Phần Mềm Sơ Đồ Gantt Trực Tuyến Để Quản Lý Dự Án. Đánh Giá 5 Công Cụ Hàng Đầu Cho Năm 2021

Mục lục

Biểu đồ Gantt là gì?
Phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí tốt nhất
Bitrix24
TeamGantt
Agantty
Instagantt
RedBooth
Làm thế nào để tìm một biểu đồ Gantt hoàn hảo?


Nếu bạn đã từng quản lý dự án hoặc dự định trở thành một người quản lý dự án, rất có thể bạn đã nghe nói về Sơ đồ Gantt. Đây là một phương pháp quản lý các dự án và tác vụ phổ biến được các doanh nghiệp thuộc hầu hết mọi quy mô và ngành nghề áp dụng triệt để. Ưu điểm chính của nó là trực quan hóa, công thái học, hiệu quả chi phí và sự đơn giản thực sự cho việc theo dõi tiến độ.

Trong phần đánh giá dưới đây, chúng tôi sẽ cố gắng giải thích Sơ đồ Gantt là gì, phần mềm nào được xây dựng trên cơ sở của phương pháp này và người dùng có thể thu được gì khi sử dụng nó.

Biểu đồ Gantt là gì?

Đáng ngạc nhiên là biểu đồ Gantt không được phát minh bởi một người có tầm nhìn xa có họ là Gantt. Chuyên gia đầu tiên đưa ra khái niệm này là Karol Adamiecki, một kỹ sư đến từ Ba Lan. Anh ấy từng là quản lý hàng đầu của một nhà máy thép và đang tìm kiếm các công cụ cải tiến để cải thiện hiệu suất của quy trình làm việc.

Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư quản lý dự án đến từ Mỹ, được truyền cảm hứng từ những khám phá của Adamiecki và tìm ra cách để cải thiện chúng. Chính ông là người đã truyền bá sự mới lạ cho các công ty phương Tây từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

Vào đầu thế kỷ 20, biểu đồ Gantt thường được vẽ bằng tay. Phải mất rất nhiều thời gian và nỗ lực để sửa đổi hoặc cập nhật nó. Với việc số hóa các quy trình làm việc, các biểu đồ không những không trở nên lỗi thời, mà ngược lại, chúng được công nhận rộng rãi hơn.

Sơ đồ Gantt với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, trục ngang hiển thị thang thời gian và trục dọc hiển thị các nhiệm vụ cần hoàn thành. Mỗi hoạt động cụ thể được hiển thị bằng một thanh. Bạn có thể xác định ngày bắt đầu và thời hạn cho mỗi nhiệm vụ dựa trên vị trí của nó trong lưới. Bạn có thể đánh dấu những công việc cần hoàn thành đúng thời hạn là "quan trọng" và những công việc có thể được lên lịch lại - là "không quan trọng". Cách tiếp cận này cho phép người lao động tránh tắc nghẽn và nhanh chóng phát hiện các nhiệm vụ không cần thiết có thể bị loại bỏ khỏi quy trình làm việc.

Các nhiệm vụ có thể chồng chéo lên nhau. Bạn có thể liên kết chúng với nhau và nhóm chúng lại. Biểu đồ cho phép mỗi người tham gia xem chuyên gia nào xử lý một nhiệm vụ cụ thể và tổng thời gian dự án cần. Người giám sát có thể nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ sao cho nhóm có thể thực hiện một số nhiệm vụ trong số chúng cùng một lúc. Nếu nhiệm vụ nào đó đòi hỏi nỗ lực chung của cả nhóm, chúng có thể được sắp xếp tuần tự trong biểu đồ.

Phương pháp biểu đồ Gantt cũng có nhược điểm của nó. Đầu tiên, nếu người dùng thêm quá nhiều hoạt động và phụ thuộc, nó sẽ trở nên lộn xộn. Nếu bạn sử dụng nó để giải quyết một dự án phức tạp, bạn nên chuẩn bị hai phiên bản: một phiên bản chi tiết và một phiên bản ngắn gọn.

Thứ hai, biểu đồ Gantt không quá hữu ích trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực cho chúng. Nó sẽ cho bạn biết nhiệm vụ yêu cầu bao nhiêu thời gian - nhưng bạn sẽ cần tự đoán xem cần có bao nhiêu chuyên gia để xử lý nó. Đây là lý do tại sao các nhà quản lý thường sử dụng biểu đồ PERT hoặc các công cụ bổ sung khác.

Nếu một người quản lý đang do dự về việc có nên đưa phương pháp này vào quy trình làm việc của mình hay không, họ nên xác minh xem các dự án của họ có đáp ứng các tiêu chí sau đây không:

• Tính năng hạn chót
• Yêu cầu sự hợp tác của nhiều chuyên gia và phòng ban
• Cho phép các chuyên gia làm việc đồng thời trên nhiều nhiệm vụ 
• Yêu cầu các nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cụ thể
• Cho phép mọi người ước tính trước thời lượng của từng nhiệm vụ
• Cung cấp cho khách hàng, cổ đông và các bên thứ ba khác cơ hội để theo dõi tiến độ

Nếu ít nhất một trong các tiêu chí này được đáp ứng, doanh nghiệp và tổ chức sẽ được hưởng lợi từ cách tiếp cận Gantt. Để cắt giảm chi phí, người ta có thể xây dựng một biểu đồ đơn giản trong Excel.

Tuy nhiên, phần mềm biểu đồ Gantt chuyên dụng cung cấp cho người dùng nhiều chức năng hơn, chẳng hạn như biên dịch báo cáo, đính kèm tệp và tài liệu cho tác vụ, tạo điều kiện giao tiếp giữa nhân viên, khách hàng và các bên liên quan, v.v. Bên cạnh đó, phần mềm chuyên dụng có thể tự hào về thiết kế trực quan hơn và giao diện thân thiện với người dùng.

Phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí tốt nhất

Thuật ngữ "phần mềm Sơ đồ Gantt" đồng nghĩa với "quản lý dự án", "lập kế hoạch dự án" hoặc "phần mềm lập kế hoạch dự án". Các ứng dụng đầu tiên thuộc loại này được xây dựng ở định dạng máy tính để bàn, thuận tiện cho việc lập kế hoạch cá nhân trong các doanh nghiệp và tổ chức vừa và nhỏ.

Người quản lý phụ trách lịch trình đã biên soạn một kế hoạch và gửi cho đồng nghiệp của họ. Doanh nghiệp đã mua giấy phép của ứng dụng mãi mãi bằng cách trả tiền một lúc. Khi phiên bản của chương trình trở nên lỗi thời, doanh nghiệp và tổ chức phải mua một phiên bản mới.

Ngày nay, các doanh nghiệp và tổ chức có xu hướng dùng phần mềm biểu đồ Gantt trên đám mây, phần mềm này phù hợp hơn để chia sẻ và cộng tác. Tất cả nội dung mà các thành viên trong nhóm thêm vào dự án được hiển thị trực tuyến trong thời gian thực. Cách tiếp cận này tiết kiệm chi phí hơn: thay vì có được giấy phép đầy đủ, người dùng mua đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

Bitrix24

Đối tượng mục tiêu của phần mềm Sơ đồ Gantt miễn phí này là các công ty khởi nghiệp và các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tổng cộng, Bitrix24 có hơn 10 triệu khách hàng doanh nghiệp từ khắp nơi trên thế giới.

Bitrix24 cho phép mọi người tự động hóa các quy trình quản lý và giao tiếp bằng cách sử dụng máy tính cố định hoặc thiết bị di động. Sau khi tạo tài khoản trong hệ thống, bạn có thể tạo các ứng dụng tùy chỉnh mới hoặc làm việc với những ứng dụng bạn đã có.

Người dùng có được một bộ công cụ thống nhất theo ý của họ cho phép họ quản lý các dự án, nhiệm vụ, tệp, tin nhắn và danh bạ của mình. Dòng hoạt động cho phép bạn theo dõi tiến trình công việc một cách thấu đáo nhất.

Những thiếu sót không đáng kể:

• CRM thiếu khả năng kế toán

• Giao diện có thể là không quá thân thiện với khách hàng và có vẻ hơi lỗi thời

• Khi bạn gửi email, tham chiếu Bitrix24 được đính kèm ở cuối thư (nhưng chỉ trong trường hợp bạn đang sử dụng đăng ký miễn phí)

Mặt khác, phần mềm này có rất nhiều ưu điểm:

• Sản phẩm có rất nhiều chức năng hữu ích được tích hợp sẵn, chẳng hạn như cuộc gọi video cho đến 48 người, trung tâm mạng nội bộ, dòng hoạt động, quản lý email tích hợp, quản lý quy trình làm việc, hồ sơ người dùng và tin nhắn tức thì

• Tích hợp Extranet sẽ giúp bạn xử lý các giao tiếp bên ngoài

• Ứng dụng có thể dễ dàng tùy chỉnh

Đăng ký miễn phí cung cấp cho bạn quyền truy cập vào biểu đồ Gantt và các công cụ quản lý dự án khác cho số lượng người dùng không giới hạn. Ngoài ra, bạn nhận được các phiên bản di động cho Android và iOS. Các công ty lớn hơn có thể lựa chọn giữa các gói trả phí được lưu trữ trên Đám mây và các giải pháp Tại chỗ. Phiên bản Tại chỗ thường được dùng để quản lý dữ liệu, mua các công cụ bổ sung và truy cập mã nguồn.

Kế hoạch tối ưu và thân thiện nhất với ngân sách có tất cả các công cụ bạn có thể cần để quản lý dự án được gọi là Standard. Nó có giá 99 đô la một tháng cho tối đa 50 người dùng. Để thêm số lượng người dùng không giới hạn, hãy chọn gói Professional với giá 199 đô la mỗi tháng.

Dùng thử miễn phí

TeamGantt

Phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí này được phân phối độc quyền ở định dạng dựa trên đám mây. Sau khi bạn tạo một dự án, bạn có thể hợp nhất nó với một dự án khác một cách suôn sẻ. Cả hai sẽ được hiển thị trong một dòng thời gian. Hãy thoải mái sử dụng mã màu để định dạng các nhiệm vụ và theo dõi tỷ lệ hoàn thành của các nhiệm vụ riêng lẻ.

Khi bạn để lại nhận xét, tất cả các bên liên quan có liên quan đến nhiệm vụ cụ thể này sẽ nhìn thấy nhận xét đó. Sau khi bạn bắt đầu một chuỗi hội thoại, nó sẽ tự động được lưu vào dự án.

Hạn chế chính của giải pháp này là thiếu phần ngân sách. Người quản lý sẽ cần phải dựa vào một số ứng dụng khác để kiểm soát chi phí của dự án. Ngoài ra, khả năng tùy biến của TeamGantt khá hạn chế. Nó là một sản phẩm "plug and play" không yêu cầu cấu hình dài dòng và có thể sử dụng gần như ngay lập tức sau khi cài đặt.

Dưới đây là danh sách ngắn gọn về những ưu điểm của nó:

• Nó thực sự đơn giản và điều hướng của nó rất trực quan. Ngay cả khi ai đó không có nhận thức trước đó về biểu đồ Gantt, họ sẽ nhanh chóng tìm ra cách hệ thống hoạt động.
• Sản phẩm này gần như vô song khi nói về sự phụ thuộc lẫn nhau. Nó cho phép người dùng phân bổ nguồn lực hợp lý hơn và tối đa hóa hiệu quả của quy trình làm việc.
• Thật dễ dàng để thêm tài liệu vào các nhiệm vụ.
• Khi phân bổ các nguồn lực, bạn sẽ thấy ngay các chuyên gia đang bận nhất vào thời điểm hiện tại - tên của họ sẽ được tô màu đỏ.
• Các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp không chỉ với sự trợ giúp của các bình luận mà còn trong hộp trò chuyện.

Phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí này được cung cấp miễn phí nếu nhóm của bạn có từ 3 người trở xuống và nếu bạn hài lòng với chức năng hạn chế. Các gói trả phí bắt đầu từ $ 25 mỗi tháng cho mỗi cá nhân. Người dùng mới được mời tham gia thời gian dùng thử 30 ngày miễn phí cho mỗi gói.

Agantty

Nếu bạn muốn sử dụng biểu đồ Gantt miễn phí, thì đây là cơ hội của bạn - Agantty là phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí 100%. Không, chúng tôi không nói về thời gian dùng thử miễn phí - sản phẩm sẽ vẫn miễn phí mãi mãi. Các nhà phát triển của nó tuyên bố rằng họ đang có kế hoạch phát hành các tiện ích mở rộng bổ sung trong tương lai - tuy nhiên các hoạt động cơ bản vẫn sẽ được cung cấp miễn phí. Khách hàng có quyền truy cập vào các chức năng và lợi thế sau:

• Một thiết kế đẹp. Ứng dụng trực quan hấp dẫn và toàn diện.
• Chế độ xem trang tổng quan có thể được sử dụng làm danh sách kiểm tra cho tất cả các dự án và cho phép bạn xem những dự án nào đang chạy trong một phạm vi thời gian cụ thể.
• Sự phụ thuộc. Không có quá nhiều ví dụ về phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí cho phép bạn hiển thị các phần phụ thuộc, nhưng cái này thì có.
• Mã màu. Hãy phân loại các dự án theo mức độ ưu tiên hoặc thời gian của chúng.
• Kéo và thả. Bạn có thể tập hợp lại hoặc lên lịch lại một nhiệm vụ trong một vài cú nhấp chuột.
• Tải lên tài liệu từ Dropbox hoặc Google Drive.
• Xuất và đồng bộ hóa các công việc sang Lịch Google hoặc Excel.
• Tạo đội. Ngoài việc phân công nhiệm vụ cá nhân, bạn có thể phân bổ các dự án cho các bộ phận liên quan trong tổ chức của bạn. Không cần phải nói, tất cả các bên liên quan sẽ nhận được thông báo kịp thời về bất kỳ sửa đổi nào của nhiệm vụ.

Người dùng kén chọn chỉ tìm thấy hai lỗi với Agantty. Đầu tiên, nó thiếu một cuộc trò chuyện tích hợp, nơi các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về công việc của họ. Thứ hai, nếu bạn có các bên liên quan bảo thủ vẫn thích tài liệu in, có thể khó chuyển các dự án phức tạp sang định dạng giấy.

Tuy nhiên, nếu các bên liên quan của bạn muốn xem công việc đang diễn ra ở định dạng kỹ thuật số, bạn có thể dễ dàng chia sẻ liên kết với họ - Agantty sẽ cho phép bạn làm điều đó ngay cả khi người nhận liên kết không được giao nhiệm vụ.

Instagantt

Giải pháp này ban đầu được thiết kế như một ứng dụng tích hợp Asana. Sau này là một công cụ quản lý dự án phổ biến cho phép các nhà quản lý tối đa hóa năng suất của các hoạt động điều hành, đồng thời khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm.

Nhưng biểu đồ Gantt vắng bóng. Các chuyên gia thích các giải pháp quản lý dự án khác có thể tải xuống Instagantt riêng. Tuy nhiên, sẽ hợp lý hơn nếu kết hợp nó với Asana:

• Chức năng "kéo và thả" cho phép khách hàng tạo và sửa đổi các dự án. Tất cả các bản cập nhật sẽ được đồng bộ hóa với Asana. Bản đồ nhỏ tiện dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng.
• Khi bạn sửa đổi một nhiệm vụ phụ thuộc vào một số nhiệm vụ khác, các thay đổi sẽ áp dụng cho tất cả các mục có liên quan với nhau. Sau khi chuyển sang chế độ xem khối lượng công việc, bạn sẽ thấy tất cả các nhiệm vụ mà các thành viên trong nhóm khác nhau hiện đang thực hiện. Trong biểu đồ, có một làn đường cụ thể cho từng người tham gia. Thêm vào đó, có một con đường quan trọng có thể trì hoãn dự án.
• Các thành viên trong nhóm có quyền truy cập vào nhiều thông tin chi tiết hữu ích như theo dõi tiến độ, lập lịch, nhiệm vụ phụ, v.v. Cấu trúc cây được đề xuất như một cấu trúc tối ưu để tổ chức quy trình làm việc. Để chỉ ra các sự kiện đặc biệt, các nhiệm vụ có thể được chuyển đổi thành các mốc quan trọng. Người dùng có thể sử dụng mã màu để tùy chỉnh màu sắc của các thanh biểu đồ.
• Chỉ người dùng Asana mới được phép cộng tác trên biểu đồ bên trong ứng dụng. Tất cả những người khác có thể chia sẻ ảnh chụp nhanh hoặc xuất bảng tính, PDF hoặc hình ảnh.

Phần mềm biểu đồ Gantt miễn phí này có bản dùng thử miễn phí 7 ngày. Sau khi kết thúc, khách hàng sẽ phải trả 7 đô la mỗi tháng cho một đăng ký đơn lẻ hoặc 5 đô la mỗi tháng cho một đăng ký nhóm. Sự khác biệt giữa cả hai không quá mạnh: thứ hai bao gồm quản lý giấy phép và quản lý quy trình làm việc cho các nhóm.

RedBooth

Giải pháp này được phân phối dưới dạng dựa trên web, đám mây và SaaS. Trong số các đối tượng mục tiêu của nó là các tổ chức nhỏ tập trung vào các nhiệm vụ hơn là các dự án. Tuy nhiên, ứng dụng có thể xử lý các dự án, miễn là chúng không quá cồng kềnh. Ngoài chế độ xem biểu đồ Gantt, hãy thoải mái sắp xếp nội dung theo định dạng bảng kanban.

• Khách hàng có thể đăng nhập vào RedBooth từ máy tính hoặc thiết bị di động của họ.
• Nếu cần, họ có thể tích hợp giải pháp này với Evernote, Zendesk, Box Enterprise, MS Project và Outlook để chia sẻ tài liệu và tệp hiệu quả hơn.
• Những người đăng nhập bằng tài khoản Google của họ có thể tích hợp ngay RedBooth với lịch và tài liệu Google của họ. Điều này tạo điều kiện cho việc chia sẻ các sự kiện và tệp.
• Mỗi nhiệm vụ có thể được phân mảnh thành các nhiệm vụ con, về bản chất, giống như danh sách kiểm tra.
• Bạn có thể đặt các nhiệm vụ lặp đi lặp lại sẽ diễn ra mỗi tuần. Danh sách nhiệm vụ sẽ chỉ hiển thị phiên bản mới nhất của nó.
• Các đồng nghiệp có thể nói chuyện với nhau thông qua một sứ giả được tích hợp sẵn. Họ có thể đính kèm tệp vào cuộc hội thoại của mình và chuyển đổi hộp thoại của họ thành nhiệm vụ.

Những thiếu sót chính của RedBooth có những điểm sau:

• Không có quản lý ngân sách và theo dõi chi phí hoàn thành.
• Các cơ hội cộng tác chính thức chỉ có sẵn trong các gói kinh doanh trả phí. Trong ứng dụng, thậm chí không thể cộng tác đúng cách trên các tài liệu trong thời gian thực.
• Theo mặc định, các thông báo được gửi đến email của một người mà người ta có thể dễ dàng bỏ lỡ chúng.

Thời gian dùng thử miễn phí cho cái này kéo dài 14 ngày. Giá của các gói trả phí bắt đầu từ $ 9 mỗi cá nhân mỗi tháng. Với gói miễn phí, bộ nhớ được giới hạn ở 2GB và số lượng không gian làm việc - chỉ còn 2. Để theo dõi thời gian, gắn thẻ người quản lý, giao cùng một nhiệm vụ cho một số người, tạo nhóm thẻ tùy chỉnh và giao nhiệm vụ phụ, khách hàng cần nâng cấp lên gói trả phí.

Cách tìm một phần mềm biểu đồ Gantt hoàn hảo

Hy vọng rằng tổng quan về các sản phẩm biểu đồ Gantt phổ biến này sẽ hữu ích và bây giờ bạn sẽ không cần phải lựa chọn một giải pháp tiện dụng và chức năng nào. Nếu không có giải pháp nào được liệt kê ở trên phù hợp với bạn, vui lòng xem xét các giải pháp thay thế khác. Khi chọn một ứng dụng biểu đồ Gantt tối ưu, bạn nên chú ý đến các yếu tố sau:

1. Giá bán. Chọn một trong những tính năng một thời gian thử nghiệm miễn phí.
2. Khả dụng cả ở định dạng máy tính để bàn và thiết bị di động. Phần sau đặc biệt quan trọng đối với các thông báo thời gian thực.
3. Bài tập của nhóm. Các thành viên trong nhóm của bạn nên hiểu rõ ràng ai là người phụ trách từng nhiệm vụ. Ứng dụng sẽ gửi cho họ lời nhắc về thời hạn và thông báo về việc sửa đổi tất cả các nhiệm vụ mà họ tham gia.
4. Chế độ xem đã lọc. Đây là những thứ không thể thiếu khi xử lý các dự án cồng kềnh.
5. Sự phụ thuộc của nhiệm vụ. Những điều này giúp hình dung mối liên hệ giữa các nhiệm vụ đa dạng. Nhờ sự phụ thuộc, bạn sẽ tránh được những trường hợp không thể hoàn thành một nhiệm vụ nào đó chỉ vì một số nhiệm vụ khác không thành công.
6. Mã màu. Phương pháp trực quan hóa này cho phép tất cả các bên liên quan đánh giá tình trạng của từng nhiệm vụ bằng mắt mà không cần một cú nhấp chuột. Thông thường, các nhiệm vụ đã hoàn thành được đánh dấu là màu xanh lá cây, các nhiệm vụ đang thực hiện của chúng là màu xanh lam và màu đỏ được dành riêng cho các nhiệm vụ quan trọng hoặc quá hạn.

Cho dù ứng dụng có trực quan đến đâu, hãy đảm bảo tiến hành đào tạo cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn trước khi bạn bắt đầu sử dụng phần mềm mới. Điều này nghe có vẻ giống như một khuyến nghị quá rõ ràng - tuy nhiên trong thực tế, một số trưởng nhóm đã giả định sai rằng các đồng nghiệp của họ sẽ chia sẻ cách giải thích thống nhất về các nhãn hiệu và ký hiệu của ứng dụng, điều này sau đó dẫn đến hiểu lầm.

Biểu đồ Gantt sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất nhóm của mình, vận chuyển sản phẩm thường xuyên hơn và tăng doanh thu của bạn. Phương pháp này hoạt động kỳ diệu trong hầu hết mọi lĩnh vực kinh doanh, có thể là phát triển phần mềm, nhân sự, tư vấn, tiếp thị, tổ chức sự kiện, giáo dục, xây dựng, sản xuất, v.v.