Scrum Là Gì? Khám Phá 10 Lợi Ích Hàng Đầu Của Việc Sử Dụng Phương Pháp Quản Lý Dự Án Linh Hoạt Này

Chắc chắn bạn đã từng nghe nói về phương pháp Scrum. Nó bắt đầu rò rỉ ra khỏi thế giới công nghệ vào cuối những năm 2000 và hiện đã trở nên phổ biến toàn cầu. Nhưng chính xác thì Scrum là gì? Mọi người thổi phồng tại một sự kiện trong ngành đều có thể thốt ra một vài từ như “chạy nước rút”, “nhanh nhẹn” và “đứng vững hàng ngày”, nhưng đó khó có thể là một hướng dẫn chuyên sâu.

Vì vậy, nếu bạn muốn nhanh nhẹn nhưng không biết bắt đầu từ đâu, thì đây chính là bài báo dành cho bạn.

Scrum là gì? Lời giải thích nhanh

Trước khi đi vào lợi ích của Scrum, chúng ta cần trả lời một câu hỏi khá rộng: Scrum là gì?

Tóm lại, Scrum là một khuôn khổ linh hoạt để quản lý các dự án phức tạp. Nó sử dụng cách tiếp cận lặp đi lặp lại, nghĩa là cố gắng đạt được cùng một mục tiêu nhiều lần, nhận phản hồi phân tích và thực hiện các điều chỉnh cho lần tiếp theo.

Để trả lời câu hỏi “Scrum là gì?”, bạn không thể bỏ qua 5 giá trị cốt lõi là minh bạch, kiểm tra, thích ứng, cam kết và tập trung. Mọi người trong nhóm phải tham khảo các giá trị này khi làm việc thông qua các quy trình Scrum.

Scrum ban đầu là trò chơi dành cho các nhóm phát triển phần mềm. Tuy nhiên, nó đã dần lan rộng ra khắp các ngành khi ngày càng có nhiều nhà quản lý khám phá ra lợi ích của nó. Ví dụ: phương pháp lặp lại cho phép các nhóm tiếp thị nhanh chóng điều chỉnh các chiến dịch của họ dựa trên phản hồi từ khách hàng và người dùng, hoàn tác và làm lại các phần của dự án mà không phải bắt đầu lại từ con số không.

Tương tự, như chúng ta sẽ thấy trong phần về định dạng Scrum, giao tiếp liên tục giúp cải thiện tính minh bạch và khuyến khích cộng tác. Scrum đặt ra một khuôn khổ nghiêm ngặt, do Scrum Master nắm giữ, hoạt động như một bàn đạp để nhóm giải phóng khía cạnh sáng tạo của họ.

Định dạng Scrum là gì?

Thay vì thiết lập các nhiệm vụ dự án và ngay lập tức chia thành các silo cho đến khi kết thúc dự án, phương pháp Scrum ưu tiên liên hệ chặt chẽ giữa mọi người trong nhóm để giảm thời gian lãng phí xuống mức tối thiểu.

Một trong những đặc điểm nổi bật của phương pháp linh hoạt này là việc lập kế hoạch cho toàn bộ dự án thành các “lần chạy nước rút” nhỏ hơn. Những lần chạy nước rút này là các chu kỳ giới hạn thời gian từ một đến bốn tuần và thể hiện một loạt các nhiệm vụ có liên quan đến nhau. Vào cuối mỗi lần chạy nước rút, nhóm sẽ phân tích tiến độ và lập kế hoạch cho lần chạy nước rút tiếp theo. Ở đây, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn một chút về câu hỏi “định dạng Scrum là gì?”.

Kế hoạch nước rút - Sprint planning

Động lực đằng sau tất cả công việc của bạn, lập kế hoạch chạy nước rút là một cuộc họp nhóm lý tưởng là trực tiếp, nhưng các nhóm từ xa có thể thực hiện cuộc gọi video. Nhóm thực hiện một cái nhìn hợp tác, phân tích về cách chạy nước rút sẽ phù hợp với thành công chung của dự án. Mục đích đầu tiên của việc lập kế hoạch chạy nước rút là quyết định mục tiêu chạy nước rút - một tuyên bố rõ ràng, dễ hiểu xác định thành công trong vài tuần tới.

Quản lý dự án linh hoạt được biết đến với việc sử dụng các hình ảnh trực quan như bảng Kanban. Điều này cho phép nhóm của bạn ghim sản phẩm tồn đọng về các mốc quan trọng mà bạn muốn đạt được trong dự án của mình và là nguồn cảm hứng tuyệt vời cho mục tiêu chạy nước rút của bạn. Khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ sẽ đưa bạn đến mục tiêu của mình, bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo.

Tăng tốc - Sprint

Sau giai đoạn lập kế hoạch, phương pháp Scrum chuyển bạn sang công việc thực tế: Chạy nước rút. Thường kéo dài hai tuần, nhưng đôi khi kéo dài đến bốn tuần, nhóm làm việc với các nhiệm vụ nhằm tạo ra một sản phẩm có khả năng sẵn sàng đưa ra thị trường. Mỗi thành viên trong nhóm có thể mong đợi hoàn thành cùng một nhiệm vụ nhiều lần, nhận phản hồi và cải thiện công việc của họ-đó là cách tiếp cận lặp đi lặp lại.

Không phải lúc nào bạn cũng bám sát kế hoạch chạy nước rút của mình đến từng chữ, vì vậy đừng ngại thay đổi các ưu tiên nếu điều đó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Bằng cách linh hoạt trong các khung thời gian ngắn này, các nhà quản lý có nhiều khả năng dự đoán hơn về những gì họ có thể đạt được. Ngược lại, các nhà quản lý dự án truyền thống tập trung chủ yếu vào bức tranh lớn thường có thể mất kiểm soát dự án khi kế hoạch bị gián đoạn.

Scrum hàng ngày - The daily scrum

Thường được gọi là cuộc họp hàng ngày, cuộc họp này là một yếu tố cần thiết để duy trì tính minh bạch và giải quyết các vấn đề trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát. Đó là một cuộc họp ngắn, kéo dài không quá 15 phút, trong đó mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ tiến trình của họ, xác định những trở ngại và điều phối công việc của họ trong 24 giờ tới.

Với tất cả mọi người có mặt trong cuộc họp Scrum hàng ngày, bạn thường tìm ra giải pháp nhanh chóng cho các vấn đề tốn thời gian. Ví dụ: một chuyên gia tuân thủ có thể chỉ ra sự vi phạm bảo mật dữ liệu trong một thiết kế và đưa ra giải pháp thay thế. Nếu giải pháp yêu cầu công việc chuyên dụng, hãy tạo một nhiệm vụ mới trong công cụ quản lý dự án của bạn - đừng để cuộc họp dự phòng lấn át cả ngày của bạn.

Đánh giá nước rút - Sprint review

Đánh giá nước rút là một cuộc họp được tổ chức vào cuối mỗi nước rút. Nó dài hơn so với thời gian chờ hàng ngày và chứng kiến từng thành viên trong nhóm trình bày tiến trình của họ trước khi nhận phản hồi từ các bên liên quan. Bên cạnh việc thúc đẩy tính minh bạch, đánh giá nước rút là một cách tuyệt vời để chủ dự án lấy số liệu hiệu suất và đảm bảo các nhiệm vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

Cải tiến nước rút - Sprint retrospective

Thường được triển khai như một phần mở rộng của đánh giá, quá trình cải tiến nước rút cho thấy cả nhóm phản ánh về tiến độ của họ trong quá trình chạy nước rút vừa qua. Như bạn có thể mong đợi từ hệ thống quản lý dự án linh hoạt này, quá trình cải tiến chủ yếu nhằm mục đích tìm cách cải thiện.

Do đó, trong cuộc họp, mọi người cùng nhau làm việc để tạo ra một danh sách thẳng thắn và trung thực về những điều đã hoạt động tốt, những điều có thể cải thiện và những thay đổi có thể thực hiện trong sprint sắp tới. Cải tiến nước rút đại diện cho một trong những lợi ích lớn nhất của Scrum - một hệ thống phân cấp theo chiều ngang hơn, lắng nghe tất cả các quan điểm. Bằng cách này, mỗi thành viên trong nhóm đều tự tin cởi mở về tình huống của mình và cả nhóm có thể giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các vai trò chính trong phương pháp Scrum là gì?

Là một phần mở rộng cho khía cạnh chiến lược, mỗi nhóm cần xác định các vai trò cụ thể để có trải nghiệm Scrum hoàn chỉnh.

• Scrum bậc thầy - Scrum Master: Scrum Master tập trung vào quy trình hơn là nội dung của dự án. Họ giữ vai trò tư vấn phần nào, tham dự các cuộc họp để đảm bảo nhóm tuân thủ phương pháp quản lý dự án Scrum. Scrum Master cũng sẽ trợ giúp bằng cách loại bỏ các trở ngại đối với tiến trình, chẳng hạn như các chiến lược giao tiếp kém hoặc sử dụng kém các ứng dụng cộng tác.
• Chủ dự án - Project Owner: Chủ dự án đóng vai trò quản lý dự án truyền thống nhiều hơn, nhưng phù hợp với phương pháp luận Scrum. Họ xác định các mục tiêu, mục tiêu và ưu tiên của dự án, đồng thời theo dõi hiệu suất để đảm bảo rằng nhóm đáp ứng các tiêu chuẩn mong đợi.
• Giám đốc sản xuất - Product Manager: Tương tự như Chủ dự án, Người quản lý sản phẩm giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên các hạng mục trong sản phẩm tồn đọng và giám sát việc kiểm soát chất lượng. Tuy nhiên, người quản lý đi xa hơn chủ sở hữu bằng cách xác định và quản lý tầm nhìn tổng thể của sản phẩm, thay vì bản thân dự án.
• Thành viên của nhóm - Team members: Đây không phải là khoa học tên lửa - các thành viên trong nhóm là những người thực hiện công việc, chia sẻ tiến trình của họ và thực hiện các bước lặp trong suốt Sprint.
• Các bên liên quan khác - Other stakeholders: Các bên liên quan khác bao gồm bất kỳ ai bị ảnh hưởng bởi dự án dưới bất kỳ hình thức nào. Các ví dụ cổ điển bao gồm nhà đầu tư, người dùng, cổ đông, đối tác và quản lý cấp trên. Tùy thuộc vào phạm vi của dự án, một số bên liên quan khác này sẽ được mời để đưa ra phản hồi và đề xuất cho Chủ dự án và nhóm, và thường tham gia vào đánh giá nước rút.

Lợi ích của phương pháp Scrum là gì?

Bây giờ chúng ta đã trả lời đầy đủ câu hỏi “Scrum là gì?”, chúng ta có thể bối cảnh hóa nó với 10 lợi ích khi sử dụng phương pháp quản lý dự án linh hoạt này.

1. Linh hoạt và thích ứng hơn
   Scrum cho phép các nhóm phản ứng nhanh chóng với những thay đổi và thách thức bất ngờ trong dự án. Bằng cách kiểm tra mỗi buổi sáng với Scrum hàng ngày, bạn có thể nhanh chóng xác định các vấn đề và thay đổi cách tiếp cận của mình cho phù hợp. Tương tự như vậy, quy trình lặp đi lặp lại và phản hồi thường xuyên cho phép nhóm thực hiện các điều chỉnh nhỏ thường xuyên, thay vì phải đại tu lớn khi kết thúc dự án.
2. Cải thiện hợp tác và giao tiếp
   Sự hợp tác được cải thiện có thể là điều đầu tiên bạn nghĩ đến khi nghe câu hỏi “Scrum là gì?”. Phương pháp này trước tiên thúc đẩy một cấu trúc ủng hộ sự hợp tác và giao tiếp bằng cách giới thiệu các cuộc họp đứng thường xuyên. Nhưng hệ thống phân cấp theo chiều ngang cũng làm được rất nhiều việc, tạo ra văn hóa minh bạch và tin cậy giúp cải thiện giao tiếp.
3. Tăng tính minh bạch và khả năng hiển thị
   Bây giờ chúng tôi đang tìm hiểu sâu hơn về tính minh bạch. Các cuộc trò chuyện hàng ngày nơi mọi người đóng góp ngăn cản các cá nhân trốn tránh sự trung thực. Việc yêu cầu mọi người phát biểu sẽ loại bỏ sự kỳ thị khi nêu ra một vấn đề - đặc biệt là khi một người cảm thấy họ có lỗi. Ở mức độ thực tế hơn, các trực quan hóa quản lý dự án như bảng Kanban hoặc biểu đồ Gantt cho phép cả nhóm nhìn thấy từng chút tiến độ trong nháy mắt.
4. Giao hàng nhanh
   Không có gì ngạc nhiên khi Scrum xuất hiện từ thế giới công nghệ phát triển nhanh. Bằng cách làm việc trên các sản phẩm nhỏ, có liên quan cao, chủ sở hữu sản phẩm có thể nhanh chóng đánh giá liệu công việc có đang đi đúng hướng hay không trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Việc kiểm tra thường xuyên này cho phép mỗi thành viên trong nhóm liên tục cải tiến cách tiếp cận và tối đa hóa hiệu quả của họ.
5. Kiểm soát chất lượng tích hợp
   Mặc dù tốc độ làm việc của bạn nhanh hơn, nhưng Scrum không thúc đẩy tốc độ mà đánh đổi chất lượng. Bằng cách chạy nước rút hồi cứu với phân tích hiệu suất có cấu trúc, nhóm Scrum sẽ liên tục cải thiện chất lượng công việc của họ.
6. Tăng sự hài lòng của khách hàng
   Phương pháp Scrum thường bao gồm người dùng hoặc khách hàng của họ trong quá trình phát triển. Rõ ràng, khách hàng thích được tham gia vào quá trình sản xuất những mặt hàng mà họ yêu thích. Tuy nhiên, nhóm cũng được hưởng lợi bằng cách dựa trên phản hồi đáng tin cậy từ những người sẽ xác định sự thành công của sản phẩm.
7. Khả năng dự đoán kết quả tốt hơn
   Tính minh bạch và cộng tác được cải thiện tổng hợp phương pháp Scrum mang lại cho Giám đốc sản phẩm và Chủ dự án cái nhìn sâu sắc hơn về kết quả cuối cùng của công việc của họ. Nhưng khác xa với quản lý vi mô, Scrum là một cách đánh giá tiến độ hiệu quả hơn, có cấu trúc hơn, khiến cho việc dự đoán kết quả trở nên đáng tin cậy hơn.
8. Tăng cường động lực và sự gắn kết của nhóm
   Scrum khuyến khích các thành viên trong nhóm nắm quyền sở hữu công việc của họ. Những chiến thắng nhỏ được tôn vinh và mỗi cá nhân có thể thấy công việc của họ đóng góp như thế nào vào thành công chung của dự án trên bảng Kanban. Với các stand-up mỗi ngày và hồi tưởng vào cuối mỗi Sprint, các nhóm Scrum thường là các nhóm thống nhất - ngay cả khi làm việc từ xa.
9. Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn
   Phương pháp Scrum áp dụng cách tiếp cận lập kế hoạch "đúng lúc", giúp các nhóm tránh lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không quan trọng. Với Scrum Master giám sát việc phân bổ nguồn lực, nhóm sẽ bám sát các ưu tiên của họ và tạo ra kết quả nhanh chóng trong suốt dự án.
10. Liên kết tốt hơn với các mục tiêu kinh doanh
    Với văn hóa giao tiếp được thiết lập tốt vượt xa vòng tròn bên trong, các nhóm nhận được phản hồi và cập nhật thường xuyên từ khách hàng, người dùng và người ra quyết định. Điều này giúp xác định lộ trình tốt nhất cần thực hiện trong mỗi lần chạy nước rút và giảm nguy cơ dự án đi chệch hướng.

Bắt đầu hành trình Scrum của bạn!

Chúng tôi hy vọng bài viết này không quá choáng ngợp. Ít nhất thì lần tới khi ai đó hỏi bạn “Scrum là gì?”, bạn sẽ có thể cung cấp cho họ một câu trả lời đầy đủ thông tin mà không có bất cứ điều gì ngớ ngẩn.

Nhưng theo tinh thần của phương pháp Scrum, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của chúng ta. Nếu bạn đang đọc bài viết này (nhân tiện, xin chúc mừng bạn đã hoàn thành bài viết này), có thể bạn muốn triển khai quản lý dự án linh hoạt trong doanh nghiệp của mình.

Bài viết này đã đề cập đến phần chiến lược, nhưng công việc của bạn không kết thúc ở đó. Để nắm bắt hoàn toàn Scrum, bạn cần có các công cụ giúp mọi thứ trở nên khả thi. Thật may mắn cho bạn, Bitrix24 có mọi thứ bạn cần trên một nền tảng thân thiện với người dùng:

• Phần mềm quản lý dự án với bảng Kanban và biểu đồ Gantt
• Lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây
• Tin nhắn nhanh
• Cuộc gọi video
• Trình theo dõi thời gian

Vì vậy, nếu bạn nghĩ rằng nhóm của mình có thể sử dụng phương pháp tiêm nhanh, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và xem tất cả những gì về nó!

Câu hỏi thường gặp