Nghệ thuật tối ưu hiệu suất: Cách làm việc từ xa hiệu quả và bí quyết để cân bằng cuộc sống

Trong một vài năm trở lại đây, đặc biệt sau khi COVID-19 bùng nổ, thuật ngữ làm việc từ xa (remote working) đã không còn là điều gì quá xa lạ. Nhiều người, đặc biệt là Gen Z, bắt đầu quen với việc làm việc ở nhà, tại quán cà phê, thậm chí vừa đi du lịch vừa xử lý công việc. Từ chỗ là giải pháp bất đắc dĩ mùa dịch, làm việc từ xa giờ đây đã trở thành thói quen - thậm chí là lối sống của không ít người. Tuy nhiên, cùng với sự linh hoạt là vô số áp lực vô hình như cảm giác bị cô lập, xáo trộn giữa công việc và cuộc sống cá nhân, hay những phút thiếu tập trung khiến hiệu suất giảm sút.

Vậy làm thế nào để vừa làm việc từ xa hiệu quả, vừa không đánh mất sự cân bằng trong cuộc sống? Bài toán đặt ra dĩ nhiên không đơn giản, nhưng hãy cùng Bitrix24 khám phá cách làm việc từ xa hiệu quả - từ cách tổ chức không gian, thời gian cho đến việc xây dựng những thói quen nhỏ nhất nhằm nuôi dưỡng tinh thần mỗi ngày và tối ưu năng suất làm việc.

Vì sao làm việc từ xa là hướng đi tất yếu của các doanh nghiệp hiện đại?

Bạn có thể bắt gặp hình ảnh quen thuộc: một bạn trẻ ngồi làm việc với laptop bên ly cà phê ở Đà Lạt – vừa trả lời email, vừa lên kế hoạch cho dự án nhóm. Với nhiều người, đó là nhịp sống thường ngày sau đại dịch. Làm việc từ xa đã trở thành “bình thường mới” - một lựa chọn chiến lược khi doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô mà không bị ràng buộc bởi không gian vật lý.

Ngoài là một cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên, làm việc từ xa cho phép doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí văn phòng – từ tiền thuê mặt bằng cho đến phí điện nước, nhân công vệ sinh, thậm chí là khoản phí chi trả hàng tháng cho nhân viên gửi xe. Nhưng điều quan trọng hơn, khi một doanh nghiệp lựa chọn phương pháp làm việc từ xa, điều đó có nghĩa là họ đã đặt niềm tin vào đội ngũ nhân sự: tin vào việc nhân viên sẽ chủ động, có trách nhiệm ngay cả khi không có ai ngồi cạnh để giám sát. Và chính từ sự tin tưởng đó, một văn hóa làm việc mới dần hình thành - nơi mỗi người được trao quyền và có quyền sắp xếp công việc theo cách họ thấy hiệu quả nhất.

Trong một thế giới mà công nghệ đã đủ mạnh để kết nối tất cả, không khó để thấy rằng làm việc từ xa không còn là xu hướng tạm thời. Nó là lựa chọn nghiêm túc, đặc biệt với những doanh nghiệp muốn thích nghi nhanh, vận hành gọn và giữ chân người giỏi để thích nghi, phát triển và dẫn đầu.

Những lợi thế của làm việc từ xa đối với cả doanh nghiệp và người lao động

Làm việc từ xa không chỉ thay đổi cách chúng ta tiếp cận công việc mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và người lao động.

Đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí cố định như mặt bằng, điện nước và các trang thiết bị văn phòng xuống mức thấp nhất.
• Mở rộng nguồn nhân lực: Không bị giới hạn bởi vị trí địa lý, doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và tuyển dụng nhân tài từ nhiều khu vực khác nhau, nâng cao chất lượng đội ngũ.
• Tăng cường hiệu quả làm việc: Nhân viên trở nên linh hoạt, chủ động và biết cách làm việc năng suất cao hơn nhờ khả năng tự điều chỉnh nhịp độ và môi trường làm việc phù hợp với bản thân.

Đối với người lao động

• Linh hoạt thời gian và không gian: Nhân viên làm việc có thể tự do sắp xếp giờ giấc, giúp cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn.
• Giảm áp lực di chuyển: Loại bỏ việc đi lại tốn thời gian và chi phí giúp nhân viên tiết kiệm năng lượng và chi phí hàng ngày.
• Tăng cường sự tự chủ và hài lòng: Môi trường làm việc linh hoạt giúp người lao động cảm thấy được tin tưởng, từ đó nâng cao động lực cũng khả năng hoàn thành công việc hiệu quả.

5 bí kíp giúp tăng năng suất khi làm việc từ xa trong khi vẫn cân bằng cuộc sống

Để làm việc năng suất hiệu quả mà vẫn giữ được nhịp sống cân bằng đòi hỏi bạn cần phải có những bước đi rõ ràng, có thể áp dụng ngay. Cùng điểm qua 5 chiến thuật giúp bạn làm việc hiệu quả hơn ngay cả khi ở nhà, đồng thời cân bằng tinh thần và chất lượng sống.

1. Tối ưu hiệu suất với công cụ quản lý công việc

Một trong những thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa là phải giữ cho công việc luôn rõ ràng, có kế hoạch và không bị trôi mất trong “biển” email hay tin nhắn. Một hệ thống CRM tối ưu đặc biệt cho các team làm việc từ xa như Bitrix24 chính là công cụ đắc lực giúp bạn quản lý nhiệm vụ hàng ngày một cách khoa học, tạo việc làm có năng suất. Với tính năng phân công công việc, theo dõi tiến độ và nhắc nhở tự động, Bitrix24 cho người dùng biết chính xác hôm nay cần làm gì, deadline ra sao và ưu tiên nhiệm vụ nào trước.

Không chỉ vậy, Bitrix24 còn cung cấp cái nhìn tổng thể về toàn bộ dự án hoặc chu trình làm việc, giúp mọi người trong team dễ dàng phối hợp với đồng nghiệp và báo cáo tiến độ một cách minh bạch. Việc lưu trữ thông tin, tài liệu liên quan ngay trên hệ thống cũng giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tránh sai sót và nâng cao năng suất chất lượng công việc. Từ đó, bạn không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn có thể kiểm soát tốt công việc, giảm áp lực và duy trì được sự cân bằng trong cuộc sống.

Với ba tính năng nổi bật Quản lý công việc (Task management), Quản lý dự án (Project management) và Không gian làm việc trực tuyến (Online workspace), Bitrix24 giúp mọi thứ trở nên minh bạch và liền mạch.

Quản lý công việc (Task management): Tính năng này giúp bạn dễ dàng tạo, phân công và theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ cụ thể, đồng thời nhắc nhở tự động và cập nhật trạng thái để bạn chủ động trong việc quản lý thời gian, từ đó tăng năng suất và giảm áp lực.

Quản lý dự án (Project management): Bitrix24 hỗ trợ theo dõi tổng thể dự án với các công cụ trực quan như biểu đồ Gantt, báo cáo tiến độ và phân bổ nguồn lực thông minh. Điều này giúp các nhóm làm việc từ xa có thể phối hợp ăn ý, nắm bắt được bức tranh toàn cảnh, kịp thời điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Không gian làm việc trực tuyến (Online workspace): Không gian làm việc trực tuyến của Bitrix24 tạo ra một “văn phòng ảo” tích hợp nhiều tính năng như chat nhóm, họp video, chia sẻ tài liệu và lưu trữ dữ liệu. Tính năng này dùng để duy trì sự kết nối, tăng cường giao tiếp và giảm cảm giác cô lập thường gặp khi làm việc từ xa vì nó giúp team có thể trao đổi nhanh chóng, cập nhật thông tin tức thì và cùng nhau xử lý công việc hiệu quả như đang ở chung một văn phòng thật.

2. Quản lý thời gian chủ động để làm ít hơn nhưng hiệu quả hơn

Một trong những bẫy phổ biến khi làm việc từ xa là cảm giác “làm hoài không hết việc” – check mail suốt ngày, họp liên tục, rồi đến tối vẫn chưa xong task. Nghe quen không? Đó là vì bạn đang để công việc kéo đi chứ không phải mình chủ động lái.

Muốn thoát khỏi vòng xoáy đó, nguyên tắc làm hiệu quả chính là chìa khoá. Bạn cần học cách quản lý thời gian có mục đích - tức là biết rõ hôm nay cần làm gì, ưu tiên việc nào trước, dành bao lâu cho mỗi đầu việc và… khi nào thì cần dừng lại. Có không ít phương pháp hỗ trợ quản lý thời gian chủ động:

• Pomodoro: Chia nhỏ thời gian làm việc thành từng phiên 25 phút, nghỉ 5 phút.
• Time-blocking: Đặt sẵn khung giờ cố định cho từng việc (ví dụ: 9h–10h xử lý email, 10h–12h tập trung lên ý tưởng).
• Ma trận Eisenhower: Phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo những việc bạn làm phải là những việc làm năng suất chất lượng hiệu quả.

Nghe có vẻ “học thuật”, nhưng thực ra mấy phương pháp này giúp bạn làm chủ được một ngày làm việc, thay vì phản ứng bị động trước đủ thứ phát sinh. Việc lên kế hoạch chi tiết từng ngày, kiểm soát chặt chẽ quỹ thời gian giúp bạn giảm thiểu sự phân tán và là cách làm việc có năng suất hiệu quả bền vững.

3. Thiết lập không gian làm việc truyền cảm hứng ngay trong chính ngôi nhà của mình

Thay vì mỗi sáng đi làm, nhâm nhi tách cà phê, ngồi ở văn phòng hạng A và phóng tầm mắt ra cả thành phố, thì bây giờ…nhiều người làm việc từ xa trong những góc nhỏ tại nhà – có khi chỉ cách giường ngủ vài bước. Không gian làm việc thiếu tách biệt, thiếu cảm hứng khiến việc duy trì sự tập trung trở nên khó khăn, và cảm giác chán nản cũng dễ xuất hiện hơn theo thời gian.

Thế nhưng, liệu bạn đã biết cách biến góc làm việc nhỏ tại nhà của mình trở thành một không gian làm việc đầy cảm hứng? Không cần phải cầu kỳ, chỉ cần một bàn làm việc đủ gọn gàng, ánh sáng tự nhiên nếu có, ghế ngồi êm lưng, và quan trọng nhất: đó là góc mà bạn dành riêng cho công việc.

Nếu đầu tư hơn, hãy thử mua thêm vài món đồ nhỏ xinh – một chậu cây nho nhỏ, một bức tranh, một kệ sách hoặc một tấm ảnh bạn thích để giúp không gian trở nên dễ chịu và thoải mái. Hãy luôn nghĩ rằng "Đây là chỗ mình làm việc nghiêm túc". Từ đó, tinh thần tập trung hơn, công việc vào guồng dễ hơn, và hiệu quả chắc chắn là cao hơn.

4. Tách bạch giữa công việc và đời sống cá nhân

Khi làm việc tại nhà, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân rất dễ bị xóa nhòa. Bạn có thể đang ăn tối nhưng vẫn trả lời email, hoặc check tin nhắn công việc trước khi đi ngủ. Lâu dần, sự nhập nhằng này dẫn đến tình trạng căng thẳng, kiệt sức và bạn sẽ không còn biết cân bằng công việc và cuộc sống là gì.

Để tránh tình trạng đó, việc đầu tiên bạn cần làm là thiết lập giờ kết thúc công việc cố định mỗi ngày. Ngoài ra, tắt thông báo công việc ngoài giờ, hạn chế họp hành sau khung giờ đã đặt, và dành thời gian cho các hoạt động cá nhân như nấu ăn, đọc sách, đi dạo hoặc đơn giản là dành thời gian cho gia đình cũng là những cách giúp bạn thật sự rút khỏi guồng công việc và tái tạo năng lượng.

5. Nuôi dưỡng sức khỏe tinh thần để duy trì năng lượng lâu dài

Nhiều người nghĩ rằng, miễn là được làm việc từ xa, tránh khỏi những cơn tắc đường, những buổi họp triền miên tại công ty, thì sức khỏe tinh thần chắc chắn sẽ được đảm bảo. Nhưng sự thật không hẳn là vậy.

Nhiều người vẫn có thể bị quá tải hoặc stress khi làm việc tại nhà. Không gian bí bách, ít kết nối với xã hội là hai trong số rất nhiều lý do ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tinh thần của người lao động khi lựa chọn work-from-home. Thay vì cố gắng “cày” qua mệt mỏi, hãy chủ động dành thời gian cho các hoạt động tái tạo năng lượng như đi bộ nhẹ nhàng, tập yoga, thiền hoặc đơn giản chỉ là ngồi thở sâu vài phút giữa buổi làm việc.

Bên cạnh đó, đừng bỏ qua những khoảng nghỉ ngắn có chủ đích như đứng dậy giãn cơ, rời màn hình vài phút, uống một ly nước, mở cửa sổ hít khí trời. Kết hợp các thói quen như thở sâu, giải lao ngắn trong giờ làm việc giúp bạn tái tạo năng lượng, giữ tinh thần tỉnh táo và cảm xúc tích cực, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và duy trì trạng thái cân bằng thực sự.

Những câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để xây dựng thói quen làm việc hiệu quả khi phải làm việc từ xa dài ngày?

Điều đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất: thiết kế một thời gian biểu khoa học phù hợp với nhịp sinh học cá nhân. Nếu bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy sắp xếp những công việc quan trọng vào khung giờ này. Tạo các thói quen khi bắt đầu ngày làm việc như pha một tách cà phê, mở một bài nhạc yêu thích hoặc thậm chí thay trang phục làm việc cũng là cách để não bộ nhận biết đã đến giờ làm việc nghiêm túc.

Đặc biệt, hãy dành 10 phút cuối ngày để tổng kết những việc đã hoàn thành và lên kế hoạch cho ngày mai, điều này sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ công việc tốt hơn.

Những yếu tố nào trong môi trường làm việc tại nhà ảnh hưởng nhiều nhất đến năng suất?

Có nhiều mẹo tăng năng suất làm việc như bố trí không gian đảm bảo đủ ánh sáng tự nhiên và thoáng đãng, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tập trung và tinh thần của bạn. Vị trí đặt bàn làm việc nên tránh xa những khu vực sinh hoạt chung như phòng khách hay nhà bếp để hạn chế bị phân tâm. Ngoài ra, nhiệt độ phòng cũng cần được điều chỉnh phù hợp vì nhiệt độ quá cao hoặc quá thấp đều khiến cơ thể mệt mỏi và giảm hiệu suất làm việc.

Làm cách nào để quản lý căng thẳng và áp lực khi phải làm việc từ xa trong thời gian dài?

Cho dù các công ty ngày nay đang dần chú trọng việc cân bằng cuộc sống và công việc cho nhân viên, nhưng chính bạn phải chủ động làm điều đó. Bạn có thể thiết lập các khoảng "giải lao chất lượng" bằng cách đứng dậy vận động 5-10 phút sau mỗi 45-60 phút làm việc, kết hợp các bài tập giãn cơ đơn giản tại chỗ.

Đồng thời, hãy duy trì các mối quan hệ xã hội thông qua các cuộc gọi video với đồng nghiệp không chỉ để bàn công việc mà còn để trò chuyện, chia sẻ những điều thường ngày trong cuộc sống.

Kết luận

Suy cho cùng, làm việc từ xa giống như tự mình lái xe mỗi ngày – chạy nhanh hay chậm, nghỉ lúc nào, rẽ ở đâu… đều do mình quyết. Nghe thì tự do thật, nhưng nếu không biết cách duy trì, bạn sẽ rất dễ bị trật nhịp. Còn nếu cân bằng được giữa kỷ luật và linh hoạt, vừa biết kết hợp công nghệ, vừa hiểu mình cần gì, thì hiệu suất sẽ tự tăng lên.

Hãy coi mỗi ngày làm việc tại nhà là cơ hội để luyện tập sự cân bằng công việc và cuộc sống. Đôi lúc chỉ đơn giản là dọn lại góc làm việc gọn gàng, chia giờ nghỉ hợp lý để không bị quá tải, cũng là cách để tạo nguồn cảm hứng làm việc. Làm việc từ xa cần là một hành trình bền bỉ, không phải lúc nào cũng suôn sẻ, nhưng nếu kiên trì tìm ra cách làm việc từ xa hiệu quả thì chắc chắn bạn sẽ phát triển bền vững trên con đường sự nghiệp của mình.