Công nghệ RPA tại Việt Nam: Giải pháp tối ưu hiệu quả cho những quy trình phức tạp

Ở Việt Nam, khái niệm chuyển đổi số đang trở nên quen thuộc mỗi ngày, len lỏi vào từng phòng ban, từng bàn làm việc. Doanh nghiệp giờ đây không chỉ tìm cách “làm nhanh hơn” mà còn mong muốn “làm thông minh hơn”. Và đó chính là lúc RPA (công nghệ tự động hóa bằng robot phần mềm) ra đời và dần trở thành người đồng hành đáng tin cậy cho nhiều doanh nghiệp trong các tác vụ và dự án. Nó thay thế những công việc lặp lại, tốn thời gian, để con người tập trung vào những giá trị sáng tạo và gắn kết.

Nhưng hành trình không dừng lại ở RPA. Khi AI và các công nghệ tiên tiến khác kết hợp thành khái niệm hyperautomation (siêu tự động hóa), doanh nghiệp Việt Nam có trong tay thêm một "vũ khí" để thích ứng nhanh với thị trường. Hãy cùng Bitrix24 khám phá cách tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), đồng thời tìm hiểu cách kết hợp các công cụ AI với nhau, giúp nâng cao năng suất mà vẫn duy trì bản sắc văn hóa trong môi trường làm việc tại Việt Nam.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?

Thực ra, RPA (Robotic Process Automation) - tự động hóa quy trình bằng robot - không phải là khái niệm quen thuộc với nhiều người, trừ khi làm trong ngành công nghệ. Nhưng tác động của nó thì lớn hơn chúng ta vẫn nghĩ. Nếu từng chứng kiến nhân viên phải nhập hàng ngàn dòng dữ liệu lặp đi lặp lại, bạn sẽ hiểu tại sao RPA (Robotic Process Automation) ra đời.

Cụ thể, RPA sử dụng robot phần mềm (software robot) để thay con người xử lý những công việc, quy trình nghiệp vụ có tính quy luật và lặp lại, như nhập liệu, kiểm tra chứng từ, hay đồng bộ dữ liệu. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng RPA, tiên phong là các doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính và công nghệ. Điển hình, nhiều ngân hàng đang dùng RPA để tự động hóa quy trình xét duyệt và giải ngân khoản vay, mở – đóng tài khoản, cấp thẻ tín dụng hay lập báo cáo tài chính định kỳ. Nhờ vậy, những thủ tục vốn mất hàng giờ, thậm chí nhiều ngày, nay có thể xử lý chỉ trong vài phút, vừa giảm sai sót, vừa nâng cao trải nghiệm khách hàng, đồng thời giúp nhân sự có thêm thời gian tập trung vào công việc giá trị cao hơn.

Hyperautomation (siêu tự động hóa) là gì?

Nghe có vẻ to tát, nhưng Hyperautomation (siêu tự động hóa) thật ra là bước nâng cấp của RPA. Nếu RPA chỉ thường được dùng để xử lý những thao tác lặp đi lặp lại, thì Hyperautomation mang nhiệm vụ quan trọng hơn: kết hợp đồng bộ giữa RPA (Robotic Process Automation), trí tuệ nhân tạo (AI), machine learning (học máy) và các công cụ phân tích tiên tiến nhằm tạo ra một hệ sinh thái tự động hóa toàn diện.

Không chỉ dừng lại ở việc cơ giới hóa các tác vụ lặp lại, hyperautomation còn cho phép doanh nghiệp tái cấu trúc và tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ xử lý dữ liệu đến hỗ trợ ra quyết định. Nói nôm na, nếu RPA giống như thuê một nhân viên chăm chỉ làm việc không biết mệt, thì Hyperautomation lại giống cả một đội ngũ có thể vừa làm vừa nghĩ, giúp doanh nghiệp vận hành nhanh và hiệu quả hơn bao giờ hết.

RPA hay Hyperautomation đem lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Không phải ngẫu nhiên mà ngày càng nhiều doanh nghiệp coi việc ứng dụng RPA và hyperautomation là “trend” phải bắt kịp. Vậy lý do thực sự khiến họ phải đầu tư vào những công nghệ này là gì?

Tối ưu chi phí vận hành

Ở nhiều doanh nghiệp, hàng chục nhân viên chỉ ngồi nhập liệu hoặc xử lý chứng từ mỗi ngày. RPA tự động hóa những công việc thủ công lặp đi lặp lại, giúp giảm chi phí nhân sự đáng kể. Hyperautomation còn tiến xa hơn khi tối ưu toàn bộ quy trình, từ đó hạn chế lãng phí và sai sót trong quản lý. Doanh nghiệp có thể tái phân bổ nguồn lực tài chính cho những hoạt động mang tính chiến lược và tạo ra nhiều giá trị hơn.

Nâng cao năng suất và tốc độ xử lý

Khác với con người, robot phần mềm không có khái niệm “tan ca” mà có thể làm việc 24/7 với độ chính xác cao. Một bộ hồ sơ cần nhân viên mất cả ngày để xử lý, robot có thể hoàn thành trong vài phút. Với Hyperautomation, nhờ AI và machine learning, hệ thống còn biết phân tích và ra quyết định tức thì. Chẳng hạn trong ngành ngân hàng, khi khách hàng đăng ký vay, thay vì phải chờ vài ngày thẩm định thủ công, hệ thống có thể tự động kiểm tra, đối chiếu và đưa ra kết quả gần như ngay lập tức. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ làm việc nhanh hơn mà còn giữ vững chất lượng và tính chính xác.

Chuẩn hóa quy trình và giảm thiểu sai sót

Sai sót nhỏ trong nhập liệu hay phê duyệt có thể dẫn tới tổn thất lớn, và đây là điểm yếu cố hữu của các quy trình thủ công. RPA và hyperautomation giúp chuẩn hóa từng bước, đảm bảo tính nhất quán và minh bạch. Nhờ đó, doanh nghiệp có được dữ liệu đáng tin cậy, phục vụ cho việc phân tích và quản trị hiệu quả.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Khi nội bộ gọn nhẹ, khách hàng hưởng lợi đầu tiên. Họ nhận được dịch vụ nhanh hơn, ít sai sót hơn. Hyperautomation thậm chí còn cho phép doanh nghiệp cá nhân hóa trải nghiệm dựa trên dữ liệu hành vi: từ gợi ý sản phẩm đúng nhu cầu đến hỗ trợ chăm sóc theo từng nhóm khách hàng. Đây chính là tiền đề xây dựng niềm tin và giữ chân khách hàng lâu dài.

Tăng cường khả năng cạnh tranh và đổi mới

Trong thời đại số, tốc độ đổi mới quyết định khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Hyperautomation giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với biến động thị trường, từ điều chỉnh chính sách giá, ra mắt sản phẩm mới cho đến thử nghiệm mô hình kinh doanh mới. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ bắt kịp xu hướng mà còn có thể dẫn đầu trong lĩnh vực của mình.

Các bước để triển khai ứng dụng RPA tại Việt Nam

Sử dụng RPA (Robotic Process Automation) không chỉ đơn thuần là cài đặt một phần mềm, mà là quá trình từng bước để đưa tự động hóa vào quy trình doanh nghiệp. Dưới đây là những bước quan trọng để triển khai và tối ưu RPA trong doanh nghiệp.

Bước 1: Lựa chọn và sử dụng phần mềm tự động hóa RPA

Trước khi bắt tay vào triển khai RPA, doanh nghiệp cần xác định phần mềm phù hợp với nhu cầu và quy mô vận hành của mình. Việc lựa chọn đúng công cụ không chỉ giúp tự động hóa hiệu quả các tác vụ lặp lại mà còn đảm bảo khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có, đồng thời hỗ trợ quản lý dữ liệu, nhân sự và quy trình kinh doanh một cách linh hoạt.

Tại Việt Nam, Bitrix24 là một trong những giải pháp phổ biến, cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ để hỗ trợ tự động hóa doanh nghiệp.

• Công cụ tự động hóa nhân sự: Tính năng này cho phép doanh nghiệp số hóa quy trình nhân sự như quản lý chấm công, phê duyệt nghỉ phép, hay theo dõi hiệu suất làm việc. Nhờ đó, bộ phận nhân sự giảm được khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót, trong khi nhân viên có trải nghiệm minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
• Kết nối API và tích hợp: Bitrix24 cung cấp khả năng tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau như CRM, ERP, hoặc phần mềm kế toán. Điều này giúp dữ liệu được đồng bộ hóa tự động, loại bỏ nhu cầu nhập liệu lặp lại và đảm bảo tính chính xác xuyên suốt các phòng ban.
• Tự động hóa quy trình: Tính năng này cho phép doanh nghiệp thiết lập các luồng công việc (workflows) tự động, từ xử lý đơn hàng, gửi thông báo, đến phê duyệt tài liệu và quy trình. Thay vì phụ thuộc vào nhiều khâu thủ công, hệ thống sẽ tự động kích hoạt theo điều kiện đặt sẵn, giúp tăng tốc độ xử lý và chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành.

Đặc biệt, Bitrix24 còn được tích hợp AI CoPilot - trợ lý thông minh dựa trên trí tuệ nhân tạo, mà không phải phần mềm CRM nào cũng có. CoPilot giúp phân tích dữ liệu, gợi ý nội dung và tối ưu các quy trình lặp lại, tiết kiệm thời gian đáng kể và nâng cao hiệu suất làm việc toàn bộ đội ngũ. Nhờ có CoPilot, ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên có thể tập trung vào các quyết định chiến lược và sáng tạo, thay vì bị cuốn vào những công việc vận hành lặp lại, nhàm chán và máy móc.

Bước 2: Xác định quy trình phù hợp để tự động hóa

Không phải quy trình nào cũng hợp với RPA. Doanh nghiệp nên ưu tiên những việc lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian nhưng ít cần sự sáng tạo, ví dụ như nhập liệu, xử lý chứng từ hay quản lý tồn kho. Đây là những “ứng viên lý tưởng” để RPA phát huy hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.

Bước 3: Thiết kế và thử nghiệm giải pháp RPA

Sau khi đã chọn quy trình, cần phác thảo kịch bản tự động hóa chi tiết rồi chạy thử ở phạm vi nhỏ. Giai đoạn này giống như chạy pilot - vừa để kiểm tra logic, vừa phát hiện sớm điểm chưa ổn. Làm tốt bước này thì khi mở rộng sẽ hạn chế rủi ro đáng kể.

Bước 4: Triển khai trên diện rộng và đào tạo nhân sự

RPA chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi được tích hợp rộng rãi trong toàn bộ tổ chức. Doanh nghiệp nên triển khai dần dần, song song với việc đào tạo nhân sự. Khi nhân viên hiểu rằng RPA không thay thế họ, mà giúp họ bớt việc nhàm chán để tập trung vào công việc giá trị cao hơn, sự chấp nhận sẽ cao hơn nhiều.

Bước 5: Tối ưu và cải tiến liên tục

Cũng giống như bất cứ phần mềm hoặc hệ thống nào, RPA cần được kiểm tra và tối ưu liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi hiệu quả, đánh giá kết quả so với mục tiêu đề ra và điều chỉnh khi cần thiết. Đây là bước then chốt để đảm bảo RPA không chỉ giải quyết công việc hiện tại mà còn thích ứng với nhu cầu phát triển trong tương lai.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận

Xét ở một góc nhìn rộng hơn, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) hay hyperautomation không đơn thuần là những công cụ công nghệ. Chúng mang nhiều lợi ích của chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thủ tục, quản lý dữ liệu chặt chẽ hơn và tạo ra không gian để con người phát huy thế mạnh riêng.

Khi nắm bắt đúng thời điểm, các công nghệ như RPA và hyperautomation sẽ không chỉ giúp xử lý các quy trình phức tạp, mà còn biến nó thành động lực cho sự đổi mới. Và đó cũng chính là cách doanh nghiệp Việt viết nên câu chuyện thành công của riêng mình trong kỷ nguyên số.

Khám phá thêm về cách Bitrix24 hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam với giải pháp tự động hóa toàn diện và bắt đầu hành trình chuyển đổi số của bạn ngay hôm nay!