Phối hợp nhân sự, tài nguyên và lịch làm việc
Một yêu cầu đặt lịch chỉ trở thành cuộc hẹn đáng tin cậy khi khách xác nhận, nhận được lời nhắc phù hợp và biết cách thay đổi lịch nếu cần. Nếu khách không đến, đội ngũ cũng cần một bước follow-up rõ ràng thay vì bỏ dở hồ sơ.
Bitrix24 giúp tổ chức luồng này từ thời gian trống hoặc widget đặt lịch đến hồ sơ CRM, người phụ trách, tài nguyên và lịch làm việc. Mỗi cuộc hẹn có thể được theo dõi qua các trạng thái xác nhận, nhắc lịch và đặt lại, để nhân viên biết cần xử lý gì tiếp theo.
Nhắc lịch theo mốc đã định
Khách vẫn có thể quên dù đã xác nhận. Chuỗi nhắc lịch theo mốc thời gian giúp nhắc lại thông tin quan trọng và hướng dẫn khách xác nhận hoặc đổi lịch, đồng thời gắn hoạt động với hồ sơ CRM để đội ngũ theo dõi.
Kiểm tra thời gian và nguồn lực trước khi nhận lịch
Quy trình giảm no-show bắt đầu từ một lịch hẹn khả thi. Khi khách chọn thời gian qua widget hoặc kênh đặt lịch, đội ngũ cần đối chiếu lịch làm việc, nhân sự phụ trách và tài nguyên cần dùng.
- Hiển thị khung giờ có thể phục vụ.
- Ghi nhận thông tin khách và nội dung hẹn.
- Gắn cuộc hẹn với người phụ trách hoặc tài nguyên liên quan.
Gắn yêu cầu đặt lịch với hồ sơ CRM
Đưa yêu cầu vào CRM giúp nhân viên xem người liên hệ, nội dung dịch vụ và lịch sử trao đổi trước khi xác nhận. Thông tin này cũng tạo nền tảng để tiếp tục xử lý khi khách đổi lịch, không phản hồi hoặc bỏ lỡ cuộc hẹn.
Xác nhận rõ trước ngày hẹn
Xác nhận giúp phân biệt một yêu cầu mới với cuộc hẹn đã được khách kiểm tra và chấp thuận. Nội dung nên nêu thời gian, người phụ trách hoặc địa điểm, cùng cách liên hệ nếu khách cần thay đổi.
Khi các chi tiết được ghi lại trong cùng quy trình, nhân viên có thể kiểm tra trạng thái trước khi chuyển sang bước nhắc lịch.
Mời đặt lại sau một lần bỏ lỡ
Một cuộc hẹn bị bỏ lỡ không nhất thiết kết thúc cơ hội phục vụ. Khi trạng thái được cập nhật, nhân viên có thể liên hệ lại, đề nghị thời gian mới hoặc ghi nhận lý do khách không đến.
Việc đặt lại được theo dõi trong cùng hồ sơ CRM, giúp đội ngũ tiếp tục từ lịch sử sẵn có thay vì tạo quy trình mới.
Phối hợp nhân sự, tài nguyên và lịch làm việc
Lịch hẹn phụ thuộc vào người thực hiện, phòng hoặc thiết bị cần dùng và thời gian thực tế còn trống. Vì vậy, quy trình đặt lịch cần phản ánh các ràng buộc này trước khi gửi xác nhận.
Bitrix24 cho phép đội ngũ tổ chức thông tin về nhân sự, tài nguyên và lịch làm việc để kiểm tra khả năng phục vụ, giảm việc phải đổi lịch vì phân công chưa rõ.
