Mục lục

Khi nói đến làm việc từ xa, rõ ràng bạn không thể theo dõi sát sao năng suất của nhóm theo cách trước giờ bạn vẫn làm như khi mọi người còn đến văn phòng. Do đó, đối với một nhóm kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa hoặc hoàn toàn từ xa, điều quan trọng là phải giám sát nhân viên làm việc tại nhà và có nhiều công cụ cũng như chiến lược để thực hiện việc này. Tuy nhiên, điều cần thiết là không rơi vào xu hướng quản lý vi mô, điều này sẽ dẫn đến việc giảm động lực và tăng chi phí.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tổng hợp tám cách hiệu quả để giám sát nhân viên làm việc tại nhà - mà không khiến họ mất tinh thần. Chúng tôi sẽ đề cập đến phần mềm giám sát nhà tuyển dụng cũng như các chiến lược mang tính nhân văn hơn mà bạn có thể áp dụng để biến việc giám sát công bằng và hợp lý trở thành một phần trong văn hóa công ty của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao bạn nên giám sát nhân viên làm việc tại nhà?

Giám sát nhân viên tại nơi làm việc không chỉ là đảm bảo mọi người đạt được mục tiêu của họ. Các lợi ích khác bao gồm:● Phân bổ công việc đồng đều giữa các nhóm

• Giao việc cho người có đủ thời gian để hoàn thành

• Nhận ra vấn đề và nâng cao tinh thần mọi người

• Xác định nút thắt trong quy trình làm việc của bạn

• Khuyến khích các thành viên không có động lực làm việc

Cách giám sát nhân viên làm việc tại nhà?

Có rất nhiều chiến lược mềm và cứng để giám sát nhân viên từ xa, bao gồm:

• Kiểm tra tại chỗ qua cuộc gọi video

• Giám sát hoạt động máy tính của nhân viên

• Giám sát các số liệu về thời gian và năng suất

• Nhận thông báo tự động khi sắp đến thời hạn

• Tạo danh sách đen một số website

Bạn có thể theo dõi hoạt động máy tính của nhân viên nào?

Công nghệ giám sát nhân viên từ xa nhắm vào một loạt các hoạt động, chẳng hạn như:

• Email và tin nhắn cá nhân

• Nền nghe nhìn qua camera máy tính

• Theo dõi bàn phím và chuột

• Lịch sử trình duyệt Internet

Nhân viên có nên biết họ đang bị theo dõi?

Nhiều cơ quan pháp lý cho phép các công ty theo dõi nhân viên mà không tiết lộ thông tin, tuy nhiên, điều đó luôn khiến các nhóm trở nên không tin tưởng, không có động lực và thiếu sáng tạo. Chúng tôi khuyên bạn chỉ nên theo dõi những gì cần thiết cho doanh nghiệp và cởi mở về điều đó.

Những công cụ giám sát tại nhà tốt nhất bao gồm những gì?

• Công cụ quản lý dự án

• Phần mềm theo dõi thời gian

• Công cụ báo cáo năng suất

• Tự động hóa quy trình làm việc

• Màn hình trình duyệt

1. Sắp xếp công việc của nhóm bạn trong một ứng dụng quản lý dự án

Việc giám sát nhân viên làm việc tại nhà sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn biết chính xác nhiệm vụ của họ là gì. Chúng tôi không ủng hộ việc cập nhật từng giây một về những gì mọi người đang làm, mà ủng hộ việc sử dụng công nghệ một cách thông minh để giảm bớt gánh nặng cho bạn với tư cách là người quản lý và giảm căng thẳng cho nhóm của bạn.

Các công cụ quản lý dự án được thiết kế để thực hiện chính xác điều này. Chỉ định mọi nhiệm vụ cho tất cả những người có liên quan với một người chịu trách nhiệm, người thực hiện, người giám sát và những người có vai trò khác nếu cần. Chính vì mọi người đều có ý tưởng rõ ràng về những gì được mong đợi ở họ, nên việc tự tin đặt câu hỏi hoặc khen ngợi thành tích của ai đó sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Biểu đồ Gantt là một công cụ yêu thích của những người quản lý muốn luôn dẫn đầu nhóm của họ mà không làm giảm tinh thần của nhóm. Nó hoạt động như một phần mềm giám sát chủ nhân hiệu quả bằng cách hiển thị thời lượng của mọi nhiệm vụ mà mỗi cá nhân đảm nhận trên một lịch tiện dụng, có thể tùy chỉnh. Bằng cách này, bạn có thể phân công một cách đáng tin cậy khối lượng công việc trong một ngày mà không gây quá tải cho một người trong khi để lại cho người khác một vài giờ rảnh rỗi. Tuy nhiên, điều quan trọng là không bỏ qua các nhiệm vụ tốn thời gian không phải là một phần của dự án, chẳng hạn như xem qua email.

Bây giờ bạn đã lên kế hoạch cho mỗi ngày của các thành viên trong nhóm của mình, bạn có thể đăng ký bằng các nhận xét và câu hỏi được thông báo. Nếu các ước tính về thời gian thực hiện các nhiệm vụ là chính xác, bạn sẽ biết từng cá nhân sẽ tiến triển như thế nào, do đó, kiểm tra trực tiếp từng người một sẽ cho bạn ý tưởng về việc nhóm của mình đã cập nhật hay tụt lại phía sau.

2. Xem nhóm của bạn sử dụng thời gian như thế nào với phần mềm theo dõi thời gian

3. Theo dõi năng suất thông qua các số liệu liên quan

Theo dõi năng suất làm việc bao gồm tất cả các loại hoạt động dẫn đến KPI tổng thể của công ty bạn. Các chỉ số bạn sử dụng trong hình thức theo dõi này tùy thuộc vào bộ phận và vai trò của từng cá nhân, nhưng mỗi chỉ số phải đo lường được và phù hợp để có tác động tối đa.
Ví dụ: bạn có thể xem các cuộc gọi được thực hiện và nhận được. Đây là một cách tuyệt vời để kiểm tra mức độ tích cực của nhóm bán hàng của bạn khi họ tiếp cận với khách hàng tiềm năng. Nhân viên càng làm việc hiệu quả, họ sẽ thực hiện và nhận được càng nhiều cuộc gọi mỗi ngày. Đối với những người đang tụt lại phía sau, bạn nên sắp xếp một cuộc họp để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Có lẽ họ đang chểnh mảng, nhưng họ cũng có thể làm việc quá sức trong các nhiệm vụ.
Tương tự như vậy, các hệ thống email thường cho phép bạn đo thời gian phản hồi trung bình, đây là một chỉ báo tuyệt vời về mức độ bận rộn của nhóm của bạn. Bằng cách xác định các thành viên trong nhóm có phản hồi nhanh, bạn có thể ngoại suy thông tin bổ sung, chẳng hạn như thời gian họ dành cho bàn làm việc cũng như mức độ năng lượng của họ trong công việc.
Tất nhiên, năng suất theo nghĩa này phải được thực hiện trong bối cảnh. Kết hợp tính năng theo dõi năng suất của bạn cùng với các nhiệm vụ đã hoàn thành để đảm bảo mọi người không làm hỏng việc ở các khu vực khác và bạn chắc chắn sẽ cải thiện hiệu suất trên toàn diện.

4. Tự động hóa thông báo xung quanh các nhiệm vụ của nhóm bạn

Thay vì theo dõi thủ công từng bước trong quy trình làm việc của mình, bạn có thể loại bỏ một lượng lớn công việc bằng cách triển khai tự động hóa trong từng tác vụ. Bắt đầu với các thông báo khi nhiệm vụ sắp đến hạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể kiểm tra người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ khi nó quan trọng, thay vì dành thời gian quý báu để giám sát từng thành viên trong nhóm của bạn trong suốt quá trình.
Những người quản lý sử dụng tự động hóa để giám sát nhân viên làm việc tại nhà sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian so với những người thực hiện phương pháp thủ công hơn. Nó không chỉ có lợi cho các nhà quản lý, mà nhân viên còn thích thú khi không cảm thấy bị theo dõi thường xuyên về những gì họ đang làm.

5. Tạo văn hóa tự báo cáo

Một trong những phương pháp chiến lược hơn để giám sát nhân viên làm việc tại nhà là yêu cầu họ tự báo cáo. Điều này tốt hơn nhiều cho tinh thần của nhân viên vì họ không cảm thấy rằng người quản lý của họ đang theo dõi sát sao họ. Thay vào đó, nhóm của bạn có cảm giác tự chủ trong việc cung cấp báo cáo dựa trên bằng chứng về những gì họ đã hoàn thành trong một ngày.
Để tính năng tự báo cáo hoạt động hiệu quả, chúng tôi khuyên bạn nên đặt tiêu chuẩn cho những báo cáo. Điều này sẽ tránh được các báo cáo quá ngắn hoặc không mạch lạc và cho phép bạn có được ý tưởng rõ ràng trong một khoảng thời gian ngắn. Về phía nhân viên, tự báo cáo cũng có thể dẫn đến ý thức sở hữu cao hơn trong công việc của họ, điều này thường giúp tăng năng suất.
Tương tự như theo dõi thời gian, tất nhiên có khả năng nhân viên của bạn đánh giá quá cao hiệu suất của chính họ trong suốt cả ngày, nhưng có nhiều cách để giảm điều này xuống mức tối thiểu. Do đó, hãy tập trung vào việc tự báo cáo về các chỉ số năng suất của bạn để có phản hồi đáng tin cậy nhất.

6. Gắn cờ thời gian dành cho các nền tảng truyền thông xã hội

Tất nhiên, bạn không muốn lúc nào cũng phải hỗ trợ nhóm của mình, nhưng một số hoạt động nhất định sẽ làm cạn kiệt tài nguyên của bạn, vì vậy, việc hạn chế quyền truy cập vào chúng là hợp lý hơn cả.
Một trong những ví dụ rõ ràng nhất về thời gian chìm này là mạng xã hội. Hàng tỷ đô la đã được chi để làm cho những nền tảng này trở nên gây nghiện nhất có thể và rất ít người miễn nhiễm với chúng — đặc biệt là khi không có sự giám sát thực tế. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên giải quyết vấn đề ngay từ đầu bằng cách cấm sử dụng mạng xã hội trên máy tính của công ty.
Hầu hết các hệ thống bảo mật đều đi kèm với trình chặn trang cho phép bạn hạn chế quyền truy cập từ VPN của công ty vào các trang web như Facebook, Tiktok và Instagram. Bạn thậm chí có thể tạo thông báo được kích hoạt bởi những người truy cập tài khoản mạng xã hội cá nhân của họ. Bằng cách này, bạn không cần phải liên tục theo dõi xem ai đang truy cập nội dung gì. Thay vào đó, bạn chỉ nhận được thông báo về những vi phạm chính sách của công ty và bạn có thể xử lý chúng một cách dễ dàng.

7. Hãy nhận biết những gì bạn không thể đo lường

Khi xem xét cách giám sát nhân viên làm việc tại nhà, thật dễ dàng để tập trung toàn bộ sức lực vào các giải pháp công nghệ cung cấp cho bạn dữ liệu hữu hình. Từ theo dõi thời gian đến cấm trang web, tất cả chúng đều hiệu quả, nhưng bỏ qua một số chiến thuật mang tính nhân văn hơn.
Trong các văn phòng vật lý, việc giám sát nhân viên tại nơi làm việc khá dễ dàng. Họ ở trong tầm nhìn của bạn và bạn có thể nhận ra một loạt các tín hiệu tinh tế mà bạn không thể nhìn thấy ở các văn phòng từ xa. Điều đó làm cho việc theo dõi tinh thần của nhân viên thậm chí còn quan trọng hơn.
Những người làm việc từ xa thường ít có khả năng giơ tay và chia sẻ khi họ cảm thấy quá tải, vì vậy, với tư cách là người quản lý, bạn có thể liên hệ với họ hay không. Tổ chức các cuộc họp trực tiếp thường xuyên hoặc các cuộc họp độc lập nhóm trên một cuộc gọi video để giải quyết các mối quan tâm của cá nhân hoặc nhóm. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên cung cấp cho nhân viên tùy chọn điền vào biểu mẫu phản hồi ẩn danh để theo dõi các ý kiến mà mọi người không muốn nêu ra công khai.

8. Hãy cởi mở và minh bạch về những gì bạn làm

Là lời khuyên cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên minh bạch về những gì và cách bạn giám sát nhân viên làm việc tại nhà. Mặc dù có thể hợp pháp về mặt kỹ thuật trong khu vực của bạn để bạn giám sát nhân viên của mình theo những cách ngày càng phức tạp, nhưng bạn không nên hy sinh văn hóa công ty tích cực để thu thập dữ liệu xâm lấn hơn.
Công nghệ giám sát của công ty đã tồn tại cho phép bạn:

• Đọc email và tin nhắn riêng tư
• Ghi lại âm thanh nền từ nhà của bạn
• Theo dõi việc sử dụng bàn phím và chuột
• Hoạt động trình duyệt Internet

Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn liên tục đạt được mục tiêu của họ, bạn cần tự hỏi liệu những biện pháp này có đáng để thực hiện hay không. Khi bạn đắm chìm trong thế giới công việc từ các công cụ giám sát tại nhà, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục bản thân rằng càng nhiều dữ liệu thì dữ liệu càng tốt, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.
Như chúng ta đã khám phá trong suốt bài viết này, có nhiều chiến thuật nhẹ nhàng hơn có thể cho phép bạn giám sát nhân viên từ xa mà không tạo ra cảm giác “chúng ta so với họ” lấy cảm hứng từ năm 1984. Nhân viên của bạn không phải là người máy và nếu họ cảm thấy lo lắng về việc bị theo dõi hoặc quyền riêng tư của họ bị xâm phạm, bạn sẽ thấy khả năng sáng tạo và động lực giảm sút có thể đoán trước được.
Do đó, thay vì quản lý vi mô nhân viên từ xa của bạn, hãy bám sát những gì cần thiết vì lợi ích chung của công ty bạn và truyền đạt các bước bạn thực hiện để tránh văn hóa ngờ vực.

Lời kết

Chúng tôi hy vọng giờ đây bạn đã hiểu rõ về cách giám sát nhân viên làm việc tại nhà - cả chiến lược dựa trên dữ liệu và những chiến lược cần liên hệ cá nhân.
Một trong những nơi dễ dàng nhất để bắt đầu nhiệm vụ giám sát nhân viên của bạn là với nền tảng kinh doanh dựa trên Đám mây phù hợp. Với Bitrix24, bạn có một bộ đầy đủ các ứng dụng và công cụ được kết nối cho phép bạn thiết lập các hệ thống để giám sát nhân viên hiệu quả nhưng không vượt quá giới hạn.
“Trăm nghe không bằng một thấy”! Hãy đăng ký miễn phí Bitrix24 ngay hôm nay và xem lý do tại sao hơn 12 triệu người dùng toàn cầu đã đặt niềm tin vào Bitrix24.