Cuộc cách mạng làm việc từ xa tại Việt Nam: Làm sao để quản lý và gắn kết đội ngũ hiệu quả?

Không còn là giải pháp tình thế sau đại dịch, làm việc từ xa giờ đây đã trở thành “trạng thái bình thường mới” của hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam. Giữa bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, giới hạn địa lý gần như bị xóa mờ khi một nhân sự có thể vừa nhâm nhi tách cafe vừa làm việc từ Đà Lạt, trong khi vẫn có thể cộng tác với đồng đội tại Hà Nội và báo cáo cho lãnh đạo ở TP.HCM chỉ trong một buổi sáng. Tuy nhiên, song hành với sự linh hoạt ấy là hàng loạt câu hỏi hóc búa về quản trị, giao tiếp và giữ lửa đội ngũ.

Liệu một “văn phòng ảo” có thể thay thế hoàn toàn sự gắn kết nơi công sở truyền thống? Làm sao để đội ngũ quản lý không chỉ kiểm soát tiến độ mà còn truyền cảm hứng, tạo cảm giác thuộc về cho từng cá nhân ở những địa phương khác nhau? Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu về định hướng dành cho những doanh nghiệp đang đi trên hành trình chuyển đổi số nguồn nhân lực, từ việc thiết lập không gian làm việc số, đến những giải pháp giúp quản lý con người từ xa một cách khoa học và nhân văn.

Vì sao làm việc từ xa được xem là "cuộc cách mạng" của các doanh nghiệp hiện đại?

Trong kỷ nguyên số, nơi mọi giới hạn về không gian và thời gian dần bị xóa nhòa, cuộc cách mạng làm việc từ xa thực sự đã thay đổi cách doanh nghiệp vận hành và phát triển. Nó mang đến một cách tiếp cận hoàn toàn mới: tái định nghĩa khái niệm "làm việc từ xa là gì" và "thế nào là hiệu suất”.

Làm việc từ xa thay đổi gần như toàn bộ cách một công ty vận hành - từ chỗ ngồi, giờ giấc, tới cách quản lý và phối hợp công việc. Trước đây, người ta hay nghĩ “đi làm” là phải có mặt ở văn phòng, chấm công đúng giờ, họp hành trực tiếp, và gặp gỡ đồng nghiệp. Nhưng giờ đây, một đội ngũ có thể làm việc xuyên quốc gia, không cùng múi giờ, trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất và hiệu quả. Doanh nghiệp nhờ đó tiết kiệm chi phí, tiếp cận được người giỏi hơn, còn nhân viên thì thoải mái, chủ động và ít áp lực hơn. Cách làm việc mới này không chỉ tiện lợi, mà còn buộc các công ty phải thay đổi tư duy quản trị, ứng dụng công nghệ và chú trọng nhiều hơn đến trải nghiệm của người lao động. Chính vì vậy, đây không chỉ là một xu hướng, mà là một cuộc cách mạng thực thụ.

Những lợi thế và thách thức khi tổ chức làm việc từ xa

Xu hướng làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong thời đại số hóa, nhưng đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức trong quản lý và vận hành.

Lợi thế của làm việc từ xa

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Không cần tốn kém cho văn phòng, điện nước, thiết bị hay các khoản lặt vặt khác, doanh nghiệp có thể dồn ngân sách cho những thứ chiến lược hơn - như công nghệ, con người hoặc phát triển sản phẩm.
• Tăng khả năng tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Làm việc từ xa còn mở ra cánh cửa để doanh nghiệp tiếp cận nhân tài toàn cầu - thay vì bó hẹp chỉ tuyển người sống gần văn phòng. Một đội ngũ quản lý startup ở TP.HCM hoàn toàn có thể làm việc với designer ở Đà Nẵng, lập trình viên ở Hà Nội, và chuyên gia tư vấn ở Singapore. Đó là điều gần như không tưởng nếu cứ giữ tư duy "ngồi cùng văn phòng mới làm được việc".
• Tăng hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên: Không cần chịu đựng cảnh kẹt xe hàng tiếng đồng hồ, không có những "drama" nơi công sở, không có những cuộc họp kéo dài lê thê cả ngày, khi được chủ động về thời gian và không gian làm việc, nhân viên thường có xu hướng giảm căng thẳng và tập trung tốt hơn.
• Tăng khả năng thích ứng và vận hành liên tục: Khi xảy ra các tình huống khẩn cấp như dịch bệnh, thiên tai hoặc gián đoạn hạ tầng, doanh nghiệp vẫn có thể duy trì hoạt động ổn định nhờ mô hình làm việc linh hoạt.
• Thúc đẩy chuyển đổi số và đổi mới quản lý: Làm việc từ xa buộc doanh nghiệp phải đầu tư vào công nghệ, số hóa quy trình và tái cấu trúc đội ngũ quản lý, từ đó tạo ra nền tảng cho sự phát triển bền vững. Vì vậy, việc áp dụng các công nghệ số như quản lý dự án online, nền tảng giao tiếp nội bộ và CRM gần như trở thành yêu cầu bắt buộc của mọi doanh nghiệp nếu muốn hiện đại hoá quy trình làm việc.

Thách thức khi làm việc từ xa

• Khó kiểm soát hiệu suất và tiến độ công việc: Đây có lẽ là bài toán hóc búa nhất của mọi doanh nghiệp khi đứng quyết quyết định có nên chuyển sang hình thức làm việc từ xa hay không. Việc không trực tiếp giám sát có thể khiến nhà quản lý gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu quả làm việc, quản lý nhân viên từ xa nếu không có hệ thống minh bạch và rõ ràng.
• Thiếu tương tác và kết nối nội bộ: Một trong những cú sốc văn hóa khi chuyển sang làm việc từ xa là cảm giác lạc lõng, nhất là với những nhân sự vốn quen môi trường đông vui, tương tác thường xuyên. Về lâu dài, điều này khiến các nhóm rơi vào trạng thái “ai biết việc nấy”, thiếu chia sẻ, làm việc kém phối hợp và khó duy trì "lửa" của đội ngũ nhân sự.
• Rủi ro bảo mật và an toàn dữ liệu: Khi làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau, nguy cơ rò rỉ thông tin, tấn công mạng hoặc thất thoát dữ liệu doanh nghiệp tăng cao nếu không có giải pháp bảo mật phù hợp.
• Phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ: Internet chập chờn, máy tính hỏng giữa buổi họp, phần mềm lỗi liên tục - những thứ tưởng như nhỏ nhặt lại ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc. Chưa kể, không phải ai cũng rành công nghệ. Việc thiếu kỹ năng sử dụng các công cụ cộng tác số cũng là một rào cản lớn, nhất là với những team không có bộ phận IT hỗ trợ sát sao.
• Thách thức trong đào tạo và quản lý nhân sự mới: Đào tạo và hòa nhập nhân sự từ xa không đơn giản là gửi email hướng dẫn và cho vào group chat. Để nhân sự mới nhanh chóng “bắt sóng”, hiểu quy trình và hòa nhập với đội ngũ đòi hỏi quy trình bài bản, người hướng dẫn cụ thể và hệ thống hỗ trợ đi kèm. Nếu không, người mới sẽ cảm thấy lạc lõng, khó phát huy năng lực, thậm chí nghỉ sớm vì không cảm nhận được sự gắn kết với tổ chức.

Top 3 giải pháp quản lý và gắn kết đội ngũ làm việc từ xa hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp

Làm việc từ xa mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp có những giải pháp quản lý bài bản để đảm bảo hiệu suất, duy trì kết nối nội bộ và tăng cường sự gắn bó giữa các thành viên. Dưới đây là 3 giải pháp hàng đầu về cách quản lý nhân viên từ xa mà các doanh nghiệp hiện đại có thể áp dụng.

Sử dụng các nền tảng CRM đa chức năng

Bitrix24 là nền tảng CRM tích hợp nhiều công cụ làm việc từ xa hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức văn phòng ảo, quản lý công việc, và duy trì sự gắn kết giữa các thành viên ở nhiều địa điểm khác nhau. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình làm việc linh hoạt hoặc làm việc từ xa toàn phần.

• Quản lý công việc (Task Management): Phần mềm quản lý nhân viên từ xa giúp giao việc, theo dõi tiến độ, đặt deadline và nhận báo cáo tự động, giúp nhà quản lý kiểm soát mọi hoạt động trong nhóm dù không cùng văn phòng.
• Họp trực tuyến (Online Meetings): Tích hợp video call và hội nghị trực tuyến ngay trong hệ thống, giúp kết nối nhóm dễ dàng, tổ chức họp nhanh chóng và duy trì liên lạc xuyên suốt.
• Hợp tác dự án (Project Collaboration): Cộng tác nhóm theo dự án với đầy đủ công cụ chia sẻ tài liệu, trò chuyện nội bộ, bình luận trực tiếp trên công việc, đảm bảo mọi người cùng làm việc trên một nền tảng thống nhất.

Bitrix24 không chỉ giúp quản lý hiệu quả mà còn tạo môi trường làm việc số năng động, nơi mọi thành viên đều cảm thấy được kết nối và đóng góp, ngay cả khi họ làm việc từ những địa điểm khác nhau.

Số hóa và chuẩn hóa quy trình làm việc

Để đội ngũ làm việc từ xa hoạt động mượt mà, doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình nội bộ rõ ràng và số hóa toàn bộ quy trình làm việc. Từ việc onboarding nhân sự, xử lý hồ sơ, phê duyệt giấy tờ cho tới theo dõi KPI, tất cả nên được số hóa trên một nền tảng và dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Đầu tư vào đào tạo trực tuyến và phát triển văn hóa doanh nghiệp số

Làm việc từ xa không có nghĩa là nhân viên làm việc trong “khoảng không cô lập”. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo online định kỳ, cung cấp tài liệu học tập, kỹ năng số và các hoạt động nội bộ như game, khảo sát ý kiến hay buổi chia sẻ văn hóa để giữ cho đội ngũ luôn kết nối và phát triển. Một nền văn hóa số tích cực sẽ giúp nhân viên cảm thấy họ là một phần quan trọng trong tổ chức, bất kể họ đang làm việc từ đâu.

FAQ

Kết luận

Làm việc từ xa không chỉ là thay đổi vị trí đặt chiếc bàn làm việc, mà là thay đổi tư duy về cách tạo ra giá trị trong doanh nghiệp, sự gắn kết của nhân viên với tổ chức. Khi khoảng cách địa lý không còn là rào cản, thì yếu tố con người như sự thấu hiểu, tính kết nối và khả năng dẫn dắt từ xa mới trở thành lợi thế cạnh tranh thực sự. Một tổ chức biết cách giữ cho đội ngũ luôn được “kết nối cảm xúc” sẽ có sức bật bền vững, bất kể nhân sự của họ đang ở đâu trên bản đồ.