tạo ra trước khi sử dụng
6. Chủ động cập nhật và thử nghiệm các công cụ AI mới
7. Theo dõi và đo lường hiệu quả

Tóm lại, điều quan trọng không chỉ nằm ở việc lựa chọn công cụ mà còn ở cách tích hợp AI vào toàn bộ quy trình hằng ngày. Đây cũng chính là điểm mà phần mềm Bitrix24 mang lại giá trị rõ rệt. Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ rời rạc, Bitrix24 tích hợp AI trực tiếp vào các hoạt động cốt lõi như quản lý khách hàng, quản lý công việc và tự động hóa quy trình; từ đó giúp bạn cải thiện khả năng ra quyết định và tối ưu hóa thời gian.

Cuối cùng, chìa khóa để làm việc hiệu quả với AI nằm ở khả năng học hỏi, thích nghi và tận dụng công nghệ đúng cách. Những người biết kết hợp kỹ năng cá nhân với sức mạnh của AI sẽ có lợi thế lớn để xây dựng quy trình làm việc linh hoạt, sáng tạo, hiệu quả, sẵn sàng cho tương lai số.