Người Quản Lý Dự Án Kỹ Thuật Số Là Ai? 10 Đặc Điểm Quan Trọng
Mục lục
Người Quản Lý Dự Án Kỹ Thuật Số Là Gì? 10 Đặc Điểm Quan Trọng
Người quản lý dự án kỹ thuật số là một loại người quản lý mới chuyên thực hiện các nhiệm vụ tập trung vào công nghệ. Cho dù đó là xây dựng một trang web, thiết lập một chiến lược truyền thông xã hội thành công hay khởi chạy một doanh nghiệp thương mại điện tử, những cơn sốt kỹ thuật số này đều có những bậc thầy đứng đằng sau.
Tuy nhiên, là một hiện tượng tương đối gần đây, vẫn còn một chút khó hiểu để hiểu chính xác những người này là ai và điều gì khiến họ làm tốt công việc của mình. Để làm rõ câu hỏi đó, chúng tôi đã lập danh sách 10 đặc điểm quan trọng nhất đối với người quản lý dự án kỹ thuật số. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến việc thăng chức hoặc chuyển đổi nghề nghiệp, hãy đọc tiếp nhé!
1. Một người vĩ đại
Để bắt đầu danh sách này, chúng tôi bắt đầu với đặc điểm quản lý dự án kỹ thuật số có lẽ quan trọng nhất trong tất cả - quản lý con người. Bắt đầu từ giai đoạn tuyển dụng, bạn sẽ muốn tập hợp một nhóm có sự đồng cảm với nhau. Điều đó có nghĩa là sự phù hợp về văn hóa cũng quan trọng như kỹ năng kỹ thuật.
Trong hoạt động điều hành hàng ngày của bạn, cách bạn xử lý các mối quan hệ và xung đột có thể tạo ra hoặc phá vỡ dự án của bạn. Tính cách của bạn có thể là một công cụ thống nhất tuyệt vời, vì vậy hãy phân tích nghiêm túc hiệu suất của chính bạn trên khía cạnh đó.
Để tận dụng tốt nhất nhóm của bạn, bạn cần đầu tư vào họ. Dành thời gian để tìm hiểu điểm mạnh và điểm yếu của mỗi người, đồng thời đặt ra các mục tiêu có thể đạt được để giữ cho họ có động lực. Ngay cả trong những thời điểm khó khăn, bạn cần thường xuyên kiểm tra mọi người để giữ cho họ hoạt động hết tốc độ. Các cuộc họp trực tiếp (hoặc cuộc gọi video dành cho người quản lý dự án từ xa) xuyên suốt mọi dự án là một phần thiết yếu trong chiến lược quản lý con người của bạn.
2. Cập nhật về ngành
Thế giới công nghệ thay đổi với tốc độ chóng mặt và nếu bạn không tiến về phía trước, bạn sẽ bị tụt lại phía sau. Để trở thành người quản lý dự án kỹ thuật số cạnh tranh, bạn cần biết ai là ai và chuyên môn của bạn là gì, đây gần như là một công việc toàn thời gian.
Lấy việc xây dựng trang web làm ví dụ. Có những tiến bộ nhanh chóng trong mọi danh mục, với AI phá vỡ các rào cản mới, các phương pháp hay nhất về SEO luôn thay đổi liên tục và các ứng dụng kích hoạt bằng giọng nói đang phát triển. Tất cả những công nghệ này đều là cơ hội để đi trước đối thủ một bước và để hiểu hết tiềm năng của chúng, bạn cần phải làm việc chăm chỉ.
Ngấu nghiến thông tin bằng mọi cách bạn có thể: đọc trang web, tham dự hội nghị và đặt câu hỏi. Một phương pháp tuyệt vời mà chúng tôi yêu thích là tìm các podcast về ngành và nghe chúng khi bạn đang nấu ăn, trên đường đi làm hoặc khi tập thể dục. Bạn thậm chí có thể nghe nhanh chúng ở tốc độ gấp đôi để thực sự tăng năng suất của mình.
Tất nhiên, bạn không thể mong đợi biết mọi chi tiết về mọi chủ đề, vì vậy hãy khuyến khích mọi người làm điều tương tự trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gặt hái thành quả với tư cách là một nhóm.
3. Phương pháp quản lý dự án chuyên nghiệp
Bất kỳ ai trong thế giới kỹ thuật số đều mong đợi được làm việc một cách nhanh gọn. Không giống như các cách tiếp cận thác nước cứng nhắc, truyền thống, các phương pháp linh hoạt như Scrum cho phép bạn linh hoạt, thay đổi trọng tâm của mình khi cần thiết và chạy lặp lại cho đến khi bạn làm đúng.
Khi bạn lập kế hoạch cho dự án của mình, hãy chia nó thành các giai đoạn chạy nước rút kéo dài hai tuần mà bạn có thể tấn công trong mười ngày trước khi phản ánh tiến độ của mình. Tuyệt vời để theo dõi chặt chẽ tiến trình của nhóm bạn, bạn cũng có thể sử dụng chúng để chứng minh tiến trình của mình với khách hàng.
Những người quản lý có thể sử dụng phương pháp linh hoạt để tạo lợi thế cho họ sẽ luôn tập trung bằng cách luôn liệt kê các mục tiêu tổng thể của họ trên bảng Kanban. Họ cũng sẽ tận hưởng một nhóm năng động, những người có thể nhìn thấy sự tiến bộ của cá nhân họ và tất cả những điều đó liên quan như thế nào đến toàn bộ dự án.
4. Cởi mở với những ý tưởng từ nhiều quan điểm khác nhau
Một cạm bẫy phổ biến đối với các nhà quản lý dự án kỹ thuật số thiếu kinh nghiệm là sự cám dỗ để thực hiện theo cách của tôi hoặc cách tiếp cận đường cao tốc. Việc thiếu kinh nghiệm và sự tự tin đồng nghĩa với việc những cá nhân này có đầy đủ những điều cơ bản để điều hành một dự án, khiến họ trở nên thiếu linh hoạt, ngại lắng nghe những ý tưởng mới.
Do đó, một trong những đặc điểm tốt nhất của người quản lý dự án kỹ thuật số là lấy thông tin đầu vào từ mọi người có liên quan: khách hàng, quản lý cấp trung và nhân viên kỹ thuật. Họ nói rằng hai bộ não tốt hơn một và bằng cách tiếp thu nhiều ý kiến khác nhau, bạn có thể tận dụng những ý tưởng sáng tạo từ bộ óc tổ ong.
Tất nhiên, bạn không phải thực hiện mọi đề xuất. Trong thực tế, hầu hết trong số họ sẽ được lưu ý hợp lệ và nhanh chóng bị lãng quên. Nhưng khi được thực hiện một cách tôn trọng, mọi người tham gia sẽ cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, điều này khiến mọi người càng có động lực tiến xa hơn nữa.
Như mọi khi với các thái cực, bạn cần đạt được sự cân bằng. Thu thập ý kiến là điều tuyệt vời, nhưng dành quá nhiều thời gian cho nó sẽ gây bất lợi cho tiến độ của một dự án.
5. Không ngại thuê bên thứ ba (và công nghệ thông minh)
Một vấn đề khác của những người quản lý dự án kỹ thuật số lần đầu tiên là không biết khi nào cần gọi để sao lưu. Bạn rất dễ đánh mất quan điểm khi căng thẳng và cả thế giới đang đuổi theo bạn để hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng khi bạn hít một hơi thật sâu và nhìn vào bức tranh toàn cảnh hơn, bạn thường dễ dàng tìm ra một giải pháp đơn giản.
Chúng ta đang nói về gia công phần mềm, ủy quyền và tự động hóa. Ba khái niệm, khi được sử dụng đúng cách, sẽ giúp việc quản lý dự án kỹ thuật số trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Gia công phần mềm là lựa chọn phù hợp của bạn khi bạn không có kỹ năng hoặc thời gian để thực hiện một loạt nhiệm vụ nội bộ. Giả sử bạn đang tạo một trò chơi điện tử và bạn cần thử nghiệm trò chơi đó. Chắc chắn, bạn có thể yêu cầu nhóm của mình thực hiện nó một cách nhanh chóng, nhưng nếu có một tổ chức chuyên gia có thể bao quát tất cả các cơ sở của bạn mà không cần đặt câu hỏi nào, thì có lẽ tốt nhất là hãy để họ lo liệu.
Ủy quyền là một cách tuyệt vời để giảm bớt khối lượng công việc của bạn đồng thời tạo động lực cho một số thành viên nhất định trong nhóm. Với một lịch trình rõ ràng hơn và không gian rộng rãi hơn, người quản lý có thể suy nghĩ một cách chiến lược hơn thay vì xử lý hậu quả.
Tự động hóa giống như một trợ lý cá nhân miễn phí. Bạn có thể liên kết quy trình làm việc của mình với các thành phần phụ thuộc và tự động phân công từng nhiệm vụ, đồng thời thông báo cho tất cả những người có liên quan về mọi cập nhật.
Nâng cao hiệu quả với các công cụ quản lý dự án trực tuyến
Trực quan hóa các dự án của bạn dưới dạng biểu đồ Gantt, bảng Kanban, lịch hoặc Scrum và theo dõi tiến độ trong thời gian thực.
6. Nắm rõ công nghệ và quy trình của bạn từ trong ra ngoài
Sử dụng các công cụ mà bạn không quen thuộc là một trò chơi nguy hiểm, vì vậy để tiết kiệm thời gian và những sai lầm tốn kém, hãy làm quen hoàn toàn với các công cụ bạn đang sử dụng. Điều này cũng áp dụng cho nhóm của bạn. Người quản lý dự án kỹ thuật số giỏi sẽ tổ chức các buổi đào tạo về tất cả các phần mềm và quy trình để đảm bảo dự án vận hành suôn sẻ.
Sử dụng nhiều công cụ, nhưng đừng rơi vào cái bẫy của những thứ quá phức tạp. Ví dụ: bạn có thể tạo các mẫu quy trình công việc gọn gàng thay vì xây dựng các mẫu mới từ đầu mỗi khi bạn bắt đầu một dự án. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn khi đã quen với các quy trình, nhóm của bạn có thể bắt tay vào làm việc ngay lập tức.
Hãy nỗ lực để tìm hiểu một số khía cạnh kỹ thuật. Người quản lý dự án không cần phải là chuyên gia trong bất kỳ lĩnh vực cụ thể nào, nhưng biết được sự khác biệt giữa Java và JavaScript là điều cần thiết. Nâng cao kỹ năng kỹ thuật của bạn cho phép bạn ước tính tốt hơn phạm vi dự án của mình, thấy trước các vấn đề có thể xảy ra và nhận được sự tôn trọng của nhóm của bạn.
7. Truyền đạt kiến thức chuyên môn của bạn cho các khách hàng không chuyên về kỹ thuật số
Có thể bạn nhận ra là những người hoạt động sâu trong lĩnh vực kỹ thuật số nói một ngôn ngữ khác với những người dân thường ở bên ngoài. Sự kết hợp giữa biệt ngữ, từ viết tắt và tên gọi tắt có thể cực kỳ khó hiểu đối với những người không có nền tảng kỹ thuật số và nếu khách hàng của bạn đang ký hợp đồng với dịch vụ của bạn, thì có khả năng họ sẽ rơi vào trường hợp này.
Một người quản lý dự án kỹ thuật số giỏi sẽ có thể dịch các khái niệm kỹ thuật và các chi tiết cụ thể sang ngôn ngữ thông thường để giữ chân khách hàng. Đây là một phần của việc cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn, có thể mang lại cho bạn lợi thế so với các đối thủ khó tính hơn.
Sử dụng các cuộc họp sơ bộ để đánh giá mức độ chuyên môn của khách hàng ngay từ đầu và thiết lập các biểu mẫu sau dự án để nhận phản hồi về cách tiếp cận của bạn. Nếu trước đây bạn đã từng đứng về phía khách hàng, hãy rút kinh nghiệm đó để tùy chỉnh chiến lược của bạn trong tương lai. Cũng giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, nó sẽ cần thực hành. Nhưng với thái độ đúng đắn, bạn có thể trở thành một người giao tiếp bậc thầy.
8. Tập trung đồng đều vào khách hàng và nhóm của bạn
Bạn có thể sống với câu thần chú rằng khách hàng luôn đúng, nhưng nếu nhóm của bạn làm việc quá sức và thiếu động lực, bạn sẽ gặp vấn đề. Trong số các đặc điểm có giá trị nhất của người quản lý dự án kỹ thuật số là quản lý con người và điều này có nghĩa là khách hàng và nhóm của bạn.
Thực hiện hành động phòng ngừa bằng cách đặt ra những kỳ vọng thực tế ngay từ đầu. Điều đó có nghĩa là không hứa hẹn quá mức về những gì bạn có thể cung cấp cho khách hàng của mình và trung thực về mức độ cam kết mà bạn cần từ lực lượng lao động của mình.
Cả hai yếu tố này đều là đường hai chiều. Khi giao dịch với khách hàng, quản lý dự án kỹ thuật số liên quan đến việc xác định và khám phá các mục tiêu chính cũng như “những điều tốt đẹp” thứ cấp. Chuyển sang nhóm của bạn, hãy tạo một môi trường mà ngay cả những hồ sơ cấp dưới nhất cũng cảm thấy thoải mái khi nêu lên mối quan tâm về quy trình làm việc của họ.
Bỏ qua một trong hai nhiệm vụ thiết yếu này sẽ không mang lại lợi ích gì cho bạn về lâu dài, vì vậy hãy ngẩng cao đầu và bắt đầu lắng nghe các bên liên quan của bạn.
9. Linh hoạt làm việc tại văn phòng hoặc trực tuyến
Nếu bạn đang quản lý dự án kỹ thuật số, bạn sẽ phải biết đường đi trong văn phòng ảo. Điều đó không chỉ cho thấy bạn hiểu biết về công việc của mình mà còn mở rộng đội ngũ nhân tài của nhóm mình lên cấp độ toàn cầu bằng cách tuyển dụng các công việc từ xa.
Một người quản lý dự án từ xa thậm chí cần phải có tổ chức hơn so với các đối tác tại văn phòng của họ. Nếu không có lời nhắc bằng hình ảnh và lời nói đến từ đồng nghiệp, bạn sẽ phải điền vào lịch của mình một loạt lời nhắc để luôn đi đúng hướng.
Bạn cũng sẽ cần tìm cách tập hợp nhóm của mình lại với nhau. Nếu không có sự tương tác trực tiếp hàng ngày, bạn có thể tìm kiếm những cách khác để tạo ra các liên kết chính giúp loại bỏ siloing. Một kênh xã hội trên trình nhắn tin tức thời của bạn có thể là lý tưởng để mang lại nụ cười trên khuôn mặt của nhóm của bạn và giúp bạn dễ dàng gọi điện ủng hộ hơn trong dự án của mình.
10. Đầu óc phân tích
Trong thời đại dữ liệu này, bạn không thể gắn bó với truyền thống và bỏ qua các công cụ phân tích tuyệt vời hiện có. Dữ liệu và phân tích là vũ khí không quá bí mật để cải thiện hiệu suất và hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của nhóm bạn.
Một trong những cách cơ bản nhất để sử dụng phân tích là phần mềm theo dõi thời gian. Đặc biệt hữu ích cho người quản lý dự án từ xa, chúng cho phép bạn so sánh thời gian được phân bổ với thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ. Hầu hết các dự án của bạn sẽ có các nhiệm vụ tương tự nhau, vì vậy bạn có thể dần dần tìm hiểu xem mỗi dự án nên thực hiện trong bao lâu, cải thiện kế hoạch của bạn.
Nhưng việc nắm bắt tốt các phân tích cũng có lợi cho bạn ở phía khách hàng. Các bên liên quan thích nhìn thấy những sự thật phũ phàng, lạnh lùng để hỗ trợ cho các báo cáo tiến độ của bạn, vì vậy hãy làm cho chúng trông đẹp mắt và thêm chúng vào bản trình bày của bạn. Các công cụ phân tích này có nhiều khả năng đo lường hiệu suất của sản phẩm đầu ra của bạn hơn, chẳng hạn như lưu lượng truy cập web hoặc doanh số bán hàng và Google Analytics là cổng gọi đầu tiên. Nếu bạn có thể tích hợp nó với các công cụ kinh doanh khác của mình thì càng tốt!
Nếu bạn quan tâm đến việc trở thành người quản lý dự án kỹ thuật số, các xu hướng đang cho thấy rằng đó sẽ là một con đường sự nghiệp an toàn và sinh lợi trong nhiều năm tới.
Nhưng nếu không có kinh nghiệm vững chắc, bạn sẽ thấy mình bị đẩy xuống vực sâu.
Cách tốt nhất để bắt đầu là làm quen với nền tảng kinh doanh tất cả trong một như Bitrix24. Bạn nhận được một kho đầy đủ các công cụ quản lý dự án, giao tiếp và linh hoạt để vận hành con tàu của mình một cách hiệu quả và hiệu quả. Không chỉ là một nơi đào tạo, Bitrix24 là động cơ đằng sau các dự án kỹ thuật số trên toàn thế giới.
Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng có thể làm được tất cả, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Các nhà quản lý dự án kỹ thuật số làm gì?
- Các nhà quản lý dự án kỹ thuật số có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch và phân công các nhiệm vụ tạo nên một dự án
- Chạy các dự án đúng thời hạn và ngân sách
- Theo dõi tiến độ và đánh giá sản phẩm
- Đo lường kết quả và cải thiện chiến lược
Người quản lý dự án kỹ thuật số cần những kỹ năng gì?
Người quản lý dự án kỹ thuật số cần có kiến thức xuất sắc về ngành công nghệ cùng với các kỹ năng sau:
- Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời với nhóm và khách hàng
- Tổ chức mạnh mẽ
- Thái độ hướng đến kết quả
- Chiến lược linh hoạt
- Phân tích dữ liệu
Ví dụ về các dự án kỹ thuật số là gì?
Ví dụ về các dự án kỹ thuật số bao gồm:
- Thiết kế website, app, game
- Thành lập doanh nghiệp thương mại điện tử
- Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
- Chiến lược truyền thông xã hội
- Quản lý sự kiện trực tuyến
- Làm cách nào tôi có thể trở thành người quản lý dự án kỹ thuật số?
- Bạn có thể trở thành người quản lý dự án kỹ thuật số bằng cách được chứng nhận là người quản lý dự án hoặc bậc thầy Scrum, nhưng không có gì thay thế được việc xây dựng trải nghiệm hữu hình trong phát triển phần mềm hoặc web.
