Cách Chọn Phần Mềm Quản Lý Dự Án Tốt Nhất Cho Quy Trình Làm Việc Của Bạn

Nếu doanh nghiệp của bạn phải giải quyết các dự án, bạn có thể muốn tích hợp phần mềm quản lý dự án vào quy trình làm việc của mình. Một ứng dụng như vậy sẽ cho phép bạn nâng cao hiệu quả của nhóm, đảm bảo bạn luôn đáp ứng thời hạn, giữ cho khách hàng hài lòng và tối đa hóa doanh thu của bạn. Từ bài viết này, bạn sẽ biết cách chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất và các tính năng cần tìm. Ngoài ra, bạn sẽ tìm hiểu về các công cụ quản lý dự án tối ưu cho các loại người dùng khác nhau.

Định nghĩa về Phần mềm Quản lý Dự án

Hãy tưởng tượng bạn đang làm một bộ phim. Để bộ phim được hoàn thành, bạn cần thực hiện các tác vụ sau: 

• Tiến hành lựa chọn diễn viên

• Thuê đội quay phim, biên kịch, nhà sản xuất âm thanh và các chuyên gia khác

• Đảm bảo mọi người có mặt vào đúng ngày giờ

• Xin phép làm việc trên một số địa điểm lịch sử

• Tổ chức phương tiện đi lại và ăn ở

• Nhận ngân sách

• Lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị

Bạn nên xử lý tất cả các nhiệm vụ này theo một thứ tự cụ thể. Hàng trăm người sẽ tham gia vào quá trình này. Nhóm làm phim của bạn sẽ bao gồm nhiều nhóm nhỏ khác nhau, mỗi nhóm sẽ có mục tiêu và thời hạn. Phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép bạn hiểu ai cần làm những gì và khi nào. Bạn sẽ có thể phân bổ hợp lý các nguồn lực của mình, tối ưu hóa lịch trình và cắt giảm chi phí.

Phần mềm quản lý dự án là một loại ứng dụng cộng tác trực tuyến. Đây là cách nó làm việc:

• Tất cả nhân viên đang cộng tác trong dự án đăng nhập để kiểm tra xem họ dự kiến ​​sẽ làm gì và khi nào

• Nhân viên ghi lại tiến độ của họ trong các nhiệm vụ

• Họ thêm các chi tiết có liên quan, chẳng hạn như ghi chú về bất kỳ thay đổi nào

• Các thành viên trong nhóm có cấp quyền liên quan có thể theo dõi xem đồng nghiệp của họ đang bận gì, thời hạn của họ là gì và họ nên đạt được những mục tiêu nào

Người giám sát có thể thấy rõ liệu tất cả các nhiệm vụ có được hoàn thành đúng thời hạn hay không. Nếu một số thành viên trong nhóm không đáp ứng được thời hạn của họ, người quản lý có thể nhanh chóng phân phối lại nhiệm vụ và giao chúng cho các chuyên gia khác. Nếu phần mềm quản lý dự án của bạn hỗ trợ theo dõi tài chính, bạn cũng có thể kiểm tra xem mình có phù hợp với ngân sách hay không.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho quy trình làm việc của mình?

Hãy thử Bitrix24 ngay hôm nay 

Chức năng của ứng dụng quản lý dự án

Với sự trợ giúp của phần mềm quản lý dự án, bạn có thể xử lý cả các dự án trực tuyến và ngoại tuyến, chẳng hạn như:

• Chiến dịch tiếp thị qua người ảnh hưởng (Influencer marketing)
  

• Triển lãm thương mại ngoại tuyến

• Xây dựng thị trường trực tuyến

• "Tân trang lại" một ngôi nhà cũ

Với sự trợ giúp của phần mềm, bạn có thể xem mỗi dự án yêu cầu bao nhiêu tài nguyên. Ngoài ra, bạn có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Nếu phần mềm thông báo rằng một nhiệm vụ cụ thể có thể không đáp ứng được thời hạn, nó sẽ thông báo trước cho bạn để bạn có đủ thời gian thực hiện các biện pháp.

Các ứng dụng quản lý dự án nâng cao có thể làm những việc sau:

• Tự động tinh chỉnh tiến độ dự án khi nhân viên không đáp ứng được thời hạn

• Soạn báo cáo để cho người giám sát biết nhân viên nào có quá nhiều việc hoặc quá ít việc phải làm

• Theo dõi ngân sách dự án

• Ghi lại giờ có thể lập hóa đơn để bạn có thể gửi hóa đơn cho khách hàng trong thời gian làm việc

Để giảm chi phí, bạn có thể muốn bắt đầu với phần mềm cung cấp chức năng cơ bản với mức giá tối thiểu và sau đó cho phép bạn nâng cấp lên các gói nâng cao hơn với chức năng mở rộng và thẻ giá cao hơn.

Các thông số quan trọng của các giải pháp quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Hãy tập trung vào các dự án chứ không chỉ bất kỳ loại công việc nào đang diễn ra. Ví dụ: Airtable, Basecamp và Trello thường được coi là các công cụ quản lý dự án - nhưng trên thực tế, các chuyên gia có thể sử dụng chúng cho bất kỳ loại công việc nào. Một dự án cần phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và có thể thực hiện được. Nếu thiếu một trong ba yếu tố thiết yếu này, điều đó có nghĩa là công việc bạn đang làm không thể được coi là một dự án.

• Cung cấp các công cụ để theo dõi, tổ chức và lên lịch làm việc dựa trên dự án. Biểu đồ Gantt cũng rất cần thiết: chúng cung cấp chế độ xem dòng thời gian thường được sử dụng trong quản lý dự án.

Phần mềm quản lý dự án cho phép nhân viên của bạn thực hiện song song hàng chục hoặc hàng trăm dự án và lịch trình của chúng. Nếu bạn cố gắng điều phối tất cả những công việc này bằng cách sử dụng email, bút và giấy hoặc bất kỳ công cụ nào kém tiên tiến hơn, công việc của bạn có thể trở nên hỗn loạn.

Mẹo chọn giải pháp quản lý dự án

Khi so sánh các giải pháp quản lý dự án khác nhau, bạn nên tự hỏi mình ba câu hỏi sau:

• Nhân viên của bạn cần hoàn thành những loại nhiệm vụ nào?

• Có bao nhiêu nhân viên trong công ty của bạn?

• Bạn muốn điều hành công việc kinh doanh của mình như thế nào?

Hỏi các thành viên trong nhóm của bạn về nhu cầu và điểm đau của họ. Tổ chức đào tạo cho tất cả nhân viên của bạn về cách sử dụng các công cụ mới. Tùy chỉnh ứng dụng theo yêu cầu cá nhân của tổ chức của bạn trước khi bạn bắt đầu thêm các dự án vào đó.

Chi phí thiết lập của một giải pháp quản lý dự án có thể khá cao - nhưng khoản đầu tư này sẽ nhanh chóng được đền đáp. Nó sẽ tạo điều kiện cho sự cộng tác trong từng nhóm và giữa các nhóm. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra các biện pháp để cải thiện hiệu quả của họ.

Phần mềm quản lý dự án miễn phí tốt nhất

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất không cần phải tốn kém. Nhiều ứng dụng hàng đầu có phiên bản miễn phí, mà chức năng của chúng có thể bị hạn chế theo những cách sau:

• Họ có thể chỉ hỗ trợ một số lượng nhỏ người dùng và / hoặc dự án

• Họ có thể chỉ cung cấp các tính năng cơ bản nhất cho người dùng miễn phí

Nếu công ty của bạn nhỏ và bạn thường chỉ xử lý một vài dự án cùng một lúc, bạn có thể hài lòng với phiên bản miễn phí của sản phẩm. Nếu bạn có một doanh nghiệp lớn hơn, bạn có thể muốn sử dụng phiên bản miễn phí để có khái niệm về sản phẩm và quyết định xem việc nâng cấp lên gói trả phí có hợp lý hay không.

AceProject, ProofHub, TeamGantt, Teamwork, Redmine, Wrike và Zoho Projects - đây là một số giải pháp quản lý dự án phổ biến nhất cung cấp tài khoản miễn phí. Tuy nhiên, vị trí hàng đầu trong bảng xếp hạng này thuộc về Bitrix24. Đó là một sản phẩm lớn và linh hoạt có sẵn ở định dạng Tại chỗ hoặc Đám mây cũng như ứng dụng di động cho iOS và Android. Khi nói đến quản lý dự án, Bitrix24 cho phép bạn thực hiện những việc sau:

• Tạo số lượng không giới hạn các nhiệm vụ nhóm và riêng tư

• Thêm nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra

• Sử dụng các mẫu để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại

• Sử dụng biểu đồ Gantt để lập kế hoạch và giám sát các dự án

• Chuyển sang chế độ xem Kanban cho các nhiệm vụ và dự án trực quan với các giai đoạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh

• Sử dụng extranet để đảm bảo giao tiếp và cộng tác của bạn với những người dùng bên ngoài như dịch giả tự do, đối tác và khách hàng

• Tạo báo cáo để đánh giá hiệu suất nhân viên của bạn

Bitrix24 dễ dàng tích hợp với các giải pháp của bên thứ ba. Ngoài quản lý dự án, nó còn có các công cụ quản lý thời gian và nhiệm vụ tuyệt vời. Bạn sẽ đánh giá cao trung tâm liên hệ được tích hợp sẵn của Bitrix24, trình tạo trang web miễn phí và một CRM mạnh mẽ có thể lưu trữ số lượng bản ghi không giới hạn.

Các ứng dụng quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất dành cho các công ty nhỏ nên chi phí cho bạn không quá 15 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng. Có thể, bạn sẽ chỉ cần trả 6 USD hoặc thậm chí 3 USD cho mỗi người dùng mỗi tháng. Các giải pháp như vậy thiếu các công cụ tiên tiến dành riêng cho phần mềm đắt tiền hơn. Ví dụ: công cụ thân thiện với ngân sách nhất sẽ khó có thể đối phó với các nhiệm vụ sau:

• Lên lịch nhân viên

• Thu thập bảng chấm công để lập hóa đơn cho khách hàng

• So sánh tiến độ của nhiều dự án chạy đồng thời

Nhưng chức năng cơ bản của nó phải đủ rộng rãi và linh hoạt cho một doanh nghiệp nhỏ.

Nếu bạn chưa từng sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý các dự án của mình trước đây, bạn có thể muốn bắt đầu với GanttPRO. Nó có một thẻ giá thấp và một đường cong học tập nông cạn.

Nếu bạn mong muốn doanh nghiệp của mình mở rộng quy mô theo thời gian, bạn có thể chọn tham gia Dự án Zoho. Đó là một hệ sinh thái các ứng dụng hữu ích tích hợp liền mạch với nhau.

Các ứng dụng quản lý dự án tốt nhất cho các tổ chức lớn

Các tổ chức lớn thường hài lòng với phần mềm như Celoxis hoặc LiquidPlanner. Những công cụ này cho phép họ thực hiện các tác vụ sau:

• Điều phối công việc của hàng nghìn nhân viên

• Theo dõi thời gian cho mục đích thanh toán

• Doanh thu dự án

• Theo dõi ngân sách

• Nhận thông tin chi tiết về tài nguyên

• Xác định các tác vụ có mức độ ưu tiên cao

• Xác định những nhiệm vụ và dự án nào có nguy cơ bị trượt

Các giải pháp như vậy ít tập trung hơn vào hiệu suất của các cá nhân và nhiều hơn vào hiệu quả của các nhóm và bộ phận.

Ứng dụng quản lý dự án tốt nhất với các tính năng đặc biệt

Bạn có thể muốn chọn một giải pháp có các tính năng đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng hai tiêu chí sau:

• Bạn không phải là một tổ chức lớn

• Chức năng của phần mềm cho các công ty nhỏ không đủ cho bạn

Trong tình huống như vậy, chúng tôi muốn giới thiệu các ứng dụng sau cho bạn:

Lời kết

Hy vọng rằng bạn thấy bài viết này bổ ích và bây giờ bạn hiểu rõ hơn về các chi tiết cụ thể và ưu điểm của phần mềm quản lý dự án. Nhờ một giải pháp như vậy, bạn sẽ có thể điều phối hiệu quả nhiều dự án sẽ diễn ra đồng thời. Bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc phân bổ hợp lý các nguồn lực và thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên. Các dự án của bạn sẽ luôn hoàn thành đúng thời hạn, khách hàng của bạn sẽ hài lòng, danh tiếng của bạn sẽ được củng cố và doanh thu của bạn sẽ tăng lên.