Các Phương Pháp Hay Nhất Về Mô Hình Kết Hợp Làm Việc Từ Xa và Tại Văn Phòng

9 phút để đọc

20/07/2022

Lần cập nhật cuối cùng: 29/07/2022

Các Phương Pháp Hay Nhất Về Mô Hình Kết Hợp Làm Việc Từ Xa và Tại Văn Phòng

Cần có một lộ trình để kết hợp thành công việc làm việc từ xa và tại văn phòng để đạt được hiệu suất công việc, giảm chi phí thuê văn phòng nhưng vẫn duy trì được một không gian làm việc nơi mọi người mong muốn cống hiến thời gian của họ. Để giúp bạn hiểu rõ hơn, dưới đây là một số phương pháp hay nhất về mô hình làm việc kết hợp.

MỤC LỤC

1. Nhận ý kiến đóng góp thường xuyên từ nhân viên
2. Tôn trọng mức độ thoải mái của mọi người
3. Giữ liên lạc với nhóm của bạn
4. Xác định các loại không gian thích hợp
5. Cung cấp trải nghiệm liên tục
6. Tìm kiếm các chiến lược để bổ sung nhân sự tại chỗ và từ xa
7. Phối hợp với bộ phận Nhân sự và CNTT để đảm bảo rằng công nghệ tại nơi làm việc hoạt động trơn tru
8. Trong miền kỹ thuật số mới của bạn, hãy khám phá các phương pháp để nhấn mạnh lại các giá trị cốt lõi của công ty
Câu hỏi thường gặp

1. Nhận ý kiến đóng góp thường xuyên từ nhân viên

Để làm cho mô hình làm việc kết hợp từ xa và tại văn phòng thành công, bạn phải lắng nghe nhân viên của mình. Duy trì mối liên lạc cởi mở với nhân viên của bạn khi bạn xem xét những cải tiến đối với môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến họ. Trong một thế giới lý tưởng, những điều chỉnh bạn thực hiện sẽ mang lại lợi ích cho cả công ty của bạn và người lao động.

Ví dụ: khi tạo lịch làm việc tại nơi làm việc, bạn nên xem xét quan điểm của đồng nghiệp. Theo quan điểm của họ, một trong những lợi ích đáng kể nhất của mô hình công việc kết hợp là tăng cường sự tự do trong cách thức và nơi làm việc của họ. Tuy nhiên, nếu thời gian biểu của họ không đáp ứng được yêu cầu của họ, điều có thể thu được có thể trở thành bất lợi.

Hãy tính đến việc hình thành một nhóm không gian làm việc đa chức năng với các thành viên từ nhân viên. Theo cách thức như vậy, bạn sẽ có nhiều ý kiến của nhân viên khi đưa ra quyết định. Có nhiều phương pháp để lấy ý kiến của nhân viên là một ý tưởng thông minh. Nhân viên sẽ có thể đưa ra nhận xét khi họ thực hiện các thay đổi tại nơi làm việc, cho phép bạn nâng cao các sáng kiến của mình theo thời gian.

2. Tôn trọng mức độ thoải mái của mọi người

Đảm bảo rằng bạn đang quản lý bằng phương pháp lấy con người làm đầu trước khi thực thi bất kỳ quy tắc nào hoặc triển khai chính sách mới. Điều đó có nghĩa là khả năng lãnh đạo với sự tôn trọng và lòng trắc ẩn trong một xã hội lai phải được phản ánh trong cách làm việc của công ty. Một số người sẽ cảm thấy khó khăn khi trở lại làm việc 5 ngày mỗi tuần. Sức khỏe thể chất là quan trọng, nhưng trạng thái tinh thần và sự an toàn về tâm lý cũng quan trọng không kém.

Hãy tạo thói quen kiểm tra với đồng đội của bạn thường xuyên. Hỏi xem có bất kỳ cách tiếp cận nào mà bạn và quản lý cấp cao có thể hỗ trợ trong việc thiết lập nền tảng an ninh và tiện nghi đó không. Bạn có thể phát hiện ra các vấn đề về tính đa dạng, công bằng và hòa nhập vượt ra ngoài công việc kết hợp. Tất cả những chủ đề này đều rất quan trọng cho sự thành công lâu dài ở phía trước. Là một nhà lãnh đạo, cách thông minh nhất bạn có thể làm là lắng nghe và sau đó hành động theo nó.

3. Giữ liên lạc với nhóm của bạn

Giao tiếp là điều cần thiết để công việc từ một mô hình kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng hoạt động. Mặc dù vậy, hầu hết các doanh nghiệp đều thiếu một kế hoạch truyền thông nội bộ dài hạn. Điều này có thể giải thích tại sao nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuyển đổi từ mô hình làm việc truyền thống sang mô hình làm việc kết hợp sau COVID.

Việc thực hiện mô hình công việc hỗn hợp gần như chắc chắn sẽ đòi hỏi những quyết định ảnh hưởng đến tất cả hoặc một số nhân viên của bạn. Vai trò của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo lực lượng lao động là phải thông báo cho nhân viên của bạn về những gì đang diễn ra tại nơi làm việc khi đối mặt với những thay đổi lớn hơn của tổ chức. Điều quan trọng là phải hiểu ai sẽ bị ảnh hưởng bởi những lựa chọn này, cũng như cách thức và thời điểm bạn sẽ thông báo cho họ. Kế hoạch liên lạc của bạn nên bao gồm:

Đối tượng mục tiêu của bạn là ai?
Bạn sẽ gửi thông điệp gì đến họ?
Bạn sẽ sử dụng những kênh liên lạc nào?

Thực sự là một ý kiến hay nếu bạn tiến hành khám nghiệm trước khi có sự tham gia của các bên liên quan tại nơi làm việc để dự đoán bất kỳ vấn đề nào có thể xuất hiện sau khi bạn thực hiện bất kỳ tài liệu nào. Điều này sẽ đảm bảo rằng nhân viên của bạn có thể trả lời nhanh chóng bất kỳ thắc mắc hoặc khiếu nại nào có thể phát sinh.

4. Xác định các loại không gian thích hợp

Tối đa hóa hầu hết không gian vật lý là một trong những vấn đề chính mà các công ty gặp phải khi nói đến công việc kết hợp. Môi trường làm việc được duy trì và quản lý kém có thể cảm thấy trống rỗng. Do đó, nhân viên có thể trở nên ít động lực hơn để làm việc tại văn phòng hơn.

Các nhà quản lý công ty có thể giải quyết vấn đề này bằng cách triển khai các loại không gian thích hợp — một môi trường truyền cảm hứng, gắn kết và trao quyền cho mọi người. Trên đây là ba loại không gian khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong văn phòng của mình:

Không gian được chỉ định - Các khu vực cá nhân và cá nhân, chẳng hạn như tủ, bàn làm việc và văn phòng.
Không gian bàn nóng - Đây là những khu vực mà nhân viên có thể đặt bàn trong ngày.
Không gian họp không chính thức - Đây là những khu vực mà nhân viên có thể tương tác và thư giãn một cách thân mật.

Khi thiết kế không gian làm việc của bạn, hãy lưu ý đến sự an toàn của nhân viên. Đảm bảo rằng các giao thức phù hợp với xã hội, chẳng hạn như khoảng cách bàn làm việc được áp dụng. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng giám sát quản lý khách truy cập để theo dõi xem ai sẽ đến khi họ đến và tại sao họ đến.

5. Cung cấp trải nghiệm liên tục

Một nhược điểm khác của mô hình làm việc kết hợp sau COVID là những người lao động ở xa có nhiều khả năng bị đối xử như những công dân hạng hai. Các công ty nên cố gắng hết sức để cung cấp cho các nhân viên ở xa và tại văn phòng có cùng kinh nghiệm bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn thúc đẩy giao tiếp trực tuyến thay vì giao tiếp trực tiếp.

Các cuộc hội nghị và tụ họp nên được lập kế hoạch với các nhân viên từ xa. Thay vì nhồi nhét tất cả mọi người vào một phòng họp và để nhân viên từ xa tham dự qua màn hình ở bên cạnh, mọi người sẽ có thể tham gia cuộc họp từ máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay của họ. Bằng cách này, những người làm việc từ xa sẽ không ngại lên tiếng hoặc đóng góp.

Các công ty có mô hình làm việc kết hợp ít gặp vấn đề hơn nhiều do nhân viên ở xa không được thông báo trực tiếp về các cuộc đàm phán hoặc quyết định cụ thể bằng cách chuyển hầu hết các tương tác sang trực tuyến thay vì gặp trực tiếp. Nhấn mạnh giao tiếp trực tuyến ưu tiên hàng đầu là một động thái đơn giản cung cấp một không gian làm việc kết hợp với hàng loạt lợi thế.

Kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng hiệu quả cùng Bitrix24

Miễn phí với số lượng người dùng không giới hạn

ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY

6. Tìm kiếm các chiến lược để bổ sung nhân sự tại chỗ và từ xa

Khi mọi người đang làm việc, họ cần có thể tận hưởng bản thân. Nhân viên có thể có hầu hết các công cụ mà họ nhất thiết phải trang bị để hoàn thành công việc ở nhà, nhưng nơi làm việc phải có một yếu tố bổ sung duy nhất để thuyết phục họ quay trở lại đúng lịch trình. Đồng thời, mục tiêu của mô hình làm việc kết hợp là cung cấp cho người lao động tùy chọn làm việc tại nhà vào một số ngày. Điều quan trọng là phải thông báo cho nhân viên của bạn về những gì đang diễn ra tại nơi làm việc khi họ không có mặt tại chỗ làm.

Một số ý tưởng về cách nhóm của bạn có thể hoàn thành những điều này bao gồm tổ chức các hoạt động có sự tham gia của các nhân viên từ xa tại văn phòng. Để minh họa, một cuộc thi hát ảo, mời một diễn giả bên ngoài hoặc thời gian tổ chức tiệc thoải mái đều là những khả năng. Bạn cũng có thể khuyến khích mọi người tham gia thử thách chụp ảnh hàng ngày hoặc trò chơi câu đố hàng ngày. Những loại hoạt động này rất đơn giản để tham gia bất kể địa điểm. Một ý tưởng khác là thêm các cửa hàng đồ uống trong toàn văn phòng để kích thích nhân viên tại chỗ bằng cách cho phép họ tự pha trà và cà phê. Điều này sẽ giúp thúc đẩy sự tương tác giữa các nhân viên không thường làm việc cùng nhau.
Đây có thể là những bước nhỏ, nhưng tựu chung lại, chúng góp phần tạo nên một môi trường làm việc nhân văn hơn. Do đó, điều đó rất quan trọng để thu hút mọi người quan tâm đến những gì đang diễn ra tại nơi làm việc.

7. Phối hợp với bộ phận Nhân sự và CNTT để đảm bảo rằng công nghệ tại nơi làm việc hoạt động trơn tru

Phối hợp làm việc với các nhóm Nhân sự và CNTT của công ty bạn để đảm bảo rằng bạn đang tạo ra những cải tiến phù hợp. Nhân sự nên biết về các thiết bị mà nhân viên yêu cầu để đạt được hiệu quả trong khi làm việc. CNTT sẽ đảm bảo rằng hệ thống của mọi người có khả năng hỗ trợ các liên kết truyền thông cần thiết cho công việc kết hợp. Ngoài ra, họ sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn xác định quy mô đầu tư hợp lý để bạn không bị mắc nợ công nghệ khi bạn hoàn thiện kho công nghệ kết hợp tại nơi làm việc của mình. Bằng cách đó, bạn cũng có thể đảm bảo rằng bạn đã tối đa hóa lợi ích của mô hình công việc kết hợp.
Việc đầu tư quá mức vào các xu hướng công nghệ tại nơi làm việc khi chuyển đổi sang một cách làm việc mới là rất đơn giản. Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể đạt được sự cân bằng thích hợp giữa việc áp dụng các giải pháp mà nhân viên của bạn yêu thích và tránh đầu tư không cần thiết vào các công nghệ mà không ai mong muốn hoặc yêu cầu bằng cách hợp tác với CNTT và Nhân sự.

8. Trong miền kỹ thuật số mới của bạn, hãy khám phá các phương pháp để nhấn mạnh lại các giá trị cốt lõi của công ty

Một số chuyên gia nhận định vấn đề mà các tổ chức đã có trong việc phát triển một nền văn hóa thành công trong những năm trước là đảm bảo rằng các giá trị cốt lõi của họ thực sự được trải nghiệm trên các lối đi, chứ không chỉ được khắc trên tường. Vấn đề này có thể được đặc trưng trong bối cảnh lực lượng lao động kết hợp khi đưa các giá trị của bạn đi xa hơn các hành lang và ranh giới và thiết lập những giá trị này đan xen với môi trường ảo chung của bạn.
Các chủ sở hữu và lãnh đạo sẽ được yêu cầu phát triển các phương tiện sáng tạo để liên tục truyền đạt những nguyên tắc này, đặc biệt là cho những người bắt đầu sự nghiệp của họ từ xa và do đó thiếu nền tảng mà các đồng nghiệp cố gắng hơn của họ có thể có. Cung cấp các ví dụ về hoạt động trực tuyến thể hiện từng giá trị có thể giúp nhân viên hiểu rõ các mục tiêu.
Các nhà quản lý cũng phải bắt đầu hiểu cách công nhận, khen thưởng và khuyến khích hành vi theo định hướng giá trị trong môi trường kỹ thuật số. Một phương pháp để thực hiện điều này là tạo ra các kênh mở nơi quản lý và thậm chí nhân viên có thể công khai thừa nhận khi một nhân viên đang thể hiện các giá trị cốt lõi, đảm bảo rằng công việc tốt không bao giờ bị bỏ qua. Một cách để giải quyết vấn đề này là tận dụng phần mềm quản lý hiện có ngày nay. Để sử dụng phần mềm như vậy một cách dễ dàng, hãy chuyển sang sử dụng Bitrix24 vì nó có một loạt các chức năng chính xác và toàn diện. Hãy đăng ký ngay hôm nay!

Câu hỏi thường gặp

Mô hình công việc kết hợp là gì?

Mô hình làm việc kết hợp là mô hình trong đó lịch trình của nhân viên bao gồm cả làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Nhân viên có thể tùy chọn làm việc tại nhà đôi khi và đến văn phòng trong các tình huống khác. Không có một mô hình kết hợp nào phù hợp với tất cả mọi người. Mỗi tổ chức tạo ra một mô hình kết hợp làm việc tại nhà tùy thuộc vào nhu cầu của công ty cũng như nhu cầu của từng nhân viên cụ thể.