Chuẩn Bị Gặp Gỡ Khách Hàng: Cách Gây Ấn Tượng Với Khách Hàng Của Bạn
Đối với một doanh nhân solo, không có gì thú vị hơn là được gặp gỡ trực tiếp đầu tiên với một khách hàng tiềm năng. Đó là dấu hiệu cho thấy quảng cáo trên mạng xã hội và trang web của bạn đã thành công và có ai đó thực sự sẵn sàng dành thời gian để nói chuyện với bạn về các dịch vụ của bạn.
Nhưng điều này không có nghĩa là bạn đã đạt được thoả thuận giao dịch, điều đó còn ở phía trước. Bây giờ là lúc bạn cần tập trung chuẩn bị cho cuộc họp với khách hàng.
1. Tất cả đều đang trong quá trình nghiên cứu
Bạn nên bắt đầu chuẩn bị cho cuộc gặp khách hàng của mình một thời gian kha khá trước đó với một số nghiên cứu chuyên sâu. Là một khách hàng tiềm năng, họ có thể đã biết rất nhiều về bạn, vì vậy bạn cần phải đối chiếu thông tin để cuộc gặp diễn ra suôn sẻ và mang lại kết quả.
Hơn nữa, chưa chắc bạn là lựa chọn duy nhất trong tầm ngắm của họ, vì vậy việc khiến họ cảm thấy mình được coi trọng là điều lý tưởng để tạo ấn tượng tốt.
Các điểm cần lưu tâm bao gồm:
- Tìm hiểu về công ty của họ và vị trí của họ trên thị trường
- Đáp ứng nhu cầu của họ với những gì bạn có thể cung cấp
- Ghi lại các ví dụ về các dự án tương tự bạn đã thực hiện trong quá khứ
- Danh sách các câu hỏi có liên quan mà bạn không thể tìm thấy câu trả lời
Nếu bạn ủng hộ cùng một đội thể thao hoặc có những đứa trẻ cùng tuổi, chúng là những điểm nói chuyện tuyệt vời để khơi dậy mối liên kết cá nhân.
2. Làm việc trên phương pháp tiếp cận cá nhân
Khi bạn đang ở giai đoạn gặp mặt trực tiếp, bạn biết rằng bạn đang giao dịch với một người quan tâm. Họ đã nghe về bạn, cân nhắc các lựa chọn của họ và hiện đang dành thời gian để đến gặp bạn.
Do đó, phương pháp tiếp cận cá nhân của bạn là một phần hoàn thiện trong quá trình chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ khách hàng của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể tự làm việc và giả mạo nó cho đến khi bạn thành công. Yêu cầu đồng nghiệp quan sát bạn trong các buổi diễn tập hoặc nếu bạn là một doanh nhân solo, hãy tự quay phim cuộc gặp gỡ một người bạn và phân tích đoạn ghi âm.
Cách chính xác để bắt đầu cuộc họp với khách hàng khác nhau tùy theo cách tiếp cận cá nhân của bạn, nhưng bạn phải luôn cố gắng đạt được:
- Một nụ cười thoải mái khi bắt đầu
- Một cú chào hàng tuyệt vời, tự tin
- Tư thế tốt và chuyển động tay
- Lắng nghe tích cực
3. Chuẩn bị các ghi chú của mình và đừng đến muộn!
Chuẩn bị là một việc tưởng chừng như đơn giản, nhưng nếu bạn bỏ qua những điều cơ bản, bạn có thể gây ra cho mình rất nhiều lúng túng và làm lung lay sự tự tin trong các cuộc họp.
Đảm bảo có một bảng ghi chú soạn trước với các thông tin sau trên đó:
- Tên và vai trò của những người tham dự
- Chương trình nghị sự về các điểm cần thảo luận
- Điểm đau của khách hàng trong công việc kinh doanh
- Làm thế nào bạn có thể giải quyết các vấn đề của họ
Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều cuộc họp trực tuyến, vì vậy hãy sử dụng thêm 10 phút đó để kiểm tra phần mềm cuộc gọi điện video, kiểm tra camera và micrô của bạn và đảm bảo khách hàng của bạn có liên kết phù hợp. Lưu ý cuối cùng về việc chuẩn bị, không có gì tệ hơn là không có quần áo phù hợp, vì vậy hãy chọn những thứ bạn sẽ mặc và chuẩn bị trước nhiều ngày để đề phòng. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều căng thẳng khi ngày mới đến, đồng nghĩa với việc bạn có thể trông thật bảnh bao và tự tin.
4. Cho khách hàng của bạn thời gian để nói chuyện
Quá dễ dàng để bắt đầu bài phát biểu bán hàng đã được luyện tập của bạn ngay từ đầu, đó là lý do tại sao việc chuẩn bị cho cuộc gặp khách hàng là rất quan trọng. Cuối cùng, khách hàng của bạn chỉ quan tâm đến những gì bạn phải cung cấp nếu nó có thể giúp họ. Do đó, bạn cần tích cực lắng nghe những gì họ nói trước khi bắt đầu chào hàng.
Khi bạn đang lắng nghe, hãy thể hiện rằng bạn đang chú ý đến họ. Điều này bao gồm những cái gật đầu không thường xuyên của cái đầu, cử chỉ để tiếp tục và nhắc lại các điểm cần hỗ trợ. Bạn cũng có thể ghi chú, cũng như viết ra bất kỳ câu hỏi nào để giải quyết sau này.
Nhưng sau khi viết xong, bạn cần phải quay trở lại sự chú ý đã tập trung. Bạn cũng nên biết những gì bạn muốn nghe. Ví dụ: nếu bạn không hiểu rõ lý do tại sao khách hàng lại ngồi trước mặt bạn, hãy yêu cầu họ làm rõ điều đó trong phần câu hỏi mà chúng ta sẽ giải quyết sau.
5. Phác thảo kỹ năng và kinh nghiệm của bạn có thể giúp họ như thế nào
Bây giờ đã đến lúc bạn phải nói về lý do tại sao bạn là giải pháp cho các vấn đề của khách hàng. Bạn muốn cuộc trao đổi này có vẻ thoải mái và dễ dàng - gần như bạn đã nhận được công việc. Nó nên được tạo ra một cách ngẫu nhiên để không giống như bạn đang đọc sơ yếu lý lịch của mình, trong khi bao gồm tất cả các điểm nổi bật sẽ đóng dấu thỏa thuận.
Đừng hạn chế việc lập kế hoạch của bạn vào những kỹ năng khó của bạn. Bạn đang tập trung vào các kỹ thuật làm thế nào để gây ấn tượng với khách hàng trong các cuộc gặp đầu tiên, vì vậy hãy tích hợp các ví dụ về cách bạn đã giúp khách hàng trong quá khứ. Và chắc chắn sẽ không có hại gì trong một trang trình bày chỉ bao gồm lời chứng thực tuyệt vời hoặc một số số liệu thống kê rõ ràng.
Tuy nhiên, điều quan trọng nhất cần nhớ là không ai hỏi han câu chuyện cuộc đời bạn. Tập trung quảng cáo chiêu hàng bán hàng của bạn vào một vài điểm chính mà bạn cần khách hàng của mình nghe và tìm cách cắt bỏ tất cả những thứ dư thừa chỉ làm mất tập trung.
6. Có câu hỏi và câu trả lời qua lại
Khi cả hai đã nói hết ý của mình, bạn đã tham gia tốt vào cuộc họp và đã đến lúc tương tác cân bằng hơn. Một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị gặp gỡ khách hàng của bạn là nhận được câu trả lời cho những câu hỏi nóng bỏng của bạn. Hãy nhớ bao gồm những điều đã xuất hiện khi bạn cũng đang nghe.
Các câu hỏi phổ biến từ phía bạn có thể bao gồm:
- Thành công trông như thế nào đối với dự án của bạn?
- Khách hàng của bạn đã từng làm việc với một công ty giống như công ty của bạn trước đây chưa?
- Nếu có, lần này họ sẽ làm mọi thứ khác đi như thế nào?
- Họ mong đợi hình thức giao tiếp nào và tần suất ra sao?
Dù dịch vụ của bạn là gì, bạn cũng nên mong đợi những câu hỏi tương tự như sau:
- Làm thế nào để bạn tính toán chi phí và mong đợi thanh toán?
- Bạn đã có những câu chuyện thành công nào?
- Nhóm nội bộ của bạn có thể giải quyết dự án ở mức độ nào?
Tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn với Bitrix24
Miễn phí với số lượng người dùng không giới hạn
7. Lập lịch trình liên hệ với khách hàng
Đã bao nhiêu lần bạn trách chính mình vì bạn chưa vạch ra các bước tiếp theo trong cuộc họp của mình? Một bổ sung đơn giản cho việc chuẩn bị gặp gỡ khách hàng của bạn là cách bạn sắp xếp lịch trình liên hệ trong tương lai. Mở lịch của bạn trong một tab, sẵn sàng để bắt đầu khi bạn đang kết thúc cuộc họp của mình. Bằng cách này, bạn sẽ không chỉ thực hiện một thỏa thuận bằng lời nói, hoặc thậm chí ghi chú lại mà bạn có thể bị lãng quên sau này.
Khi chuẩn bị, bạn có thể điền tiêu đề và thông tin chi tiết về khách hàng của mình, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là chọn thời gian và địa điểm. Nhưng tại sao các cuộc họp trong tương lai lại quan trọng đến vậy? Có thể nói rất nhiều điều trong các cuộc gặp gỡ khách hàng của bạn, nhưng điều đó không tự động khiến họ trở thành một khách hàng đã được xác nhận.
Bằng cách nhận được cam kết cho các liên hệ trong tương lai, bạn có thể giữ ngọn lửa bùng cháy, nhắc nhở họ về các dịch vụ của bạn và kiếm được lòng trung thành. Không muốn liên lạc với họ quá thường xuyên. Bám sát lịch trình của bạn và bạn có thể phù hợp với chúng mà không bị thúc ép.
8. Cung cấp một chút gì đó miễn phí
Hãy đối mặt với nó, tất cả chúng ta đều yêu thích phần mềm miễn phí và việc thể hiện sự đánh giá cao của bạn với khách hàng tiềm năng sẽ còn là một chặng đường dài.
Những gì bạn cung cấp là hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Có thể thứ gì đó có liên quan đến thương hiệu của bạn, nhưng quan trọng hơn, thứ gì đó sẽ có giá trị đối với khách hàng của bạn. Một lời khuyên về cách họ có thể làm việc trong công việc kinh doanh của mình là rất tốt, nhưng nếu bạn có thể gói nó thành sách điện tử hoặc video thì thậm chí còn tốt hơn.
Ngoài việc trở thành một bất ngờ thú vị cho khách hàng, bạn có thể xây dựng lòng tin và thể hiện uy quyền của mình trong lĩnh vực của mình. Do đó, khách hàng của bạn có nhiều khả năng quay trở lại công việc kinh doanh lặp lại hoặc thậm chí lan truyền về trải nghiệm tốt của họ.
9. Kết thúc mọi thứ
Hy vọng rằng, với việc chuẩn bị trước cho cuộc họp khách hàng đầy đủ, bạn sẽ kết thúc cuộc họp trong thời gian thuận lợi, sau khi đã hoàn thành mọi thứ bạn dự định.
Hãy dành một chút thời gian để xem lại những gì bạn đã thảo luận và hỏi xem có điểm nào nổi bật từ phía khách hàng của bạn không. Mặc dù có thể rất hấp dẫn, nhưng khi kết thúc cuộc họp không phải là lúc để áp dụng các chiến thuật gây áp lực cao để cố gắng đảm bảo một thỏa thuận.
Giữ nguyên một cái đầu lạnh mà bạn đã thể hiện trong suốt cuộc họp, và thậm chí nhắc họ rằng bạn hiểu rằng quyết định là tùy thuộc vào họ. Bằng cách này, bạn thể hiện mình là một cộng tác viên thông cảm, thấu hiểu và có thể mang lại lợi ích cho bạn. Hãy cẩn thận đừng quá phấn khích vào thời điểm này.
Hãy lịch sự, làm sáng tỏ bản thân, đảm bảo rằng bạn không quên bất cứ điều gì và giữ cho cuộc nói chuyện nhỏ diễn ra theo cách của bạn. Một cái bắt tay chắc chắn và đánh giá cao thời gian của họ được chào đón nhiều hơn, và việc để lại danh thiếp cũng không có hại gì.
10. Lưu tất cả hồ sơ của bạn trong CRM của bạn
Bề ngoài bạn muốn tỏ ra điềm tĩnh, thân thiện và dễ gần, nhưng bề ngoài bạn phải chuẩn bị cho buổi gặp gỡ khách hàng của bạn một cách tỉ mỉ và bài bản. Một công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ là nơi bạn lưu trữ tất cả hồ sơ của mình, theo dõi mọi tương tác và lên kế hoạch cho các cuộc họp trong tương lai.
Nếu bạn đang ghi chú bằng tay, điều đầu tiên bạn cần làm là nhập chúng vào tài liệu và đính kèm chúng vào hồ sơ khách hàng trong CRM của bạn. Bạn cũng nên có hồ sơ cập nhật về các kênh liên hệ và hồ sơ mạng xã hội của họ, cũng như sở thích của họ đối với giao tiếp và các dịch vụ bạn cung cấp.
Các CRM như Bitrix24 được tự động đồng bộ hóa với lịch của bạn, quy trình bán hàng, công cụ tiếp thị, v.v. Do đó, bạn có thể tiết kiệm thời gian cho quản trị viên và tập trung hơn vào liên lạc cá nhân. Ví dụ: khi thiết lập lịch liên hệ với khách hàng, bạn sẽ có thể tìm thấy tất cả các chi tiết trong lịch cũng như CRM của mình.
11. Phân tích và đánh giá hiệu suất của bạn
Mặc dù cảm thấy nhẹ nhõm (và hy vọng là niềm vui) khi kết thúc một cuộc họp, công việc của bạn vẫn chưa hoàn thành. Trong khi mọi thứ đều mới mẻ trong tâm trí bạn, hãy dành 10 phút để ngẫm nghĩ xem nó đã diễn ra như thế nào.
Những điều bạn có thể lưu ý bao gồm:
- Những câu hỏi khó
- Những vấp váp trong bài thuyết trình của bạn
- Kéo dài thời gian họp của bạn
- Sự phù hợp của địa điểm
- Các chủ đề của cuộc trò chuyện cần tránh
Đây là thời điểm bắt đầu chuẩn bị cho cuộc họp khách hàng của bạn cho các sự kiện trong tương lai. Nếu bạn không học hỏi từ những sai lầm của mình, bạn sẽ phải lặp lại chúng, vì vậy hãy bắt đầu viết ra một danh sách những điều nên làm và không nên làm mà bạn có thể tham khảo trước các cuộc họp trong tương lai.
Vì vậy, bây giờ bạn đã làm quen với các mẹo của chúng tôi, xin chúc mừng! Bạn gần như đã sẵn sàng cho cuộc họp đầu tiên của mình. Nhưng trước khi bạn khởi hành với tốc độ 100 dặm một giờ, hãy nghĩ về cách bạn sẽ kết hợp tất cả sự chuẩn bị, thông tin chi tiết về khách hàng và lộ trình giao tiếp.
Bitrix24 thực hiện rất nhiều công việc khó khăn cho bạn, với nền tảng tất cả trong một đáp ứng từng nhu cầu kinh doanh của bạn. Hơn 10.000.000 công ty đã đặt niềm tin vào Bitrix24 để chuẩn bị cho cuộc họp khách hàng của họ và hơn thế nữa, vì vậy hãy đăng ký ngay hôm nay và nắm quyền quản lý khách hàng của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để bắt đầu một cuộc họp khách hàng?
Bắt đầu cuộc họp khách hàng bằng các bước sau:
- Chào hỏi nhanh
- Cảm ơn họ đã dành thời gian
- Giải thích ngắn gọn cách bạn có thể giúp họ
- Xác nhận khoảng thời gian của cuộc họp
- Phát mọi tài liệu liên quan
Làm thế nào để gây ấn tượng với khách hàng trong lần gặp đầu tiên?
- Chuẩn bị đầy đủ và đúng giờ
- Cung cấp cho họ thứ gì đó miễn phí
- Cho thấy bạn đã thực hiện nghiên cứu của mình
- Nêu các ví dụ và số liệu thống kê về những thành công trong quá khứ của bạn
- Tích cực lắng nghe những điểm đau của họ
