Công nghệ bảng trắng kỹ thuật số trong làm việc nhóm giúp tối ưu hóa mô hình hybrid tại Việt Nam

Kể từ đại dịch COVID-19, làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ đã thay đổi đáng kể quy trình vận hành của nhiều doanh nghiệp Việt Nam và mở đường cho sự phát triển của mô hình làm việc hybrid. Tuy nhiên, duy trì sự gắn kết và hiệu quả khi đội ngũ vừa làm việc tại văn phòng vừa làm việc từ xa chưa bao giờ là bài toán đơn giản. Đó là lúc bảng trắng kỹ thuật số (whiteboards) và siêu tự động hóa (hyperautomation) xuất hiện và thay đổi hoàn toàn cuộc chơi.

Khi bảng trắng kỹ thuật số trong làm việc nhóm tạo ra không gian cộng tác mở, thì siêu tự động hóa giúp loại bỏ những công việc thủ công, lặp lại. Trong bài viết này, Bitrix24 sẽ cùng bạn tìm hiểu cách các doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng công cụ này để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm trong kỷ nguyên hybrid.

Bảng trắng kỹ thuật số và siêu tự động hóa là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, bảng trắng kỹ thuật số (digital whiteboards) là phiên bản “online” của bảng trắng truyền thống. Thay vì dành hàng tiếng đồng hồ đứng chung trong một phòng họp, các thành viên có thể dễ dàng phác thảo ý tưởng, ghi chú, hoặc xây dựng sơ đồ tư duy trên màn hình ở bất cứ đâu, chỉ cần có một chiếc laptop và vài thao tác đơn giản. Nhờ vậy, dù không gặp nhau trực tiếp, mọi người vẫn giữ được sự tương tác, sáng tạo và kết nối theo thời gian thực.

Trong khi đó, siêu tự động hóa (hyperautomation) thì giống như “trợ lý hậu trường” của doanh nghiệp. Nó kết hợp nhiều công nghệ như (Robotic Process Automation, RPA), AI, machine learning và phân tích dữ liệu để xử lý những công việc lặp đi lặp lại và tối ưu quy trình vận hành, từ xử lý dữ liệu đến hỗ trợ ra quyết định. 

Một bên tạo không gian cộng tác trực quan, một bên đảm bảo quy trình vận hành trơn tru. Sự kết hợp giữa bảng trắng kỹ thuật số và siêu tự động hóa giúp doanh nghiệp vừa phát huy được sự sáng tạo của đội ngũ, vừa tiết kiệm chi phí và nguồn lực ngay cả khi làm việc trong môi trường hybrid.

Bảng trắng kỹ thuật số và siêu tự động hóa có lợi ích gì trong mô hình làm việc hybrid?

Bảng trắng kỹ thuật số trong làm việc nhóm kết hợp cùng siêu tự động hóa đã trở thành giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán khó trong mô hình hybrid. Dưới đây là 5 lợi ích nổi bật mà sự kết hợp này mang lại:

1. Tăng cường khả năng cộng tác từ xa

Bảng trắng kỹ thuật số cho phép mọi người cùng phác thảo, ghi chú và thảo luận trực tiếp trên một nền tảng chung, bất kể họ ở đâu. Điều này giúp giữ sự kết nối và khuyến khích chia sẻ ý tưởng một cách tự nhiên, ngay cả khi các thành viên không ở cùng một phòng họp.

2. Giảm thiểu công việc thủ công lặp lại

Sẽ là một sự lãng phí nếu doanh nghiệp bắt nhân viên phải làm đi làm lại những công việc thủ công như nhập số liệu hay tổng hợp báo cáo, trong khi họ hoàn toàn có thể dành thời gian đó cho những việc mang lại giá trị cao hơn. Và siêu tự động hóa cho người lao động giúp giải quyết tất cả. Nhân viên được phép làm những công việc ý nghĩa hơn, doanh nghiệp tối ưu được nguồn lực, trong khi dữ liệu vẫn được hoàn thiện trơn tru và ít sai sót.

3. Đảm bảo tính minh bạch và đồng bộ trong dự án

Một trong những tính năng ưu việt nhất của bảng trắng kỹ thuật số là khả năng cập nhật theo thời gian thực. Các ý tưởng đều ngay lập tức đến được với mọi thành viên, qua đó, bất cứ ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình, tránh những hiểu lầm, chậm trễ, hoặc những thông tin không tường minh phát sinh trong quá trình làm việc nhóm.

4. Nâng cao tốc độ ra quyết định

Không còn những cuộc họp dài lê thê hàng giờ đồng hồ, bảng trắng kỹ thuật số và siêu tự động hóa môi trường làm việc cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên số liệu thực tế thay vì trực giác, và hành động ngay lập tức. Đồng thời, các cuộc thảo luận trên bảng trắng kỹ thuật số trở nên hiệu quả hơn khi có thông tin trực quan và kịp thời hỗ trợ.

5. Tạo nền tảng văn hóa làm việc linh hoạt

Khi xu hướng hybrid work Việt Nam bùng nổ hơn bao giờ hết, sự kết hợp giữa sáng tạo trên bảng trắng kỹ thuật số trở thành yếu tố "phải có" để đảm bảo vận hành trơn tru và ổn định. chỉ khi nhân viên được trao quyền và nhận đủ sự hỗ trợ, họ mới phát huy tối đa năng lực, đồng thời phát huy thế mạnh trong kỷ nguyên làm việc kết hợp 2025.

Bộ Kịch Bản Điều Phối Cộng Tác Hybrid: Canvas sprint Trigger tự động hóa và nghi thức cuộc họp cho Việt Nam

Nhập email của bạn để nhận hướng dẫn chi tiết từng bước

Tôi xác nhận rằng tôi đã đọc và hiểu Chính sách quyền riêng tư Bitrix24

Top 5 công cụ bảng trắng kỹ thuật số tốt nhất dành cho doanh nghiệp Việt Nam

Dưới đây là top 5 công cụ bảng trắng làm việc kết hợp tại Việt Nam tốt nhất được thị trường đánh giá cao về uy tín, tính ứng dụng và hiệu quả.

Bitrix24

Bitrix24 được đánh giá là công cụ cộng tác trực tuyến cho doanh nghiệp Việt Nam toàn diện, tích hợp nhiều công cụ cần thiết cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên làm việc hybrid. Không chỉ hỗ trợ bảng trắng kỹ thuật số trong làm việc nhóm, nền tảng này còn tối ưu quản lý dự án và tự động hóa quy trình. Sự kết hợp đó giúp các nhóm vừa sáng tạo, vừa làm việc hiệu quả và luôn duy trì được sự kết nối dù ở bất kỳ đâu.

• Whiteboards (Bảng trắng số): Bitrix24 cung cấp bảng trắng trực tuyến, cho phép nhân viên dễ dàng phác thảo ý tưởng và ghi chú theo thời gian thực. Trong mô hình hybrid, điều này giúp các nhóm duy trì sự sáng tạo và trao đổi nhanh chóng mà không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Nhờ đó, mọi ý tưởng đều được ghi nhận và phát triển kịp thời, tăng tính gắn kết trong công việc.
• Cộng tác dự án: Tính năng cộng tác dự án giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ, phân bổ nhiệm vụ và theo dõi kết quả trong một không gian thống nhất. Điều này đặc biệt quan trọng trong mô hình hybrid, nơi thông tin có thể bị phân tán nếu không được hệ thống hóa. Với Bitrix24, các nhóm luôn nắm rõ “bức tranh tổng thể” của dự án, đảm bảo mọi thành viên đi đúng hướng.
• Tự động hóa: Tính năng tự động hóa trong Bitrix24 cho phép nhân viên dễ dàng giải quyết các công việc mang tính chất lặp lại như nhắc nhở hay phê duyệt thông qua thiết lập các luồng xử lý tự động (workflow). Không chỉ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và hạn chế sai sót, tính năng này còn cho phép doanh nghiệp tập trung xây dựng các mục tiêu quan trọng hơn.

Đặc biệt, Bitrix24 còn trang bị tính năng CoPilot và công cụ tự động hóa nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hybrid phối hợp nhịp nhàng giữa đội ngũ làm việc tại văn phòng và từ xa. Được ví như bộ "trợ lý thông minh", các công cụ này tự động tổng hợp thông tin, phân công nhiệm vụ và nhắc nhở tiến độ để mọi người luôn đồng bộ và cập nhật kịp thời mọi vấn đề đang diễn ra. Nhờ đó, doanh nghiệp duy trì hiệu suất cao, giảm gián đoạn và đảm bảo sự gắn kết trong công việc trong khi vẫn tối ưu được chi phí vận hành.

Miro 

Miro là nền tảng bảng trắng trực tuyến phổ biến, giúp các nhóm phác thảo ý tưởng, lập sơ đồ tư duy và lên kế hoạch dự án một cách trực quan. Trong môi trường hybrid, Miro giúp mọi thành viên cùng tương tác, sử dụng và chia sẻ ý tưởng tức thì, bất kể họ đang ở đâu. Các tính năng cộng tác theo thời gian thực giúp giảm thời gian họp và tăng hiệu quả ra quyết định.

Microsoft Whiteboard 

Là sản phẩm của "ông trùm" công nghệ Microsoft, bảng trắng ảo này cho phép cộng tác từ xa, tích hợp mượt mà với hệ sinh thái Microsoft 365, mang đến trải nghiệm cộng tác trực tuyến liền mạch. Nhân viên có thể vẽ, ghi chú và đồng bộ hóa thông tin trên nhiều thiết bị, rất phù hợp cho các nhóm hybrid.

MURAL 

MURAL là công cụ trực quan giúp các đội nhóm thiết kế, brainstorm và lập kế hoạch dự án dễ dàng. Trong môi trường hybrid, MURAL hỗ trợ tổ chức workshop, lập mindmap và phân tích ý tưởng từ xa. Nhờ các template sẵn có và khả năng tương tác thời gian thực, nhân viên có thể làm việc sáng tạo mà vẫn duy trì hiệu quả.

FigJam 

FigJam là bảng trắng ảo cho cộng tác từ xa của Figma, nổi bật với khả năng trực quan hóa ý tưởng và cộng tác theo nhóm. Nó cho phép các nhóm hybrid cùng brainstorm, tạo flowchart và chia sẻ feedback trực tiếp trên nền tảng. Với FigJam, việc kết nối các thành viên từ xa trở nên dễ dàng, đồng thời tăng tính sáng tạo và hiệu quả trong các dự án chung.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận

Bảng trắng kỹ thuật số trong làm việc nhóm và siêu tự động hóa không chỉ là công nghệ, mà còn là “người bạn đồng hành” trong hành trình xây dựng môi trường làm việc hybrid. Chúng giúp xóa đi những rào cản về không gian, đồng thời khơi gợi tinh thần hợp tác và sáng tạo nơi mỗi thành viên. Ở đó, mọi cuộc họp, mọi dự án đều trở nên sống động hơn, liền mạch hơn, và tràn đầy năng lượng đổi mới.

Trong tương lai, những doanh nghiệp dám thử nghiệm, dám kết hợp và tận dụng sức mạnh này sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững. Kỷ nguyên làm việc từ xa tại Việt Nam đang mở ra một chương mới, và sự kết hợp giữa sáng tạo truyền thống với công nghệ thông minh chính là chìa khóa để viết nên câu chuyện thành công này.