Top những công cụ onboarding nhân sự tự động giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian

Những ngày đầu tiên đi làm của mỗi nhân viên luôn mang theo nhiều cảm xúc: hồi hộp, háo hức và đôi khi là chút lo lắng. Còn đối với bộ phận HR, đây cũng là thời điểm quan trọng để tạo ấn tượng tốt và xây dựng mối liên kết lâu dài giữa công ty và nhân viên mới. Tuy nhiên, nếu phải xử lý hàng loạt biểu mẫu, email và checklist lặp đi lặp lại, HR dễ rơi vào vòng xoáy thủ tục mà quên mất yếu tố con người trong quá trình này.

Vì vậy, quy trình onboarding không chỉ là việc tự động hóa HR, mà nó còn cần một chiến lược thông minh để tiết kiệm thời gian và nâng tầm trải nghiệm cho nhân sự. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu những phần mềm onboarding được bộ phận HR của nhiều doanh nghiệp đánh giá cao về tính năng, độ hiệu quả và cả chi phí sử dụng.

Tự động hóa onboarding là gì?

Tự động hóa onboarding là quá trình sử dụng công nghệ để tối ưu hóa toàn bộ quy trình chào đón nhân sự. Từ đó, các công cụ sẽ tự động kích một loạt hành động liên quan trên nhiều ứng dụng, tích hợp nhân viên mới với dữ liệu ở các phòng ban khác nhau.

Những tác vụ quan trọng trong chương trình onboarding có thể được xử lý tự động, giúp nhân viên nhanh chóng bắt đầu công việc và cảm thấy gắn kết ngay từ ngày đầu tiên. Một số ví dụ điển hình của quy trình này bao gồm:

• Cấp quyền truy cập vào các ứng dụng và thiết bị cần thiết
• Tự động lên lịch các buổi định hướng và đào tạo từ cả HR và quản lý trực tiếp
• Gửi và quản lý tài liệu onboarding mà nhân viên cần đọc và ký
• Kết nối nhân viên mới với người cố vấn hoặc giám sát
• Gửi quà chào mừng từ công ty
• Triển khai khảo sát để thu thập phản hồi về trải nghiệm onboarding của nhân sự

Những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm onboarding

Trên thị trường với rất nhiều phần mềm onboarding tự động, nhân sự cần cân nhắc những yếu tố sau để có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình.

Thân thiện với người dùng
Khi lựa chọn phần mềm HR onboarding, một yếu tố quan trọng cần xem xét là tính thân thiện với người dùng của nền tảng. Phần mềm cần phải có giao diện trực quan và dễ sử dụng, giúp cho cả bộ phận nhân sự và nhân viên mới có thể dễ dàng thao tác mà không gặp khó khăn.

Khả năng tích hợp
Một yếu tố không thể bỏ qua khi chọn phần mềm onboarding là khả năng tích hợp với các hệ thống nhân sự hiện tại của công ty. Phần mềm cần phải có khả năng đồng bộ hóa dữ liệu và kết nối liền mạch với các công cụ như phần mềm quản lý nhân sự (HRM), công cụ tuyển dụng, hệ thống quản lý tài liệu và các nền tảng công nghệ khác mà công ty đã sử dụng.

Lựa chọn tùy chỉnh
Mỗi công ty đều có những nhu cầu và văn hóa riêng biệt trong quy trình onboarding. Vì vậy, phần mềm onboarding lý tưởng phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt, dễ dàng thêm bớt các bước onboarding, thay đổi giao diện để phù hợp với văn hóa công ty và thiết kế các hoạt động chào đón đặc biệt.

Hỗ trợ khách hàng
Một yếu tố cực kỳ quan trọng khi chọn công cụ onboarding nhân sự là chất lượng hỗ trợ khách hàng. Phần mềm phải đảm bảo có dịch vụ hỗ trợ đáng tin cậy và dễ tiếp cận, đặc biệt trong giai đoạn triển khai ban đầu và khi gặp phải bất kỳ vấn đề nào trong quá trình sử dụng.

Top phần mềm onboarding nhân sự giúp bộ phận HR tiết kiệm thời gian

Dưới đây là danh sách các phần mềm tự động hóa onboarding được nhiều công ty đánh giá cao sau quá trình sử dụng.

Bitrix24

Bitrix24 cung cấp giải pháp onboarding và là một phần trong tính năng phần mềm quản lý nhân sự. Nền tảng này giúp các công ty đơn giản hóa quy trình onboarding nhân viên mới một cách hiệu quả.

Các tính năng hữu ích

• Quản lý nhân viên: Bitrix24 cho phép nhóm nhân sự quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi các mốc quan trọng như ngày làm việc, và lưu trữ thông tin cá nhân, điều này rất quan trọng đối với quy trình onboarding của nhân viên mới.
• Quản lý tài liệu: Hệ thống hỗ trợ ký kết tài liệu điện tử và lưu trữ, giúp nhân viên mới ký hợp đồng, nộp tài liệu cần thiết và truy cập chính sách công ty mọi lúc, mọi nơi.
• Tự động hóa công việc: Bitrix24 cho phép tạo quy trình onboarding tự động bằng cách giao tác vụ như phân công các khóa đào tạo, lên lịch các cuộc họp, hay thiết lập giới thiệu nhân viên mới với các thành viên trong nhóm.
• Công cụ giao tiếp: Nền tảng cung cấp các công cụ giao tiếp và hợp tác như nhắn tin, gọi video, và quản lý công việc, giúp nhân viên mới dễ dàng kết nối với đội ngũ và nhanh chóng hòa nhập vào công việc.
• Đào tạo và cơ sở dữ liệu kiến thức: Công ty có thể tải tài liệu đào tạo và các nguồn tài nguyên lên cơ sở dữ liệu kiến thức, giúp nhân viên mới dễ dàng truy cập các thông tin cần thiết.

Giá thành

• Gói Free: $0, không giới hạn số người dùng.
• Gói Basic: $61/tháng, cho tối đa 5 người dùng.
• Gói Standard: $124/tháng, cho tối đa 50 người dùng.
• Gói Professional: $249/tháng, cho tối đa 100 người dùng.
• Gói Enterprise: Giá tùy chỉnh.

* Thông tin về giá cả được lấy trực tiếp từ các trang web và tài liệu tiếp thị có liên quan (tính đến tháng 5 năm 2025)

BambooHR

BambooHR là phần mềm quản lý nhân sự tự động hóa quy trình HR dễ sử dụng, rất phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nó cung cấp các công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình onboarding và nâng cao trải nghiệm của nhân viên mới ngay từ ngày đầu tiên.

Các tính năng hữu ích

• Tự động hóa onboarding: BambooHR giúp tự động hóa các bước onboarding, từ việc gửi email chào mừng đến các tác vụ cần hoàn thành, giúp giảm bớt khối lượng công việc cho bộ phận HR.
• Quản lý giấy tờ số hóa: Phần mềm cho phép nhân viên mới ký và hoàn thành tài liệu liên quan đến việc tuyển dụng và hợp đồng một cách nhanh chóng và an toàn, mà không cần giấy tờ vật lý.
• Tích hợp với các công cụ khác: BambooHR dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác như hệ thống trả lương và quản lý phúc lợi, giúp quy trình onboarding trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.

Giá thành

• Gói tùy chỉnh: Báo giá tùy chỉnh cho các tính năng nâng cao.
• Mức giá được tùy chỉnh dựa trên quy mô công ty.

WorkBright

WorkBright là công cụ onboarding tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ xa. Với khả năng tự động hóa toàn bộ quy trình onboarding từ xa, WorkBright giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa trải nghiệm cho nhân viên mới.

Các tính năng hữu ích

• Onboarding từ xa: WorkBright cho phép nhân viên mới hoàn tất việc onboarding từ xa, bao gồm việc ký tài liệu và hoàn thành các văn bản pháp lý mà không cần gặp mặt trực tiếp.
• Quản lý tài liệu và giấy tờ: Công cụ này giúp quản lý và lưu trữ tài liệu onboarding một cách dễ dàng và an toàn, giúp giảm bớt khối lượng công việc của bộ phận HR.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý: WorkBright đảm bảo rằng tất cả các quy trình tuân thủ pháp lý và các yêu cầu bảo mật thông tin đều được đáp ứng khi onboard nhân viên từ xa.

Giá thành

• Mức giá tùy chỉnh.
• Phí bổ sung: Có thể có thêm chi phí cho các tính năng như đào tạo, mẫu onboarding hoặc tùy chỉnh nâng cao.

Gusto

Gusto là nền tảng HR toàn diện cung cấp giải pháp hiệu quả cho việc quản lý nhân sự, giúp tiết kiệm thời gian HR, từ trả lương đến phúc lợi và onboarding. Với các tính năng dễ sử dụng và tích hợp mạnh mẽ, Gusto là công cụ lý tưởng giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình onboarding một cách mượt mà và hiệu quả.

Các tính năng hữu ích

• Quy trình onboarding tự động: Gusto giúp tự động hóa các bước onboarding, từ việc gửi tài liệu đến việc sắp xếp các cuộc họp giới thiệu cho nhân viên mới.
• Tích hợp phúc lợi và trả lương: Gusto kết hợp quy trình onboarding với các tính năng quản lý phúc lợi và trả lương, giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận các quyền lợi của mình ngay từ đầu.
• Chữ ký điện tử: Gusto cung cấp tính năng chữ ký điện tử để nhân viên mới có thể ký tài liệu và hợp đồng một cách nhanh chóng và an toàn, giảm thiểu việc xử lý giấy tờ.

Giá thành

• Gói Simple: $39 mỗi tháng + $6 mỗi nhân viên mỗi tháng.
• Gói Plus: $80 mỗi tháng + $12 mỗi nhân viên mỗi tháng.
• Gói Premium: $180 mỗi tháng + $22 mỗi nhân viên mỗi tháng.

TriNet (Zenefits)

TriNet Zenefits (hay trước đây còn được gọi là Zenefits, hiện là một bộ phận của TriNet), là nền tảng HR toàn diện với khả năng tự động hóa onboarding và quản lý phúc lợi cho nhân viên. Công cụ này giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân sự và đảm bảo nhân viên mới được hòa nhập nhanh chóng vào công ty.

Các tính năng hữu ích

• Tự động hóa onboarding: Zenefits tự động hóa các bước trong quy trình onboarding, từ việc phân phối tài liệu đến việc thu thập chữ ký và hoàn thành các văn bản pháp lý.
• Chữ ký điện tử: Giúp quá trình ký kết hợp đồng, tài liệu cần thiết trở nên dễ dàng và nhanh chóng với tính năng chữ ký điện tử.
• Tích hợp với các công cụ HR khác: Zenefits tích hợp liền mạch với các công cụ HR khác như trả lương và phúc lợi, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý nhân sự và cải thiện hiệu quả công việc.

Giá thành

• Mức giá gói đăng ký của TriNet có thể thay đổi tùy theo khu vực, ngành, quy mô công ty và phạm vi dịch vụ.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận

Việc ứng dụng phần mềm phần mềm HR online để tự động hóa trong quy trình onboarding không những giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian mà còn tạo ra trải nghiệm chuyên nghiệp, nhất quán cho nhân viên mới. Khi đó, HR có thể tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, kết nối con người, phát triển chiến lược dài hạn cho tổ chức thay vì tốn thời gian vào những tác vụ quá tải.

Dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, việc lựa chọn đúng phần mềm onboarding là một bước đi chiến lược, giúp doanh nghiệp khởi đầu mạnh mẽ trong hành trình thu hút và giữ chân nhân tài.